3.7. Получение подкреплений и сдача сверхлимитных остатков опс напрямую из (в) банков

3.7.1. Подкрепление и сбор сверхлимитных остатков денежной наличности ОПС инкассаторской службой банка осуществляется в соответствии с нормативными документами ЦБ РФ, договором обслуживания, заключенным между банком и Почтамтом/МСЦ и требованиями настоящей Инструкции.

3.7.1.1. Банк предоставляет в Почтамт/МСЦ и ОПС образцы оттисков пломбиров, которыми опечатываются сумки с подкреплением денежной наличностью. Образцы оттисков, предоставляемых в Почтамт/МСЦ и ОПС, заверяются пломбиром руководителя службы инкассации путём наложения пломбы ниже пломбы работников кассы банка. Один экземпляр заверенного образца пломбы остаётся в кассе банка для предъявления инкассаторам при передаче сумок с денежной наличностью, второй и третий экземпляры – передаются в Почтамт/МСЦ и обслуживаемые ОПС для осуществления контроля при приёме сумок с подкреплением денежной наличностью от инкассаторов.

3.7.1.2. В свою очередь Почтамт/МСЦ предоставляет в банк образцы оттисков всех пломбиров, которыми будут опечатываться сумки со сверхлимитными остатками денежной наличности в подчиненных ОПС. Образцы оттисков, предоставляемых в банк, заверяются пломбиром руководителя службы инкассации путём наложения пломбы ниже пломбы ОПС.

Один экземпляр заверенного образца пломбы хранится в ОПС для предъявления инкассаторам при передаче сумок со сверхлимитными остатками денежной наличности, второй экземпляр – передается в кассу банка для осуществления контроля при приёме сумок с денежной наличностью от инкассаторов.

3.7.1.3. Почтамт/МСЦ предоставляет в службу инкассации банка списки ОПС с указанием фамилий начальников (зам. начальников, уполномоченных лиц) ОПС, назначенных приказом руководителя Почтамта/МСЦ для приёма – сдачи сумок с денежной наличностью, образцов их подписей и номеров телефонов.

3.7.2. Заказ наличных денежных средств на подкрепление подчиненных ОПС осуществляется ответственным сотрудником Почтамта/МСЦ на основания сводной заявки, формируемой в следующем порядке:

Заявки от подчиненных ОПС на подкрепление денежной наличности предоставляются в ГРК Почтамта/МСЦ в порядке, приведенном в пунктах 4.2.1–4.2.3 настоящей Инструкции.

Для обеспечения плановых подкреплений ответственный сотрудник Почтамта/МСЦ ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) на основании заявок ОПС формирует и передает в бухгалтерию Почтамта/МСЦ распоряжение ф. МС–45. Порядок оформления ф. МС–45 приведен в пунктах 3.4.1–3.4.2 настоящей Инструкции.

3.7.2.1. Ответственный сотрудник Почтамта/МСЦ в этот же день передает в обслуживающий банк сводную заявку, оформленную на основании распоряжения ф. МС–45, с обязательным указанием процентного соотношения необходимой купюрности.

3.7.2.2. Порядок предоставления сводной заявки в банк (сроки, форма оформления и передачи) определяется в соответствии с заключенным договором обслуживания.

В случае возникновения необходимости во внеплановом подкреплении, в распоряжение ф. МС–45 отдельными строками вносятся дополнения, на основании которых формируется срочная заявка в банк. Порядок предоставления срочной заявки и условия внепланового выезда бригады инкассаторов отдельно оговариваются в договоре обслуживания.

3.7.2.3. Накануне дня доставки подкрепления денежной наличности в подчиненные ОПС ответственный сотрудник ГРК Почтамта/МЦС предоставляет в банк денежный чек, оформленный в соответствии с пунктом 2.1.5 настоящей Инструкции.

Представитель банка проверяет правильность заполнения денежного чека, после чего от чека отрезается контрольная марка. Чек остается в банке, а контрольная марка передается на руки ответственному сотруднику ГРК Почтамта/МСЦ.

В случае тождественности сумм указанных в денежном чеке и доставленных фактически, марка передается сотрудником бухгалтерии ГРК бригадиру службы инкассаторов после завершения ими доставки подкрепления во все подчиненные ОПС.

Сверка фактически доставленных сумм осуществляется в следующем порядке:

- по мере осуществления доставки сумм подкрепления и их пересчета сотрудниками ОПС, в ГРК Почтамта/МСЦ передаются телефонограммы о сумме фактически поступившей денежной наличности, на основании которых ответственный сотрудник Почтамта/МСЦ делает отметки в распоряжении ф. МС- 45.

- по завершению объезда бригадир инкассаторов возвращается в ГРК для осуществления сверки тождественность сумм, указанных в денежном чеке, и итоговой суммы, указанной в распоряжении ф. МС-45.

В случае расхождения сумм, денежный чек считается недействительным, контрольная марка остается в бухгалтерии Почтамта/МСЦ, а на сумму, фактически поступившую в подчиненные ОПС оформляется новый чек.

Порядок предоставления денежного чека на снятие наличных денежных средств по срочной заявке отдельно оговаривается в договоре обслуживания.

3.7.3. В кассе банка на основании денежного чека и сводной заявки формируются сумки с денежной наличностью для последующей их отправки в ОПС.

3.7.3.1. На каждую сумку кассиром банка оформляется препроводительная ведомость в трех экземплярах по форме, приведенной в приложении № 8 к Положению Центрального банка РФ от 09.10.2002 № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (с изменениями от 04.12.2003, 01.06.2004)

Первый экземпляр – «Препроводительная ведомость к сумке с денежной наличностью» вкладывается в сумку с денежной наличностью.

Второй экземпляр – «Накладная к сумке с денежной наличностью» передается старшему бригады инкассаторов, который после передачи сумки в ОПС, получает расписку на накладной от начальника (зам. начальника, уполномоченного лица) ОПС, назначенного приказом руководителя Почтамта/МСЦ, и по завершению объезда маршрута возвращает накладную с расписками работников ОПС в кассу банка.

Третий экземпляр – «Копия препроводительной ведомости к сумке с денежной наличностью» с распиской старшего бригады инкассаторов остается в кассе банка.

3.7.3.2. Подготовленная отдельно по каждому ОПС денежная наличность (полные и неполные пачки, корешки денежных билетов и монета) вкладываются в сумку без наружных швов. Замок сумки завязывается шпагатом. На ярлыке проставляются: номер маршрута, индекс или наименование ОПС и наименование Почтамта/МСЦ, дата упаковки, сумма вложенных денег, подпись и именной штамп кассира, формировавшего сумку. Концы шпагата завязываются глухим узлом и пломбируются.

3.7.3.3. Перед получением сумки с денежной наличностью начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС предъявляет инкассатору документ, удостоверяющий личность, и порожние сумки. Инкассатор предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с денежной наличностью и второй экземпляр препроводительной ведомости - накладную к сумке с денежной наличностью.

3.7.3.4. При приемке сумок с денежной наличностью начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС проверяет:

- не имеют ли поступившие сумки каких-либо повреждений или дефектов (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, не отжатых или поврежденных пломб, разрыва шпагата или узлов на шпагате и др.),

- наличие четких и целых оттисков пломбиров на пломбах, которыми опломбированы сумки, и соответствие их имеющимся образцам, заверенным в соответствии с 3.7.1.1 настоящей Инструкции;

- соответствие номеров сумок номерам, указанным в накладной к сумке с денежной наличностью;

- соответствие номера ОПС указанного на ярлыке к сумке;

- правильность и полноту заполнения накладной к сумке с денежной наличностью.

3.7.3.5. При отсутствии повреждений или дефектов приведенных в п. 3.7.3.4 сумки с денежной наличностью передаются начальнику (зам. начальника, уполномоченному лицу) ОПС под роспись на 2-м экземпляре препроводительной ведомости - накладной к сумке с денежной наличностью.

3.7.3.6. При обнаружении вышеперечисленных повреждений или дефектов, а также при несоответствии оттисков пломбиров имеющимся образцам или выявлении ошибок в накладной к сумке с денежной наличностью в присутствии инкассатора осуществляется пересчет наличных денежных средств, в порядке приведенном в пунктах 3.7.3.8 -3.7.3.10.

3.7.3.7. Проверка (пересчет) денежной наличности производится в день получения подкрепления до начала операций с нею.

Сумки вскрываются начальником (зам. начальника, уполномоченным лицом) ОПС в присутствии работника ОПС с проверкой денежной наличности сначала по пачкам и корешкам, затем – полистным пересчётом, мешков (пакетов) с монетой – по надписям на ярлыках с последующей сверкой фактически оказавшейся в сумке суммы денег с суммами, указанными на лицевой и оборотной сторонах препроводительной ведомости.

3.7.3.8. При тождественности суммы начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС подписывает накладную к сумке с денежной наличностью и дает телефонограмму в ГРК Почтамта/МСЦ, на основании которой сотрудник ГРК делает отметки в ф. МС-45 о фактически поступившей сумме денежной наличности.

3.7.3.9. При расхождении суммы, фактически оказавшейся в сумке, с суммой, указанной в накладной к сумке с денежной наличностью и препроводительной ведомости начальник (зам. начальника, ответственный работник) совместно с работником ОПС вторично пересчитывает денежные знаки.

При подтверждении недостачи или излишка, а также при выявлении неплатёжеспособных, поддельных и сомнительных денежных знаков, начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС даёт телефонограмму в кассу банка и ГРК Почтамта/МСЦ и о результатах пересчета составляется акт ф. 0402145 в 3-х экземплярах (приложение №14 к положению Центрального банка РФ от 09.10.2002 № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (с изменениями от 04.12.2003, 01.06.2004)).

Акт подписывается всеми лицами, присутствовавшими при приеме и пересчете денег. В акте указываются: дата приема, кем и в чьем присутствии был произведен пересчет, какие повреждения были обнаружены, в какой упаковке были деньги, сумма по данным препроводительной ведомости и фактическая сумма вложенных денег.

Первый экземпляр акта передается в банк. К первому экземпляру акта ф. 0402145 прилагаются: верхняя и нижняя накладки от пачки, все бандероли от корешков (полной величины), обвязка с пломбой (полиэтиленовая упаковка с оттисками (оттиском) клише) или ярлык от мешка с монетой и обвязка с пломбой, в которых был обнаружен излишек, недостача или сомнительный денежный знак. Второй экземпляр акта прикладывается к кассовым документам ОПС, третий экземпляр передается подразделению инкассации.

Препроводительная ведомость и второй экземпляр акта остаются в документах дня ОПС, которые направляются вместе с ежедневным отчетом по форме 130 в ГРК Почтамта/МСЦ.

3.7.3.10. По завершению объезда всех ОПС, входящих в маршрут, инкассаторы заезжают в ГРК Почтамт/МСЦ, где им (по результатам сверки информации, поступившей из ОПС) сотрудник ГРК передает либо контрольную марку, либо денежный чек, заново оформленный на сумму фактически поступившего подкрепления.

3.7.3.11. В случае возникновения необходимости во внеплановом подкреплении ОПС денежной наличностью порядок подачи заявки на подкрепление и денежного чека в банк, а также порядок вызова бригады инкассаторов оговариваются отдельно в договоре обслуживания.

3.7.3.12. При поступлении денежной наличности из банка в ОПС за вложенную в сумки денежную наличность материальную ответственность несет банк.

За сохранность перевозимых сумок с денежной наличностью, полную материальную ответственность несет служба инкассации банка.

За полноту оприходования наличных денежных средств доставленных инкассаторами несет начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС, при условии, что принятые от инкассаторов сумки денежной наличностью не имели повреждений.

3.7.4. Уведомление банка о сдаче наличных денежных средств подчиненными ОПС осуществляется ответственным сотрудником Почтамта/МСЦ на основании сводных извещений, формируемых в следующем порядке:

Извещения от подчиненных ОПС на сдачу денежной наличностью предоставляются в ГРК Почтамта/МСЦ в порядке, приведенном в пункте 4.2.10 настоящей Инструкции.

Для обеспечения плановой сдачи сверхлимитных остатков ответственный сотрудник Почтамта/МСЦ ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) на сновании извещений ОПС формирует и передает в бухгалтерию Почтамта/МСЦ справку ф. МС–44.

3.7.4.1. Ответственный сотрудник Почтамта/МСЦ в этот же день передает в обслуживающий банк сводное извещение, оформленное на основании данных справки ф. МС–44 .

3.7.4.2. Порядок предоставления сводного извещения (сроки, форма оформления и передачи) определяется в соответствии с заключенным договором обслуживания.

В случае возникновения необходимости во внеплановой сдаче сверхлимитных остатков, в ф. МС–44 отдельной строкой вносятся дополнения, на основании которых формируется срочное извещение в банк. Порядок предоставления срочного извещения и условия внепланового выезда бригады инкассаторов отдельно оговариваются в договоре обслуживания.

3.7.4.3. Порядок подготовки денежной наличности (сортировка и упаковка банкнот и монеты) для сдачи в кассу банка осуществляется в соответствии с заключенным договором обслуживания.

В случае отсутствия иных договоренностей с обслуживающим банком средства, полученные в рамках деятельности платежного агента, должны быть упакованы в отдельные сумки с соответствующим оформлением к ним препроводительных ведомостей.

3.7.4.4. На каждую сумку с денежной наличностью начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС составляет препроводительную ведомость в трех экземплярах:

Первый экземпляр – «Препроводительная ведомость к сумке с денежной наличностью» вкладывается в сумку с денежной наличностью.

Второй экземпляр – «Накладная к сумке с денежной наличностью» передается старшему бригады инкассаторов.

Третий экземпляр – «Копия препроводительной ведомости к сумке с денежной наличностью» с распиской старшего бригады инкассаторов остается в кассе ОПС.

3.7.4.5. Сумка закрывается накладкой шарнирного замка так, чтобы совпадали отверстия кольца накладки и рамы замка. В отверстие пропускается прочный льняной шпагат, концы которого завязываются двойным узлом, пломбируются четким оттиском пломбира. Оттиск пломбира накладывается в непосредственной близости к узлу. На оттиске пломбира должно быть обозначено сокращенное наименование ОПС или его индекс и принадлежность к Почтамту.

При использовании вместо инкассаторских сумок брезентовых мешков или других средств для упаковки денежных средств их заделка и опечатывание осуществляются способом, не позволяющим осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целости.

3.7.4.6. Перед получением сумки с денежной наличностью инкассатор-сборщик предъявляет начальнику (зам. начальника, уполномоченному лицу) ОПС документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с денежной наличностью и второй и третий экземпляр препроводительной ведомости.

3.7.4.7. Сумки с денежной наличностью вместе с накладной на сумки с денежной наличностью передаются инкассаторам под роспись на 3-м экземпляре препроводительной ведомости. Одновременно начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС делает запись в явочной карточке и ставит свою подпись, которая заверяется календарным почтовым штемпелем ОПС, высылающего излишки денежных средств и подписью инкассатора.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью начальника (зам. начальника или ответственного работника) ОПС. Производить записи в явочной карточке инкассатору- сборщику не разрешается.

3.7.4.8. При приемке сумок с денежной наличностью инкассаторы проверяют:

- не имеют ли поступившие сумки каких-либо повреждений или дефектов (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, не отжатых или поврежденных пломб, разрыва шпагата или узлов на шпагате и др.),

- наличие четких и целых оттисков пломбиров на пломбах, которыми опломбированы сумки, и соответствие их имеющимся образцам, заверенным в соответствии с 3.7.1.2 настоящей Инструкции;

- соответствие номеров сумок номерам, указанным в накладной к сумке с денежной наличностью;

- правильность и полноту заполнения накладной к сумке с денежной наличностью.

3.7.4.9. При обнаружении вышеперечисленных повреждений или дефектов, а также при несоответствии оттисков пломбиров имеющимся образцам или выявлении ошибок в накладной к сумке с денежной наличностью инкассаторы вправе отказаться от приема сумок с денежной наличностью, о чем начальник (заместитель начальника, ответственный работник) ОПС делает соответствующую запись в явочной карточке.

3.7.4.10. Договором с банком и инкассаторской службой могут быть предусмотрены дополнительные требования, связанные с заделкой, приемом, перевозкой и сдачей ценностей, оформлением сопроводительных документов, количеством и весом сумок и другие организационные и технические требования.

3.7.4.11. По окончании объезда инкассаторы сдают сумки с денежной наличностью в кассу банка в порядке предусмотренном разделами 2.2 и 2.3 положения Центрального банка РФ от 09.10.2002 № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (с изменениями от 04.12.2003, 01.06.2004).

3.7.4.12. При предъявлении инкассаторами в кассу банка дефектных сумок с денежной наличностью (сомнительность пломбы, отрыв пломбы от шпагата, повреждение сумки или замка и др.) и при несоответствии в накладной сумм, проставленных цифрами и прописью, а также в случае расхождения сумм, указанных в накладной на сумки с денежной наличностью и явочной карточке, кассовый работник банка в присутствии инкассаторов, предъявивших такие сумки, вскрывает их и пересчитывает находящиеся в них деньги.

Во всех случаях приема дефектной сумки о результатах пересчета находящихся в ней денег составляется акт в произвольной форме в 2-х экземплярах. Акт подписывается всеми лицами, присутствующими при приеме и пересчете денег. В акте указываются: дата приема и вскрытия сумки, ее номер, за каким ОПС она закреплена, кем, в каком помещении и в чьем присутствии произведен ее пересчет, какие повреждения были обнаружены, в какой упаковке были деньги, сумма вложенных денег по данным сопроводительного документа и какая сумма фактически оказалась в сумке по достоинствам и году образца.

Первый экземпляр акта остается в кассовых документах банка, второй передается службе инкассации.

3.7.4.13. При вскрытии исправной сумки и выявлении расхождений фактически оказавшейся в ней суммы с суммой, указанной в препроводительной ведомости или обнаружении неплатежных, поддельных и сомнительных денежных знаков, дается телефонограмма в ОПС и Почтамт/МСЦ и составляется акт в трех экземплярах по ф. 0482145. Акт подписывается всеми лицами, присутствующими при приеме и пересчете денег. Первый экземпляр акта остается в кассе банка, вместе с сумкой, пломбой, упаковкой, шпагатом и др., второй – не позднее следующего рабочего дня направляется в Почтамт/МСЦ в качестве приложения к ежедневному отчету по форме 130 ОПС, сдавшего ценности, третий – службе инкассации.

3.7.4.14. При передаче денежной наличности из ОПС в банк за вложенную в сумки денежную наличность материальную ответственность несет начальник (зам. начальника, ответственный работник) ОПС, при условии, что принятые инкассатором сумки денежной наличностью не имели повреждений.

За сохранность перевозимых сумок с денежной наличностью, полную материальную ответственность несет служба инкассации банка.

За полноту оприходования наличных денежных средств на расчетный счет Почтамта/МСЦ ответственность несет банк.