3.12. Ведение кассовой книги в грк

3.12.1. ГРК Почтамтов/МСЦ все поступления и выдачи наличных денег и денежных документов учитывают в кассовой книге ф. КО-4.

Каждое из вышеперечисленных структурных подразделений Предприятия ведет по ГРК только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного структурного подразделения.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры кассовой книги являются отрывными и служат отчетом главного кассира ГРК перед бухгалтерией. Подлинники листов остаются в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера структурного подразделения.

3.12.2. Производство операций по ГРК, прием денежных сумм, их хранение, выдача и ведение кассовой книги в структурных подразделениях возлагается на главного кассира ГРК, о чем, издается приказ руководителя структурного подразделения.

3.12.3. Записи в кассовую книгу производятся главным кассиром ГРК сразу после совершения каждой операции (получения и выдачи денег по каждому ордеру и др.).

3.12.4.Ежедневно, в конце рабочего дня, по всем графам кассовой книги подсчитываются итоги за день, выводится остаток денег и денежных документов в кассе на следующее число, и в бухгалтерию в качестве отчета передается под расписку в кассовой книге копия листа кассовой книги с приходными и расходными документами.

3.12.5. Контроль за ведением кассовой книги, производством кассовых операций и оформлением кассовых документов возлагается на главного бухгалтера структурного подразделения.

3.12.6. Указания главного бухгалтера структурного подразделения о порядке ведения кассовой книги и оформления кассовых документов являются обязательными для главного кассира ГРК. Бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности по производству кассовых операций.

3.12.7. Выдача наличных денег из кассы ГРК, не подтвержденная распиской, кассового работника/раздатчика в расходном кассовом ордере ф. КО-2 и других выплатных документах, книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств ф. КО-5 в оправдание расхода по кассе не принимается.

Выплаченная в этих случаях сумма считается недостачей у кассира и взимается с него. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками кассы и после тщательной проверки документов зачисляются в доходы предприятия.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному структурному подразделению, запрещается.

В сроки, установленные руководителем Предприятия/Филиала/Почтамта/МСЦ, но не реже одного раза в месяц, при смене кассовых работников (главных/старших кассиров АХК/ГРК Аппарата управления/Филиала/Почтамта/МСЦ) и в других случаях по усмотрению руководителя структурного подразделения, производится инвентаризация АХК/ГРК Аппарата управления/Филиала/Почтамта/МСЦ.

3.12.8. В структурных подразделениях, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовые книги могут вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассовый работник после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассовым работником отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера структурного подразделение и книга опечатывается.