1.4. Общие вопросы организации кассовой работы Предприятия

1.4.1. Наличные денежные средства, поступающие в кассу Предприятия (кассы Филиалов/Почтамтов/МСЦ, укрупненных ОПС), согласно Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на соответствующие счета Предприятия.

1.4.2. Порядок и сроки сдачи наличных денежных средств устанавливаются обслуживающими банками для каждого структурного подразделения Предприятия по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного их поступления в кассы в дни работы банков.

1.4.3. Лимит остатка наличных денег в кассах АУП/АУ Филиала/ ГРК устанавливается ежегодно обслуживающим банком по согласованию с Предприятием. Лимит может пересматриваться банком в установленном порядке (п. 1.3.7) в течение года по обоснованной просьбе Предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, изменения условий сдачи выручки и т.п.). Лимит остатка наличных денег в ООК устанавливается приказом руководителя вышестоящего Почтамта и доводится до сведения.

При наличии у структурного подразделения нескольких счетов в различных банках, структурное подразделение по своему усмотрению обращается в один из обслуживающих банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы одним из банков, структурное подразделение направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы в другие банки, в которых ему открыты соответствующие счета.

По структурному подразделению, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в ни в одно из обслуживающих банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а вся не сданная в банки денежная наличность – сверхлимитной.

По структурным подразделениям, территориально расположенным вне места нахождения Предприятия, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в банках, лимит остатка наличных денежных средств в кассе устанавливается обслуживающими банками по месту открытия соответствующих счетов согласно п. 1.2. настоящей Инструкции.

Для почтамтов, включающих в себя подразделения, не имеющие отдельного баланса и счетов в банках, такие как ОПС, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом касс этих подразделений. В этом случае внутренний лимит остатка ООК доводится до ОПС приказом руководителя Почтамта. Внутренний лимит остатка наличных денежных средств непосредственно в ГРК определяется как разница между общей суммой лимита, установленного обслуживающим банком для почтамта, и внутренними лимитами всех основных операционных касс ОПС. Внутренние лимиты относятся к системе внутреннего производственного контроля предприятия и не являются объектом контроля внешних проверяющих организаций.

Расчет для определения лимита остатка денежной наличности по форме № 0408020 составляется в двух экземплярах, которые передаются в обслуживающее отделение банка. После того, как лимит установлен, оба экземпляра расчета подписывает представитель обслуживающего банка. Один экземпляр расчета остается в обслуживающем банке. Второй, с отметками банка, возвращается и хранится в кассе структурного подразделения, в целях подтверждения установленных лимитов остатка наличных денежных средств.

1.4.4. В АХК Предприятия могут храниться наличные денежные средства в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководителем Предприятия.

1.4.5. Лимит остатка наличных денег в ГРК устанавливается в размерах необходимых для обеспечения нормальной работы структурного подразделения с утра следующего дня с учетом среднедневной выручки и расхода наличными деньгами (кроме расходов на оплату труда и социально-трудовые выплаты), особенностей деятельности и режима его работы, порядка и сроков сдачи выручки в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок материальных ценностей.

Лимит остатка наличных денег в ГРК рассчитывается в двух режимах:

- лимит ГРК с понедельника по четверг рассчитывается как сумма среднедневной выплаты пенсии и пособии и среднедневной валовой выручки из ОПС;

- лимит ГРК с пятницы по воскресенье рассчитывается как сумма трехдневной потребности в пенсионных подкреплениях ОПС и трехдневной среднедневной валовой выручки.

При каждом режиме учитывают праздничные и не рабочие дни.

Индивидуально рассчитываются лимиты ГРК для территориально удаленных от Почтамтов ОПС, в которых инкассация носит не стабильный характер.

1.4.6. При составлении расчета для определения лимита остатка денежной наличности в ООК ОПС учитываются:

а) денежная наличность, необходимая с утра следующего дня до момента получения подкрепления из банка, ГРК/ТК Почтамта/МСЦ для обеспечения оплаты переводов, выплаты пенсий и пособий, осуществления иных расходных кассовых операций;

б) наличные денежные средства, поступившие от клиентуры после сдачи излишней наличности в банк, ГРК/ТК, либо отправки страховой почтой излишней наличности в ГРК/ТК Почтамта/МСЦ, включая средства, полученные в рамках деятельности платёжного агента и оставшиеся в ООК ОПС до утра следующего дня.

1.4.7. Для обеспечения операций почтовой связи, связанных с доставкой денег на дом получателям денежных средств (адресатам), распоряжением (приказом) руководителя Почтамта (Филиала) утверждается:

- поименный перечень сотрудников, допущенных к выполнению вышеуказанных работ (доставка на дом пенсий и пособий, оплата переводов на дому);

- лимит выдачи денег почтальонам (или другим работникам, осуществляющих выплату денег на дому) в одну доставку.

Лимит выдачи денег устанавливается единым для всех категорий работников, если иное не предусмотрено индивидуальным договором с работником или внутренними распорядительными документами Филиала (Предприятия).

1.4.8. Филиалы/Почтамты/МСЦ/ОПС могут осуществлять инкассацию и доставку наличных денежных средств, для сдачи в дневную и вечернюю кассы банков, собственными силами, либо на договорных условиях через другие организации, осуществляющие операции по инкассации и входящие в банковскую систему Российской Федерации.

ОПС могут осуществлять инкассацию наличных денежных средств через банк напрямую, либо через ГРК Почтамта/МСЦ/ТК ОПС (выделенными рейсами, со страховой почтой), либо на договорных условиях через сторонние организации, осуществляющие операции по инкассации.

Лимит денежных средств, по достижении которого доставка денежной наличности в банк производится посредством привлечения сторонних организаций, осуществляющих операции по инкассации, может быть установлен руководителем Филиала/ Почтамта.

1.4.9. Структурные подразделения имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных им лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендий не свыше 3-х рабочих дней (для структурных подразделений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

1.4.10. Структурные подразделения не имеют права накапливать в своих кассах полученную выручку сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе и на оплату труда.

1.4.11. Выплаты пенсий, пособий и стипендий, а также другие выплаты социального характера осуществляются в пределах денежных средств, поступивших на соответствующие счета Филиала от органов социального обеспечения.

1.4.12. При отсутствии запрета руководителей вышестоящих структурных подразделений оплата труда (социальные выплаты, выплаты стипендий и т.п.) работников ОПС производится непосредственно из ООК ОПС.

1.4.13. ОПС запрещается выдавать из поступивших в кассы сумм наличные денежные средства под отчет персоналу на хозяйственные и командировочные расходы. Запрет не распространяется на территориально удаленные от почтамтов ОПС.

Выдача денежных средств на хозяйственно-командировочные расходы сотрудникам ОПС производится из АХК, либо из ГРК вышестоящего Почтамта/МСЦ.

Порядок выдачи денежных средств под отчет на Предприятии определяется приказом по Аппарату управления/Филиалу/Почтамту/МСЦ.

1.4.14. Расчеты за оказание услуг почтовой связи, продажу товаров, оформление подписки на периодические издания, а также за оказание других услуг физическим и юридическим лицам осуществляется структурными подразделениями с использованием средств наличного денежного платежа (валюты Российской Федерации), денежных документов, предусмотренных настоящим Порядком, либо в безналичном порядке (платежных банковских карт, авансовых книжек, заверенных копий платежных поручений).

1.4.15. В случае использования в качестве средства платежа за оказанные услуги и проданные товары платежных банковских карт, основанием для осуществления операции будет являться слип - квитанция электронного терминала или другой документ, предусмотренный банковскими правилами и/или договорами, заключенными между участниками расчетов. Вид и количество экземпляров расчетных документов определяются условиями договора и количеством участвующих в расчетах сторон, учет и хранение осуществляется в порядке, аналогичном порядку учета и хранения других денежных документов.

1.4.16. При приеме денежных банкнот и монет в оплату предоставляемых услуг, кассовые работники структурных подразделений обязаны руководствоваться указанием Центрального банка РФ от 26 декабря 2006 № 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России»; приложение № 2 «Признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России» порядка ведения кассовых операций организациями федерального управления почтовой связи при Министерстве связи РФ, утвержденный генеральным директором Федерального управления почтовой связи при МС РФ от 11.08.1995.

1.4.17. Прием наличных денег, а также осуществление расчетов с использованием платежных банковских карт с юридическими и физическими лицами за оказанные услуги, выполненные работы, проданные товары производится с применением контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) и в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, регламентирующим область и порядок применения ККТ на территории Российской Федерации. При этом применение ККТ не требуется в ОПС, находящихся в отдаленных или труднодоступных местностях, указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации², кроме услуг по приему платежей, осуществляемых в рамках деятельности платежного агента.

1.4.18. Осуществление расчетов с пользователями услуг почтовой связи за оказанные услуги может производиться без применения ККТ при условии выдачи покупателю соответствующих бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также в иных случаях, предусмотренных настоящим Порядком и действующим законодательством Российской Федерации. Порядок утверждения форм бланков строгой отчетности, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством Российской Федерации.

1.4.19. Формы бланков строгой отчетности (форма № 1, № 5, № 47, № СП-2), приравненных к кассовым чекам и используемых при оказании услуг, которые оплачиваются наличными денежными средствами, утверждены приказом ФГУП «Почта России» от 28.01.2009 № 33-п «О внесении изменений и дополнений в приложение № 2 к Учетной политике предприятия для целей бухгалтерского учета». При этом бланк формы № 47 применяется при осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККТ за дополнительные услуги почтовой связи, за услуги розничной торговли (при продаже товаров населению), и иные услуги населению за исключением услуг по приему платежей, осуществляемых в рамках деятельности платежного агента.

При оказании услуг, оплаченных по безналичному расчету, применяются квитанции по форме № 1 БН, № 5 БН, № 47 БН, утвержденные приказом ФГУП «Почта России» от 25.09.2009 № 384-п «О внесении дополнений в Учетную политику предприятия для целей бухгалтерского учета».

1.4.20. Бланки строгой отчетности должны заполняться четко и разборчиво с использованием копировальной или самокопировальной бумаги либо без нее, если копии не предусмотрены. В тех строчках, по которым показатели отсутствуют, ставятся прочерки. Испорченные или неправильно заполненные бланки не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету за тот день, в котором они выписаны, согласно п. 15 постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171 «Об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» в ред. постановления Правительства РФ от 05.12.2006 № 743, от 27.08.2007 № 542 .

«1.4.21. Структурные подразделения Предприятия, осуществляющие кассовые операции, в силу специфики своей деятельности или особенностей их местонахождения могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ и без выдачи бланков строгой отчетности при оказании следующих услуг:

а) продажа по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи;

б) продажа ценных бумаг;

в) продажа лотерейных билетов;

г) продажа проездных билетов и талонов на проезд в городском общественном транспорте;

д) продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации;

е) разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);

ж) торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами».

1.4.22. Для кассового обслуживания физических и юридических лиц и обработки денежной наличности на Предприятии создаются кассовые подразделения, состоящие из АХК, ГРК, ТК, ООК и ОК ОПС.

Целесообразность создания касс, их количество и численность кассовых работников определяется руководителем Предприятия (либо структурного подразделения) в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.4.23. В структурных подразделениях АХК, ГРК и ТК возглавляются главным/старшим кассиром. ООК возглавляются начальником ОПС.

1.4.24. Руководитель структурного подразделения и лицо, ответственное за ведение кассы обеспечивают сохранность денежных средств и ценностей, осуществляют контроль за своевременным оприходованием денег, поступающих в кассы, и несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за обеспечение соблюдения законодательных актов Российской Федерации и нормативных актов Центрального банка РФ.

Ответственность за сохранность денежной наличности и ценностей в кассах Предприятия определяется договором о полной индивидуальной материальной ответственности, который в обязательном порядке заключается с каждым кассовым работником.

1.4.25. Функции, выполняемые кассовыми и инкассаторскими работниками, определяются должностными инструкциями, которые принимаются для всех работников.

1.4.26. По решению руководителя структурного подразделения операции с наличными денежными средствами и другими ценностями могут осуществляться группами материально ответственных лиц, с которыми заключаются договоры о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

1.4.27. Кассовым работникам запрещается:

- передоверять выполнение порученной работы с ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей, установленных должностной инструкцией;

- хранить свои деньги и другие ценности вместе с деньгами и ценностями Предприятия.

1.4.28. Для хранения наличных денег и других ценностей в течение рабочего дня кассовые работники обеспечиваются металлическими шкатулками, шкафами, сейфами (далее - индивидуальное средство хранения).

1.4.29. Кассовые операции оформляются типовыми унифицированными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Правительством Российской Федерации или иным уполномоченным органом, а также формами первичных документов, утвержденными приказами Предприятия. Все первичные документы, заполняемые вручную, должны быть четко заполнены чернилами синего (черного) цвета или синей (черной) пастой шариковых ручек. Подчистки, помарки и исправления в кассовых документах не допускаются.

1.4.30. Все первичные документы, за исключением чека на получение наличных в банке, сводные регистры (кассовые книги, журналы и т.д.) могут заполняться с применением средств вычислительной техники.

1.4.31. Программное обеспечение должно предусматривать невозможность изменения кассовым работником данных в электронной форме, ранее внесенных другими работниками. Листы книг за каждый день распечатываются на бумажном носителе и подшиваются. По окончании календарного года (или по мере необходимости) листы книг брошюруются в хронологическом порядке, общее количество листов подписывается руководителем, главным бухгалтером, заведующим кассой и заверяется печатью структурного подразделения.

1.4.32. Кассовые работники снабжаются образцами подписей руководителя, главного бухгалтера структурного подразделения (или лиц уполномоченных подписывать приходные и расходные документы). Образцы подписей составляются по мере необходимости, но не реже одного раза в год и заверяются печатью структурного подразделения.

Образцы подписей лиц, которым поручено подписание расходных и приходных кассовых ордеров и других денежных документов, должны храниться обеспеченным порядком, исключающим доступ случайных лиц.

1.4.33. Работники Предприятия, осуществляющие ведение кассовых операций обязаны строго соблюдать установленный на Предприятии порядок ведения кассовых операций. Все кассовые работники должны ознакомиться с настоящей Инструкцией под роспись.

1.4.34. Допуск работников, не ознакомленных с настоящей Инструкцией, к работе на кассе запрещается.

1.4.35. Незнание кассовыми и инкассаторскими работниками требований настоящей Инструкции не может служить основанием для освобождения их от ответственности в случае допущенных ими каких-либо нарушений.

1.4.36. Инвентаризация АХК/ГРК/ТК Аппарата управления/ Филиала/Почтамта/МСЦ/ОПС проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; а так же ежемесячно (а для АХК – не реже одного раза в квартал); при смене или временной смене кассового работника; по требованию контрольно-ревизионных отделов структурных подразделений, по требованию внешних проверяющих органов, в прочих случаях по усмотрению руководителя структурного подразделения и в случаях предусмотренных «Методическими рекомендациями по порядку проведения инвентаризации в ФГУП «Почта России», ДМБУ 3-02-03/02 с изменениями и дополнениями от 31.01.2008г. (письмо предприятия № 5.1.3-08/86 от 31.01.2008).

Инвентаризация производится в форме внезапной ревизии кассы.

По решению руководителя внезапная ревизия может производиться работниками этого структурного подразделения. Акт ревизии за подписями производивших ее работников передается в Аппарат управления/ Филиал/Почтамт/МСЦ для сверки с данными бухгалтерского учета.

Для отражения результатов внезапной ревизии фактического наличия денежных средств применяется унифицированная форма первичной учетной документации ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» (форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Дата и время проведения инвентаризации касс не подлежат разглашению, за исключением случаев, связанных со сменой должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Ревизия проводится с проверкой всех ценностей и в такой последовательности, которая исключала бы возможность сокрытия хищений и недостач денежной наличности и других ценностей.

Для производства внезапной ревизии АХК/ГРК/ТК Аппарат управления/Филиала/Почтамта/МСЦ/ОПС приказом руководителя структурного подразделения назначается комиссия в количестве не менее

3-х человек. Одно и то же должностное лицо не может исполнять обязанности председателя ревизионной комиссии в течение двух и более внезапных ревизий подряд. Не подлежат включению в состав ревизионной комиссии лица, осуществляющие ежедневный контроль и учет кассовых операций ГРК/ТК Филиала/Почтамта/МСЦ/ОПС. Не допускается проведение ревизии при неполном составе ревизионной комиссии.

Ревизия ООК и ОК ОПС осуществляется в соответствии с инструкцией по проведению документальных проверок эксплуатационной деятельности отделений почтовой связи, утверждена начальником управления почтовой связи Государственного комитета РФ по связи и информатизации 10.06.1998 № 951.

Для проведения инвентаризации (внезапной ревизии) ООК ОПС по состоянию на отчётную дату и отражения результатов внезапной ревизии фактического наличия денежных средств применяется форма первичной учетной документации АНФ 09/17 «Акт инвентаризации наличных денежных средств в основной операционной кассе ОПС», утвержденный приказом Предприятия от 11.10.2011г. № 358-п.

1.4.37. Помимо инвентаризации кассы, в ГРК/ТК организуются ежедневные проверки наличия денежных средств и других ценностей (кроме условных) после окончания операций. Проверка в этих случаях производится ответственным дежурным согласно утверждаемому руководителем подразделения графику. Не подлежат привлечению к ежедневным проверкам лица, в должностные обязанности которых входит осуществление операций, непосредственно связанных с функционированием ГРК/ТК, включая операции учета и контроля. Одному и тому же работнику запрещается осуществлять проверку касс в течение двух и более дней подряд.

Для ответственного дежурного разрабатывается должностная инструкция, с которой он должен быть ознакомлен под роспись».

1.4.38. При осуществлении торговых операций с применением контрольно – кассовой техники на объектах почтовой связи, при наличии выделенных торговых структурных подразделений, таких как магазины, столовые, аптеки и др., на данных объектах проводятся внезапные ревизии фактического наличия денежных средств в кассах не реже 2 раз в полугодие.

Для отражения результатов внезапной ревизии фактического наличия денежных средств применяется унифицированная форма первичной учетной документации КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» (форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года N 132).

Организация проведения инвентаризации, внезапной ревизии на данных объектах осуществляется аналогично порядку, изложенному в подпункте 1.4.36. настоящей инструкции».