1.3.2 Сущность автоматизации офисной деятельности

1. Сущность автоматизации офисной деятельности

2. Система управления организационно-экономическим объектом

3. Автоматизированное рабочее место: понятие, значение, признаки

1. Сущность автоматизации офисной деятельности

Цель и характер деятельности организации предопределяют ее информационную систему, а также вид перерабатываемого и производимого информационного продукта.

Если задачей организации является производство информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важный элемент – хранение информации, которое связано со спецификой деятельности организации и необходимо для принятия управленческих решений. В министерстве статистики, например, информация, содержащаяся в поступающих документах, может подвергаться сложной обработке и представляться потребителям через систему отчетов.

Большое значение для деятельности организации имеют документы, отражающие потребность во взаимодействии (производство и передачу товаров, услуг или информации) как внутри, так и вне организации. Например, это может быть порядок предъявления претензий при нарушении условий договора. При этом важно обеспечить эффективность процессов прохождения документов.

Фазы развития организации:

1. Рождение организации. На этом этапе главной целью является выживание в конкурентной среде, основной задачей – выход на рынок. Работа организована таким образом, чтобы стимулировать стремление к максимальному увеличению прибыли. Начало деятельности организации характеризуется периодом накопления первичной информации по отдельным бизнес-операциям в виде документов, напрямую не связанных с ее бизнес-процессами (учредительные документы, рекламные материалы и т.п.).

2. Детство и юность. Главная цель – кратковременная прибыль и ускоренный рост за счет жесткого руководства. Основная задача – укрепление и захват части рынка. Дальнейшее развитие организации приводит к все более тесной привязке ее системы документооборота к конкретным бизнес-процедурам, являющимся элементами бизнес-процессов. Происходит расширение организации и увеличение круга решаемых задач. Это требует использования документов, включающих уже не только тексты, но и любые другие способы представления (графики, таблицы, видео). Возникают полнотекстовые или гипертекстовые и мультимедийные документы, что приводит к формированию системы документооборота организации, где, кроме базы документов, уже имеются хранилища и архивы информации.

3. Зрелость. Главная цель – систематический сбалансированный рост и формирование индивидуального имиджа а счет децентрализации руководства (делегирования полномочий). Основная задача – рост по разным направлениям, завоевание рынка, учет разнообразных интересов. Дальнейшее развитие предполагает наращивание возможностей разграничения доступа, расширения средств поиска, иерархии хранения, классификации, применения электронной подписи и т.д. Доступ к документам осуществляется по маршруту любого уровня сложности с соблюдением различных уровней конфиденциальности.

4. Старение. Главная цель – сохранение достигнутых результатов за счет координации действий. Основная задача – обеспечение стабильности. Если раньше каждый сотрдникимел доступ к архиву или его части либо в папку каждому работнику вкладывалось индивидуальное задание, то сейчас этого уже не достаточно и требуется контроль за тем, как работник выполнил задание или как продвигается документ в процессе его согласования.

5. Возрождение. Главная цель – обеспечение активизации деятельности по всем направлениям. НАиборльший эффект на данной фазе достигается за счет внедрения научной организации туда. Проведения реинжиниринга базнес-процессов на базе современных информационных технологий.

Система автоматизации информационных процессов должна предоставлять следующие возможности: удобные средства хранения и многокритериального поиска документов, индивидуальной настройки на требования потребителя, разграничения доступа как по архиву документов, так и по элементам системы маршутизации, поддержки территориально удаленных площадок корпорации (наприме, через Интернет).