Тема 4: «Официально-деловой стиль: письменное деловое общение»

Работа с терминами: документ, унификация деловых бумаг, реквизит, трафарет, таблица, анкета, типовой текст, композиция, формуляр, административно-управленческие документы, организационные документы, инструктивно-распорядительные документы, информационно-справочные документы, оперативные документы, частные документы, приказ, справка, должностная инструкция, протокол, ведомость, докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо, характеристика, заявление, автобиография, доверенность

Вопросы

1. Что такое документ?

2. Что вы знаете об унификации деловых бумаг. Дайте толкование термину «реквизит»

3. Расскажите о классификации документов

4. Что вы знаете об инструктивно-распорядительных документах?

5. Какие информационно-справочные документы вам известны?

6. Перечислите частные документы, отметьте их особенности

Задания

1. Какой тип документа следует использовать в следующих ситуациях:

- Вы не пришли на экзамен, так как были больны;

- Вы не пришли на зачет, так как не было возможности выехать из деревни, где вы проживаете, из-за изменения в расписании движения автобусов;

- Вам необходимо сдать зачет раньше официально назначенного срока, так как вы приглашены на свадьбу к родственнику;

- брат просит разрешить пользоваться вашим автомобилем;

- Ваши хорошие знакомые просят вас помочь им в продаже и приобретении квартиры.

2. Прочитайте документы. К каким группам они относятся? Назовите виды приказов и справок. Проанализируйте реквизиты этих документов, особенности языка.

а) Министерство просвещения Российской Федерации

средняя школа № 21 г. Брянска

ПРИКАЗ

26.03.2007 № 49

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Иванову С.П., 1966 г.р., принять с 28.03.2007 г. на должность учителя математики на полную ставку с оплатой по 12-му разряду.

Основание: личное заявление.

2. Величко О.Л., 1980 г.р., принять с 28.03.2007 г. на должность секретаря с оплатой по 6-му разряду.

Основание: личное заявление.

3. Севастьянову Е.Л., учителя русского языка и литературы, уволить по собственному желанию (ст. 31 КЗоТ РФ).

Основание: личное заявление.

Директор СШ № 21 /личная подпись/ Р.К.Федоров

(печать)

б) Российская Федерация

Негосударственное образовательное

учреждение «Надежда»

665717, Иркутская обл., г. Братск,

ул. Лесная, 25

тел. 75-00-31

СПРАВКА

2007. № 39

Выдана Гусевой Елене Ивановне в том, что она действительно работала по совместительству в должности учителя русского языка и литературы с нагрузкой 8 часов в неделю с 1.03.05 г. по 9.03.07 г. (увольнение по собственному желанию согласно статье 31 КЗоТ РФ, приказ № 62 от 9.03.07).

Справка дана для предъявления по месту требования.

Директор СШ № 12 /личная подпись/ С.Г. Сидорова

(печать)

в) СПРАВКА О СОСТАВЕ СЕМЬИ

(для получения ежемесячного пособия на ребенка)

15.09.2006 № 186

Состав семьи Любимовой Елены Петровны, 1980 г.р., проживающей по адресу: 302028, г.Орел, ул. Полесская, д. 121, кв. 18, следующий:

1. Любимов Михаил Павлович, 1975 г.р., муж;

2. Любимова Алла Михайловна, 2000 г.р., дочь;

3. Любимов Игорь Михайлович, 2002 г.р., сын.

Начальник ЖЭУ Т.В.Антонова

Паспортист ЖЭУ /подписи/ А.В.Кузьминова

(печать)

г) Объяснительная записка Директору центра

10.02.06 № 45 «Кадры»

О срыве занятий в Н.И.Иванову

группе секретарей-референтов

09.02.06 на занятия по делопроизводству пришло только двое слушателей (полный состав группы – 20 человек).

В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель /личная подпись/ Е.В.Грошева

3. Прочитайте шуточный приказ, составленный К.И.Чуковским. На чем основан его юмористический эффект? Составьте приказ о поощрении, дав оценку выполненной работы и указав факт и меру поощрения.

ПРИКАЗ

Наши женщины хорошо поработали, да и в общественной жизни себя неплохо показали. Надо их порадовать, скоро ведь 8 марта наступит! Мы тут посоветовались и решили дать грамоты…

4. Составьте:

- справку о составе семьи;

- справку о должности и окладе работника /подписывается начальником отдела кадров/;

- объяснительную записку о пропуске занятий /на имя декана факультета/.

5. Прочитайте докладную записку. Обратите внимание, что она состоит их двух частей: первой (констатирующей), где излагаются факты, и второй, где излагаются предложения или просьбы. Назовите реквизиты записки. От лица учителя старших классов на имя завуча средней школы напишите докладную записку о пропуске занятий учащимися.

Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору

28.01.2006 г. объединения

Л.Ю.Москаленко

Докладная записка

О назначении документальной ревизии

в магазине № 147

Довожу до вашего сведения, что при проведении 25.01.2006 г. инвентаризации товарных фондов магазина № 147 обнаружена недостача различных товаров на сумму … руб.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 147 за период с 15.01.2006 г. по 25.01.2006 г.

Зам. начальника /личная подпись/ И.П.Любимов

отдела

6. Составьте полный и краткий протоколы собрания членов гаражного (дачного и др.) кооператива «Весна», используя следующие схемы:

а) Наименование предприятия_________________________________

ПРОТОКОЛ

20.03.07 г. №______

собрания акционеров предприятия

Председатель___________________________________________(ФИО)

Секретарь______________________________________________(ФИО)

Присутствовали:______________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные:_______________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.___________________________________________________________

2.___________________________________________________________

1. СЛУШАЛИ:_______________________ - _______________________

(ФИО, должность) (содержание выступления)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:_______________________ - _____________________

(ФИО, должность) (содержание выступления)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.__________________________________________________________

1.2.__________________________________________________________

2. СЛУШАЛИ: … (п.2 оформляется так же, как п.1)

Председатель И.К.Сергеев

Секретарь /подписи/ Л.С. Ларина

В дело № _____.

б) Наименование предприятия___________________________________

ПРОТОКОЛ

20.03.07 г. №______

собрания акционеров предприятия

Председатель___________________________________________(ФИО)

Секретарь______________________________________________(ФИО)

Присутствовали:_____________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ:

1.

___________________________________________________________

2.

__________________________________________________________

ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:

1. ____________________________________________________________

2.

___________________________________________________________

Председатель И.К.Сергеев

Секретарь /подписи/ Л.С.Ларина

В дело № _____.

7. Прочитайте фрагменты деловых писем. Определите вид каждого письма.

а) Уважаемый господин Егоров!

Мы будем рады обслужить Вас и Ваших гостей во время ужина в ресторане «Байкал» 31.12.2006 г.

Мы приложим все усилия, чтобы кухня и сервис оказались сверх Ваших ожиданий.

Благодарим за возможность обслуживать Вас.

б) Просим выслать необходимую нам документацию по эксплуатации машин последней модели, закупленных у вас в первом квартале 2007 г.

в) Высылаем запрошенную Вами дополнительную документацию по эксплуатации машин модели УКШ-17.

Получение просим подтвердить.

Приложение: Документация на 18 стр. в 1 экз.

г) Подтверждаем получение запрошенной нами документации. Благодарим за быстрое выполнение заказа.

д) Уважаемый господин Алешин!

Сердечно благодарю Вас за согласие помочь нам в проведении ежегодной кампании по сбору средств в пользу организации «Детский досуг». Думаю, что Вы получите удовлетворение от того, что Ваши усилия пойдут на пользу вышеназванной организации.

Надеюсь вскоре увидеть Вас на одном из наших собраний.

е) Уважаемый г. Терехов!

К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что не сможем сделать пожертвования Вашему фонду. Наша организация делает пожертвования только в крупные многоцелевые кампании, как, например, Ассоциация национальных музеев.

Жертвуя средства этим организациям, мы содействуем не одному, а ряду полезных дел, не оказывая никому предпочтения.

Надеемся, что Вы поймете нашу позицию. Тем не менее мы поддерживаем Ваши цели и изложенный замысел. Желаем Вам успеха в Вашей кампании.

Для справок.

Деловое (служебное) письмо – это обобщенное наименование различных по содержанию документов, являющихся средством общения между учреждениями, официальными лицами.

Существует два вида служебных писем: инициативное (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-приглашение, письмо-рекламация, письмо-напоминание, письмо-рекомендация, гарантийное письмо, благодарственное письмо, сопроводительное письмо) и ответное (ответ на запрос, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо-отказ).

8. Рассмотрите образец – схему делового (служебного) письма. Используя эту схему, составьте письмо, в котором преподаватели, аспиранты, студенты какого-либо вуза приглашаются принять участие в научной конференции. В составленном деловом письме укажите тему конференции, место проведения, сообщите сведения о размещении участников конференции.

Схема

1) Эмблема организации

2) Наименование организации

3) Почтовый и телеграфный адреса

4) Номер телефона

5) Номер телефакса, телетайпа, электронной почты, адрес в Интернете

6) Адресат	7) Индекс документа 8) Дата
	9) Ссылка на индекс и дату получения входящего документа

10) Заголовок к тексту

11) Текст

__________________________________________________________________________________________________________________________

(формула вежливости)

12) Подпись

13) Отметка о наличии приложения

14) Отметка о направлении копии в другие адреса

Для справок.

а) Реквизит «адресат». Если письмо адресовано официальному лицу, то сначала отмечается должность, ФИО, а затем адрес предприятия, если письмо предназначается частному лицу, то вначале указывается адрес, а потом ФИО получателя.

б) Индексы – условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

в) Реквизит «индекс документа». Это номер письма, который обычно состоит из трех частей: 1) индекс структурного подразделения; 2) индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей; 3) порядковый номер исходящего документа (под этим номером документ внесен в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации, где составлялась). Например: № 112-48/349.

г) Ссылка на индекс и дату получения входящего документа (того письма, которое явилось причиной для переписки) упрощает поиск нужных писем и ускоряет обмен информацией. Рекомендуемая форма ссылки: На №________________ от________________.

д) В заголовке к тексту могут употребляться конструкции с предлогами о (об), по, касательно, напр.: О поставке газового оборудования; По вопросу о поставке сахара; Кас.: заказа на поставку зерна).

е) Реквизит «подпись» состоит из указания на должность лица, его личной подписи и ее расшифровки.

ж) Отметка о наличии приложения может быть такой: Приложение: на 17 л. в 10 экз.

9. Составьте письмо, ответом на которое могло быть данное письмо:

Уважаемый Владимир Иванович!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными документами и сообщаем, что этот материал мы направили на рассмотрение в диссертационный совет.

С уважением_________________________________________

(подпись)

10. Рассмотрите образцы документа:

а) Доверенность

Я, Петренко Анна Ильинична, проживающая по адресу: 157100, Костромская обл., г. Галич, ул. Мира, д. 21, кв. 53, паспорт (серия, №, кем и где выдан), доверяю Лисицыной Тамаре Петровне, проживающей по адресу: 157100, Костромская обл., г. Галич, ул. Свободы, д. 52, кв. 356, паспорт (серия, №, кем и где выдан), получить заработную плату, начисленную мне за октябрь 2006 г.

3.11.2006 г. /личная подпись/

б) Организация: ООО Торговый дом «Весна»

Доверенность № 147

Дата выдачи «27» августа 2006 г.

Доверенность действительна по «7» сентября 2006 г.

ООО Торговый дом «Весна»; 320026, Орел, Щепная пл., 18 /наименование потребителя и его адрес/

Доверенность дана Иванову Сергею Юрьевичу, паспорт 54 03 197345 выдан 12.10.2002 г. Советским РОВД г. Орла, на получение от ООО Торговый дом «Карат» материальных ценностей по накладным № ОМ 007002, ОМ 006999.

Перечень материальных ценностей, подлежащих получению

№	Материальные ценности	Единица измерения	Количество (прописью)
1	Стиральный порошок «Лотос»	Пачка (450 г)	Две тысячи
2	Обои	Рулон (12 м)	Одна тысяча

Подпись лица, получившего доверенность________________________

Подпись лица, получившего доверенность, удостоверяем:

Руководитель /личная подпись/ С.В.Ветров

Главный бухгалтер /личная подпись/ Р.М.Петрова

(печать)

Отредактируйте следующие тексты:

а) Доверенность

Я, Лебедева Г.К., доверяю моей матери, Лебедевой Е.С., получить мою зарплату за январь. В связи с тем, что я нахожусь в больнице.