9.12. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда

Целью аудита расчетов с персоналом по оплате труда является кон-троль над соблюдением нормативно-правовых актов, касающихся тру-, дового законодательства, правильности начисления разли1ных видов оплат и удержаний, правильности ведения бухгалтерского учета расче-тов по физическим лицам и в целом по предприятию, а также начисле-ния налогов и платежей из фонда оплаты труда (ФОТ) и выплат соци-ального характера. При аудите расчетов с персоналом основными нормативными документами являются Гражданский кодекс РФ, Тру-довой кодекс РФ и НК РФ.

В качестве источников информации служат документы по зачисле-нию, увольнению и переводу работников предприятия, первичные до;,:, кументы, регистры бухгалтерского учета и отчетность.

К регистрам, подлежащим проверке, относятся сводные ведомости распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и др.), ре-гистры по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»- в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, журналы-ордера № 8 и 10 (при журнально-ордерной форме учета), Главная книга, баланс (ф. № 1). Аудитору прежде всего целесо-образно проконтролировать соблюдение трудового законодательства. Основным документом, используемым для этой цели, является Трудо-вой кодекс РФ. Аудитор может проверить, как оформляется прием и увольнение сотрудников, учитывается рабочее время сотрудников, как строится система оплаты труда и др.

Правильность оформления приема на работу и увольнения работни-ков проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглашениям. Из применяемых систем оплаты труда в основном используются сдельная и повременная системы, что должно быть отмечено в соответствующих документах работников предприятия. При повременной оплате труда необходимо проверить правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной — правильность применения норм и расценок.

Учет рабочего времени, соблюдения установленного режима рабо-ты и начисления заработной платы работников с повременной опла-той труда ведется в табеле учета использований рабочего времени и подсчета заработной платы (ф. № Т-12). По этому документу можно проверить все необходимые данные по каждому работающему: дни от-пуска, время нахождения в командировке, дни болезни и др. Для про-верки применяется метод сбора аудиторских доказательств по сопос-тавлению соответствующих документов (личных карточек, табелей учета рабочего времени) с приказами и распоряжениями.

Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется по физическим лицам, как состоящим, так и не состоящим в списоч-ном составе предприятия, по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам и удержаниям (налогам, платежам и др.). Необходимые для этой цели данные накапливаются в лицевых счетах (накопительных документах}, расчетно-платежной документации, а при использовании ПК могут храниться в виде отдельных файлов. Аудитор должен проверить, ведется ли такой учет, и обратить внима-ние на сохранность подобной информации.

Далее аудитор должен проверить правильность формирования со-вокупного дохода работников организации. Помимо прямых начисле-ний в совокупный доход должны быть включены стоимость натураль-ной оплаты работникам, вознаграждения по результатам работы за год, стоимость проезда к месту отдыха работников предприятий, располо-женных в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и в отдаленных районах Дальнего Востока, стоимость бесплатно пре-доставляемого питания и продуктов, единовременные вознагражде-ния за выслугу лет и др.

При аудите организации учета и контроля выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам аудитор проверяет, как оформ-лены первичные документы (наряды, маршрутные листы и др.), пра-вильность заполнения соответствующих реквизитов и применения норм и расценок, наличие подписей должностных лиц, а также обра-щает внимание на имеющиеся исправления. Особое внимание аудитор должен уделить расчетам сдельного заработка при бригадной форме оплаты труда, правильности переноса итоговых сумм по работающим в расчетно-платежные ведомости. Целесообразно также проверить, нет ли случаев повторного начисления средств по ранее оплаченным доку-ментам (нарядам, разовым документам и др.). Если расчеты по учету сдельной заработной платы выполняются с применением ПК, следует проверить алгоритмы расчетов и нормативно-справочные данные.

Здесь применяются такие методы сбора аудиторских доказа-тельств, как проверка документов, подготовленных на предприятии, контроль арифметических расчетов (определение сумм сдельной зара-ботной платы).

При несовпадении данных, полученных аудитором, с бухгалтер-скими записями необходимо установить причину расхождения, и если выяснится, что бухгалтер-расчетчик неправильно произвел расчеты, в отчете аудитора делаются соответствующие замечания. Бухгалтер-расчетчик должен сделать исправления и отразить их в соответствую-щих документах.

При расчете начислений, которые определяются с использованием среднего заработка, прежде всего необходимо установить, правильно ли определен средний заработок, а затем проверить правомерность вы-полненных начислений по соответствующим видам оплат.

Аудитор также проверяет правильность начислений по прочим ви-дам оплат и доплат: оплату отпусков, работы в праздничные дни, доп-лату за работу в ночное время и др. Методика проверки сводится к вы-верке алгоритмов расчетов и исходных данных. По обнаруженным ошибкам бухгалтер-расчетчик вносит необходимые исправления, а также пересчитывает начисления и удержания.

При аудите расчетов удержаний из заработной платы с физических лиц необходимо проверить справочные данные (льготы по налогу на доходы физических лиц, размер удержаний по исполнительным лис-там и др.), соответствие алгоритма законодательным документам и, на-конец, сами выполненные расчеты.

Удержания по исполнительным листам на детей проверяют, поль-зуясь следующей формулой:

C, — (С, х C„„) х 1VУ1ОО,

где С„— сумма удержаний на содержание детей; С„„„— общая сумма начислений по работающему за месяц; С„, — величина налога на до-ходы физических лиц, удержанного с начисленной за месяц суммы; JV — процент удержаний.

Удержание по исполнительным листам осуществляется только при их наличии либо на основе личного заявления работников. Удержание в возмещение материального ущерба, причиненного работником, про-изводится на основании приказа по предприятию (при наличии согла-сия работника) либо по решению суда.

Проверка других видов удержаний не представляет сложности. Так, при проверке удержаний за товары, приобретенные в кредит, ус-танавливают период рассрочки, суммы удержаний и сроки платежей. При проверке погашения ссуд, выданных работникам, устанавливают сроки и внесенные суммы, величину удержанного налога за пользова-ние ссудой.

При проверке правильности исчисления налога на доходы физиче-ских лиц аудитор руководствуется положениями гл. 23 «Налог надохо-1ы физических лиц» НК РФ. Здесь ему необходимо уточнить количе-ство льгот, величину налогооблагаемой базы, проверить правильность расчета налога.

При проверке налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной форме, так и в натуральной. Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, они не уменьшают налоговую базу, определяемую отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки.

Налоговые ставки определены ст. 224 НК РФ в следующих разме-рах: 13%, если иное не предусмотрено настоящей статьей; 35% в отно-шении выигрышей по лотереям, других выигрышей и т.п.; 30% в отно-шении дивидендов, доходов, получаемых физическими лицами, не яв-ляющимися налоговыми резидентами Российской Федерации.

Основное внимание аудитор должен уделять проверке налога, исчисленного по ставке 13%. Налоговая база для этой ставки определя-ется как денежное выражение доходов, подлежащих налогообложе-нию, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст. 218 — 221 НК РФ.

Сводные расчеты по оплате труда выполняют по данным счета 70 ; Расчеты с персоналом по оплате труда» и корреспондирующим с ним счетом. При журнально-ордерной форме учета обороты по кредиту этого счета проверяют по данным журналов-ордеров ф. № 10 и 10/1, п по дебету (выдача заработной платы, удержания и др.) — по данным журналов-ордеров формы № 1 «Касса», формы № 2 «Расчетные сче-та» и т.д.

При автоматизированной форме учета контролю подвергаются записи в ведомостях дебетовых и кредитовых оборотов. Кроме того, сводные данные проверяют по Главной книге (счета 70 и 69). Сальдо по этим счетам должны быть тождественны показателям баланса (ф. № 1) по статье «Кредиторская задолженность перед персоналом организа-ции» и «Кредиторская задолженность перед государственными вне-бюджетными фондами» разд. V пассива и по статье «Прочие дебиторы» разд. II актива (в части долгов за работающими и органами страхования).

Для контроля расчетов по оплате труда используются первичные до-кументы по учету выработки и заработной платы, расчетные (расчет-но-платежные) ведомости, лицевые счета работающих, платежные ве-домости и др. Прежде всего необходимо проверить соответствие итогов в отдельных ведомостях (цехов, отделов) с общими итогами по предприятию. Затем устанавливается правильность операций по отне-сению начисленной заработной платы на соответствующие счета. Так, выплаты из фонда оплаты труда, включенные в себестоимость продук-ции, относятся в дебет счетов 20, 23, 25, 26 (производственные затраты), 29 (на расходы непромышленных производств и хозяйств), 08 (вложения во внеоборотные активы).

При аудите расчетов по оплате труда аудитору сначала следует изу-чить достоверность первичных документов, правильность их заполне-ния, соответствие требованиям и нормативам по начислению и выплате зарплаты.

Главным источником информации при проверке расчетов по оп-лате труда являются аналитические и синтетические данные по счетам, 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными де-биторами и кредиторами» (расчеты с депонентами), первичные документы по учету выработки и начислению оплаты труда, листки времен-ной нетрудоспособности, расчеты на оплату отпусков, нормативные документы, регулирующие эти операции, и т.д.

Показатели аналитического учета по счету 70 должны соответство-вать записям в Главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату. Для этого необходимо сверить сальдо по счету 70 на первое число в Главной книге и балансе предприятия с итоговыми суммами (к выда-че) расчетно-платежных ведомостей.

Как известно, оплата труда является элементом себестоимости продукции, работ, услуг, но включается в ее состав по-разному. Зара-ботная плата рабочих, непосредственно производящих продукцию, списывается на счет 20 «Основное производство». Заработная плата административно-управленческого персонала отражается на счете 26 «Общехозяйственные расходы» в составе накладных расходов и спи-сывается на тот же счет 26, но в конце месяца, вместе с другими наклад-ными расходами. Иногда используются и другие счета. Кроме того, аудитору необходимо выборочно проверить:

правильность арифметических расчетов; • нет ли случаев включения в документы подставных лиц; правильность отнесения расходов к фонду оплаты труда; правильность отнесения отдельных выплат на себестоимость продукции (работ, услуг);

правильность составления бухгалтерских проводок;

-правильность ведения синтетического и аналитического учета, сводных данных и заполнения форм бухгалтерской отчетности по фонду оплаты труда;

- соответствие записей аналитического учета по счету 70 «Расчеты I() оплате труда» и 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной зарплате, описям в журналах-ордерах № 8 и 10 (при журнально-ордерной форме учета), Главной книге и балансе;

-правильность оплаты по сдельным расценкам, тарифным став-кам и окладам; обоснованность и правильность начисления премий;

-правильность начисления доплат в связи с отклонениями от нормальных условий труда.

Аудитор также проверяет, как организован аналитический учет по счету 76, субсчет «Депонированная заработная плата». При этом он ус-танавливает, велись ли карточки по всем физическим лицам и депони-рованным суммам, как осуществлялась выдача сумм депонированной заработной платы, на какой счет списывалась депонированная зара-ботная плата после окончания срока исковой давности.

При аудите расчетов по единому социальному налогу аудитору необ-ходимо проверить правильность определения фонда оплаты труда для начисления единого социального налога и применения ставок налога; своевременность и полноту перечисления взносов; правильность и обоснованность использования льгот; правильность отражения в бух-галтерском учете операций по начислению единого социального нало-га; соответствие записей аналитического и синтетического учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» запи-сям в Главной книге и балансе (при журнально-ордерной форме уче-та); правильность и своевременность составления форм отчетности по единому социальному налогу и своевременность их представления.

При аудите расчетов с подотчетными лицами аудитор должен прежде всего обратить внимание на следующие моменты: определен ли прика-зом руководителя круг лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет; не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх ус-тановленных размеров; не получают ли деньги под отчет лица, не отчи-тавшиеся по ранее полученным суммам; имеется ли на авансовых от-четах отметка руководителя организации о целесообразности произве-денных расходов; своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.

Основными источниками информации при аудите расчетов с под-отчетными лицами служат: авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в команди-ровку; командировочные удостоверения; список лиц, которым разре-шено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные документы по произведенным расходам.

При предоставлении бесплатного жилого помещения в месте ко-мандировки выплата средств на эту цель не производится. Расходы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются из суточных и возмещению не подлежат.

Наиболее типичными ошибками, допускаемыми бухгалтерами при расчетах с подотчетными лицами, являются:

-нарушение порядка выдачи подотчетных сумм: выдача денеж-ных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответст-вии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы; выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия; выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам; несоответствие фактического расхода подотчетных средств целям, на которые они были выданы; списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

-нарушения при оформлении командировочных расходов: отсут-ствие приказов (распоряжений) о направлении работников в команди-ровку; отсутствие командировочных удостоверений с отметками в мес-те пребывания во время командировки; несоблюдение установленных норм командировочных расходов; отсутствие приказов (распоряже-ний) об уплате суточных сверх установленных норм; отсутствие анали-тического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

-нарушение порядка налогообложения при оформлении коман-дировочных расходов: нарушение порядка удержания налога на дохо-ды физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; некорректное выделение налога на добав-ленную стоимость в суммах командировочных расходов;

-нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами. выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за на-личный расчет в розничной торговой сети; списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

-нарушение порядка учета представительских расходов: несоот-ветствие фактического размера представительских расходов утвер-жденной смете; отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

-нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами: некорректное составление бухгалтерских про-водок по операциям расчетов с подотчетными лицами; неправильное выделение остатков на конец отчетного периода.

Аудитору при проверке авансовых отчетов подотчетных лиц необ-. и~имо обратить внимание на следующее:

-наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

-правильность возмещения командировочных расходов (суточ-и ле, квартирные, стоимость проезда);

-наличие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания во время командировки;

-правильность и своевременность составления авансовых отчетов; " правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

-наличие оправдательных документов; полнота и своевремен-ность сдачи в кассу остатка подотчетных сумм;

-правильность возмещения затрат при краткосрочных загранко-мандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов, выра-женных в иностранной валюте, осуществляется на момент прибытия работника из командировки);

-правильность составления бухгалтерских проводок по операци-ям с подотчетными лицами;

-правильность выведения остатков на конец месяца по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

-соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-орде-ре № 7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и Главной книге.

Аудитору также следует проверить правильность выведения остатков по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец отчетного перио-да; соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере № 7 по счету 71 и Главной книге; соответствие данных синтетического учета данным аналитического учета по каждому подотчетному лицу.