Использование формы для ввода данных.

С таблицами Excel, сформированными в виде списка (базы данных), удобно работать в режиме формы данных.

Использование форм предоставляет дополнительные возможности для просмотра таблицы, ввода в нее новых записей, а также для управления данными таблицы.

Форма данных представляет собой диалоговое окно, в котором отображается одна строка (запись) таблицы.

В окне формы можно отобразить одновременно до 32 полей (столбцов) таблицы.

С помощью управляющих кнопок, находящихся в окне формы данных, можно выполнять следующие операции:

• добавлять новые записи (строки) таблицы, вводить новые данные и редактировать имеющиеся записи;

• удалять ненужные строки;

• просматривать записи;

• искать нужные записи по задаваемым в окне формы условиям (критериям).

Для работы в режиме формы данных нужно установить курсор в любой заполненной ячейке таблицы и ввести команду меню ДАННЫЕ ► Форма.

В окне формы указываются общее количество записей в списке и позиция текущей записи. Заголовки столбцов отражены в названиях полей формы. Поля в окне формы заполнены данными из текущей записи.

С помощью полосы прокрутки, клавиш управления курсором (вверх/вниз) или кнопок Назад и Далее в окне можно вывести любую запись списка. Для того чтобы переместиться сразу на 10 записей, нужно щелкнуть по полосе прокрутки между стрелками.

С помощью соответствующих кнопок можно удалить любую строку, имеющуюся в таблице, или добавить в таблицу новую запись.

Редактирование данных в полях формы выполняется так же, как и редактирование обычного текста. После изменения данных для обновления текущей записи и перехода к следующей записи следует нажимать клавишу Enter.

Если поле содержит формулу, то результат вычислений по этой формуле отображается не в поле, а непосредственно в области окна. Это связано с тем, что результаты вычислений редактировать нельзя. При добавлении записи, содержащей формулу, результат вычисления формулы вводится после нажатия клавиши Enter или щелчка по кнопке Закрыть.

Вся информация, внесенная в форму, автоматически воспроизводится в исходной таблице.

Проверка данных при вводе.

Если необходимо быть уверенным в том, что в лист введены правильные данные, можно указать данные, которые являются допустимыми для отдельных ячеек или диапазонов ячеек.

Чтобы задать условия проверки вводимых данных:

1. Выделите ячейки, на которые нужно наложить ограничения.

2. Выберите команду Проверка в меню Данные, а затем откройте вкладку Параметры.

3. Выберите тип данных в списке Тип данных.

Чтобы установить только числа, выберите Целое число или Действительное.

Чтобы установить только даты или время, выберите Дата или Время.

4. Выберите нужный оператор в списке Даты и затем введите верхнюю и нижнюю границы допустимого диапазона данных или только одну из них, в зависимости от требований. Границами могут служить числовые значения, а также ссылки на ячейки или формулы.

5. Можно создать сообщение, которое будет появляться при вводе неправильных данных в ячейку. Можно выбирать из трех типов сообщений: «Останов», «Предупреждение» и «Сообщение». Выбранный тип сообщения определяет жесткость накладываемых ограничений. «Останов» не позволяет пользователю продолжить ввод до тех пор, пока он не введет допустимое значение. «Предупреждение» и «Сообщение» сообщают об ошибке, но позволяют ввести значение, не попадающее в диапазон ограничений.Чтобы выводить подсказку, а также давать пояснения по поводу некорректных данных или предотвращать их ввод, укажите типы сообщений на вкладках Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке.

Чтобы отменить вывод сообщений, снимите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей на вкладке Сообщение для ввода, а также флажок Выводить сообщение об ошибке на вкладке Сообщение об ошибке.

Выбор вводимых данных из списка

1. Введите список корректных данных в строку или в столбец. Не включайте в список пустые ячейки.

2. Выделите ячейки, на которые нужно наложить ограничения.

3. Выберите команду Проверка в меню Данные, а затем откройте вкладку Параметры.

4. Выберите Список в окне Тип данных.

5. Введите ссылку на список корректных данных в поле Источник.

Чтобы воспользоваться списком для выбора имеющих ограничения ячеек, установите флажок Список допустимых значений.

Если существует вероятность изменения списка корректных данных, присвойте имя диапазону элементов списка и затем введите это имя в поле Источник. При увеличении или уменьшении количества элементов в результате изменения списка, находящегося на листе, соответствующие изменения будут автоматически внесены в список корректных данных ячейки.

Если список корректных данных находится на другом листе или в другой книге, определите имя внешних данных на активном листе. Это позволит обращаться в поле Источник к имени, находящемся на том же листе. Например, если данные, которые требуется использовать в формуле, находятся в ячейках A6:A12 на первом листе книги Бюджет.xls, на активном листе можно определить имя «Данные» как =[Бюджет.xls]Лист1!$A$6:$A$12 и затем ввести =Данные в поле Источник.