Средства автоматизации ввода и редактирования данных.

В Excel имеются разнообразные средства для автоматизации ввода данных в ячейки электронной таблицы. К ним относятся:

• Автозавершение;

• Автозамена;

• Автозаполнение.

Автозавершение используется для ускорения ввода текстовых данных в столбцы электронной таблицы. Табличный процессор способен предвидеть (угадывать) намерения пользователя. При вводе текста в некоторый столбец Excel формирует список слов, содержащихся в этом столбце, и пытается завершить набор повторяющихся слов после ввода лишь его первых символов. Пользователь может либо принять вариант автозавершения и зафиксировать его обычным способом, либо продолжать вводить другой текст, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

В контекстном меню любой ячейки столбца с текстовыми данными имеется команда Выбрать из списка, с помощью которой можно просмотреть весь список слов, введенных в данный столбец, и выбрать любое из них для вставки в активную ячейку.

Операцию автозавершения удобно использовать при создании таблиц, содержащих большое количество строк с повторяющимися текстовыми данными. Чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд (без пустых ячеек между ними). Режим автозавершения не используется для ввода даты и времени, чисел, формул и функций.

Автозамена используется в Excel, как и в других приложениях Microsoft Office, для исправления наиболее распространенных опечаток и ускорения ввода часто используемых фрагментов.

Настройка параметров, добавление, удаление элементов в список автозамен Excel производятся в диалоговом окне Автозамена, которое можно вывести на экран с помощью команды меню окна Excel СЕРВИС ► Автозамена.

Автозаполнение ячеек служит для упрощения ввода в электронную таблицу однотипных данных и формул. Для заполнения пустых ячеек данными, содержащимися в ранее заполненных ячейках, используются:

• команда меню ПРАВКА ► Заполнить (вверх, вниз, вправо, влево, по листам);

• маркер автозаполнения.

Значения в заполняемых ячейках зависят от типа исходных данных, их шага и предельного значения.

При вводе команды меню ПРАВКА ► Заполнить ► Прогрессия в диалоговом окне Прогрессия можно задать точные параметры заполнения ячеек:

• Расположение - по строкам или по столбцам;

• Шаг - значение, на которое будет увеличиваться или уменьшаться элемент ряда. Если введено положительное число, то ряд будет возрастать, а если отрицательное, то убывать;

• Тип прогрессии (арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение). При установленном переключателе Автозаполнение происходит заполнение выделенных пустых ячеек рядом, основанным на данных, включенных в выделение. При выборе этой команды игнорируются все установки окна Шаг;

• Предельное значение - значение, на котором ряд должен быть закончен (это окно можно и не заполнять);

• Автоматическое определение шага. Если установлен этот флажок, то значение окна Шаг игнорируется.

Использование маркера автозаполнения

В Excel копировать и размножать содержимое ячеек (горизонтальные и вертикальные блоки) по столбцам и строкам можно также с помощью маркера автозаполнения, перетаскивая установленный на нем указатель мыши.

Маркер заполнения - небольшой черный квадрат, расположенный в нижнем правом углу выделенной ячейки или диапазона ячеек.

С помощью маркера автозаполнения можно:

• копировать и размножать содержимое ячеек;

• заполнять ячейки последовательностями числовых рядов и дат, а также данными предварительно сформированных списков;

• копировать формулы;

• стирать данные в выделенных ячейках;

• удалять и вставлять ячейки - сдвигать ячейки в строках или столбцах.

Для копирования и размножения содержимого ячеек (горизонтальных и вертикальных блоков) с помощью маркера автозаполнения нужно:

• выделить ячейку или копируемый блок;

• установить указатель мыши на маркер автозаполнения, дождаться, пока он примет вид черного тонкого перекрестья, и тащить маркер при нажатой левой кнопке мыши до тех пор, пока внешняя граница выделения (рамка) не охватит необходимый диапазон.

Для того чтобы быстро скопировать формулу в расположенные ниже пустые ячейки столбца, нужно в верхнюю ячейку диапазона ввести нужную формулу и просто сделать двойной щелчок по маркеру автозаполнения.

Если вместо копирования с помощью маркера автозаполнения чисел или дат происходит их приращение (формирование рядов), то перетаскивать маркер нужно при нажатой клавише Ctrl.

Используя маркер автозаполнения, можно создавать ряды чисел, дат и т.п., которые будут равномерно возрастать (или убывать) в одном направлении. Для создания последовательностей с убывающими данными маркер заполнения следует перемещать влево или вверх.

При создании рядов данных начальные значения последовательности должны быть введены непосредственно в ячейки. Часто при автозаполнении достаточно указать в соседних ячейках два (а иногда и одно) начальные значения нужной последовательности (не обязательно числовой). Программа Excel сама определит закон, по которому формируется последовательность. Например, если ввести 1 и 3, то при автозаполнении будет сформирован ряд нечетных чисел, если ввести понедельник - дни недели, январь - месяцы и т, п.

Перетаскивание маркера при нажатой правой кнопке мыши позволяет управлять процессом автозаполнения с помощью команд контекстного меню.