4) Действия

Стандартизация решения. Автор решил: если такая проблема возникнет снова, он будет сразу звонить в соответствующее агентство на уровне штата. Чтобы предотвратить подобные ошибки в будущем, он сообщил работникам почты о доставленном ему чужом письме и попросил впредь таких ошибок не делать.

Вопрос 24. Характеристики эффективного контроля по у. Ньюмену.

У. Ньюмен сформулировал рекомендации для менеджеров, которые хотели бы избежать непреднамеренного негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и повысить его эффективность.

1. Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками

Стандарты должны полно и объективно отражать работу сотрудников. Сотрудники должны чувствовать свою ценность. В противном случае возможно игнорирование или сознательное нарушение стандартов; усталость и разочарование.

2. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты

Четкий и ясный стандарт приводит к мотивации. Согласно мотивационной теории ожидания можно мотивировать людей на работу для достижения только тех целей, которые они считают реальными. Нереальный/несправедливо высокий стандарт приводит к разрушению мотивации. Слишком низкий стандарт демотивирует людей с высоким уровнем потребностей в достижении высоких результатов.

3. Устанавливайте двустороннее общение

Любой руководитель, осуществляющий контроль, должен откровенно обсудить со своими подчиненными, какие значения ожидаемых результатов являются стандартными в каждой области контроля. Это увеличивает вероятность того, что работники точно поймут истинную цель контроля и помогут установить скрытые упущения в системе контроля, неочевидные для руководства.

4. Избегайте чрезмерного контроля

Многочисленные формы контроля поглощают все внимание сотрудников, отвлекают от непосредственного выполнения задач. Не нужно проверять работу чаще и тщательнее, чем это необходимо, так как это раздражает работника и снижает его эффективность труда.

5. Вознаграждайте за достижение стандарта

Согласно мотивационной теории ожидания: есть прямая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Несправедливость или отсутствие вознаграждений может снизить эффективность.

Характеристики эффективного контроля

1. Стратегическая направленность. Стратегический характер - отражение общих приоритетов организации и их поддержка. Сложность оценки путем "затраты-эффект" не должна служить причиной отказа от введения механизма контроля. Отказ от контроля: деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения; можно изменять не очень часто и можно никому не сообщать о полученных результатах, пока отклонения не станут значительными. Абсолютный контроль над обычными операциями бессмысленный, поскольку отвлекает от более важных целей.

2. Ориентация на результаты. Итоговая цель контроля: решение задач, стоящих перед организацией, а не сбор информации. Контроль и распространение информации важны исключительно как средства достижения цели. Нельзя вытеснять достижение целей чрезмерным контролем. Контроль эффективен: организация фактически достигает желаемых целей и способна формулировать новые, которые обеспечат ее выживание в будущем.

3. Соответствие делу. Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Должен объективно измерять и оценивать исключительно важные вещи. Пример: оценка эффективности торговли путем установки некоторой квоты и сопоставление с ней реального объема продаж в долларах. Минут такой оценки: может привести к потерям, т.к. успех организации определяется прибылью, а не объемом продаж.

4. Своевременность контроля заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение такого временного интервала определяется временными рамками основного плана, скоростью измерений и затрат на распространение результатов.

6. Гибкость контроля. Не нужно контролировать то, что можно прогнозировать.

Контроль должен приспосабливаться к происходящим изменениям.

Незначительные изменения планов редко требуют серьезных изменений в системе контроля.

7. Простота контроля. Простейшие методы контроля экономичны и требуют меньше усилий. Слишком сложная система контроля приводит к тому, что люди ее не понимают и не поддерживают. Это приводит к неэффективности и потере контроля над ситуацией. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с и реализующих систему контроля.

8. Экономичность контроля. Нерационально пытаться с помощью контроля достичь полного совершенства в работе организации, т.к. очень затратно с материальной точки зрения и с точки зрения усилий. Все затраты должны приводить к увеличению преимуществ компании и ее доходов, к достижению ее целей. => Если затраты на контроль превышают создаваемые преимущества, контроль не имеет смысла.

9. Контроль на международном уровне. Выход на международную арену затрудняет контроль:

а) Увеличивается количество целей в деятельности. Необходимо устанавливать новые стандарты, измерять результативность и производить корректировки как для внутреннего, так и для внешнего бизнеса.

б) Сложности коммуникаций между центральным офисом и дочерними филиалами из-за географической удаленности, языковых и культурных барьеров.

Как улучшить международный контроль:

а) периодические совещания в штаб-квартире фирмы с соответствующим персоналом зарубежных отделений;

б) визиты руководства центрального офиса корпорации в зарубежные филиалы;

в) назначение на работу в зарубежные филиалы менеджеров из центральной штаб-квартиры;

г) сбор отчетов из зарубежных отделений в штаб-квартиру фирмы с детальным описанием результатов деятельности по отдельным направлениям работы;

д) различные виды бюджетно-финансового контроля.

е) применение финансового и нефинансового контроля (производительность труда, образ фирмы в стране)