Вопрос 25. Виды и роли организационных коммуникаций

Менеджер как приверженец коммуникаций:

1. Получает внешнюю и внутреннюю информацию

2. Преобразует ее и распределяет между теми, кому она требуется.

3. Коммуникации целенаправленны

4. Использует различные методы улучшения коммуникаций

Коммуникации менеджера направляют внимание каждого сотрудника на видение, ценности, цели организации, помогают людям думать так, чтобы достичь цели.

Менеджеры облегчают стратегические коммуникации путем:

1. открытых коммуникаций

2. умения слушать

3. практики диалога

4. использования обратной связи для обучения и проведения различных изменений.

Коммуникативный процесс: есть отправитель и получатель.

Отправитель - индивид, который хотел бы донести свою идею до других людей, осуществить поиск информации, выразить мысли/чувства. Отправитель кодирует свое сообщение (подбирает символы, из которых будет состоять послание). Кодирование и декодирование - потенциальные источники ошибок: знания, установки, опыт каждого человека являются фильтрами и создают помехи адекватной интерпретации символов. Сообщение направляется через определенный канал (письменный отчет, телефонный разговор, личная встреча и т.п.).

Получатель - индивид, которому направляется послание. Если получатель реагирует на коммуникации отправителя - есть обратная связь и имеет место двусторонняя коммуникация. Обратная связь несет отправителю информацию о том, насколько точно было интерпретировано его исходное послание.

Виды коммуникаций:

1. Формальные

а) вертикальные

1)восходящие

2) нисходящие

б) горизонтальные

2. Неформальные

1) Восходящие - сообщения с низших уровней на высшие

Функция: интерпретация руководителями информации, полученной от сотрудников

1. Проблемы и вопросы. Пример: "Принтер не работает уже 2 дня, а новый придет только через 2 недели".

2. Предложения по улучшению. Пример: "Я считаю необходимым отказаться от второго этапа процедуры проверки, потому что он отнимает много времени и не приносит никаких результатов".

3. Отчеты о результатах деятельности. Пример: "Аудиторский отчет для компании X мы представили в срок; по отчету для фирмы Y отставание составляет одну неделю".

4. Жалобы и споры. Пример: "Менеджер отдела исследования операций не может исследовать процесс утилизации оборудования, т.к. руководство завода не оказывает ему необходимого содействия".

5. Финансовая и бухгалтерская информация. Пример: "Наши затраты на 2% превысили заложенные в бюджет показатели, но т.к. объем продаж вырос на 10%".

2) Нисходящие – сообщения, информация от руководителя подчиненным. Влияние менеджера на сотрудников. Формы: речи, сообщения в информационных бюллетенях, информационные листки, доски объявлений.

1. Внедрение целей и стратегий. Пример: "Мы начинаем новую программу повышения качества продукции. От ее успеха зависит выживание нашей компании."

2. Должностные инструкции и приказы. Пример: "Отдел закупок должен обеспечить поставки кирпича, т.к. через 2 недели к работе на объекте приступает бригада каменщиков".

3. Процедуры и правила. Пример: "После 90 дней работы в компании каждый сотрудник получает возможность стать участником сберегательного фонда, частично финансируемого компанией.

4. Обратная связь по результатам деятельности. Пример: "Джон, ты хорошо поработал над комп. сетью; эффективность процесса закупок возросла".

5. Внушение идей. Пример: "Сотрудники компании - одна семья; мы рабы пригласить всех на ежегодный вечер, который состоится 8 марта".

3) Горизонтальные коммуникации - обмен сообщениями между коллегами по работе внутри/вне отделов организации. Функция: координация работы сотрудников/отделов - информирование, передача просьб о поддержке или о координации действий

1. Решение проблем внутри отдела. Пример: "Келли, ты не можешь заполнить бланк расходов на препараты?".

2. Координация работы отделов. Пример: "Боб, свяжись с отделом производства и договорись о встрече. Пора обсудить спецификацию новой сборочной линии. Похоже, мы не в состоянии выполнить их требования".

3. Инициативы по проведению изменений и улучшений. Пример: "Мы упрощаем процедуру оформления командировок и хотели бы обсудить нововведения с вашим отделом".

4) Неформальные коммуникации - никак не связаны с официально утвержденными каналами организации или структурой организации. Не зависит от уровней иерархии и объединяет вместе всех сотрудников компании. В большинстве организаций являются главным средством распространения информации и содействия выполнению рабочих заданий.

1. Создание личных связей - приобретение и поддержание личных отношений, выходящих за рамки функциональных подразделений, иерархических уровней, организационных границ.

2. "Тайный телеграф" - информация, способствующая более адекватному восприятию ситуации. До 70 % информации компании передается таким способом.

3. Прогулочное управление. Личное общение руководителей и сотрудников. Способствует укреплению восходящих и нисходящих коммуникаций. Способ донести идеи и ценности от менеджеров к сотрудникам.