4. Введение. Текст введения формализован, в нем указывается основание для составления акта, лица, присутствующие при составлении и участвующие в составлении акта. Эта часть начинается словом: основание, после которого ставится двоеточие и указывается, что это за основание (например, приказ директора), далее с новой строки после слова «Составлен:» перечисляются члены комиссии: председатель и остальные по алфавиту с указанием должности и Ф.И.О., ниже, тоже по алфавиту указываются присутствующие.

5. Констатирующая часть – начинается с абзаца, в котором излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией. Часто результаты работы приводятся в виде таблицы.

6. Заключительная часть – выводы и рекомендации. Эта часть необязательна.

Перед текстом имеется заголовок с предлогом «О (Об)».

После текста перед подписями при необходимости указывается количество экземпляров акта, и куда они направляются. Завершается текст акта подписью, причем перед подписью должность не указывается.

Некоторые виды актов требуют утверждения, например, акты о ликвидации, об уничтожении дел.

Телеграммы – это документы, передаваемые посредством телеграфной связи, и в зависимости от срочности передаваемой информации на телеграмме могут быть пометки:

• внеочередная;

• правительственная;

• срочная и т.д.

Категорию указывают перед адресатом. Далее дается точный адрес, без почтового индекса: город, № почтового отделения, улица, дом и название адресата. Многие организации на телеграфе имеют условный или сокращенный адрес (например, Кемерово – Колос – Петрову).

Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы – на чистом листе бумаги только на одной стороне через 2 интервала прописными буквами. Между словами – 2 пробела. Текст начинается с абзаца, в дальнейшем абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст состоит только из одного логического элемента – заключения, иногда с доказательствами. Пишется особым языком: без предлогов, союзов, знаков препинания. Но если они нужны, то пишутся сокращенно: ТЧК, ЗПТ, ДВТЧ. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), + (плюс), - (минус), ! (восклицательный) и ? (вопросительный) знаки, % (проценты), : (двоеточие) и т.д.

39 Официальные деловые письма (ДП) составляются на специальных бланках. Для таких бланков устанавливается определенный перечень реквизитов. Чаще всего бланк делового письма представляет собой обычный лист А4 с воспроизведенными на нем типографским способом элементами.

При оформлении бланка документа необходимо руководствоваться принципами технической эстетики. Например, необходимо учитывать, что человеческим глазом легче воспринимается верхняя часть листа, поэтому верхняя часть бланка должна быть более насыщенной.

На официальных бланках деловых писем должны присутствовать следующие реквизиты:

3. герб РФ – помещается только на бланках государственных учреждений;

4. наименование организации – помещается в полном и сокращенном виде, в котором они закреплены в уставе организации. Производственные сокращения не допускаются. Допускаются сокращенные названия организации 3-х видов:

• по первым буквам полного названия;

• по начальным слогам слов, входящих в название организации (например, Смолстрой);

• сочетание буквенного и слогового сокращения (например, НИИ Дорстрой).

3. справочные данные об организации:

• почтовый, телеграфный адрес организации (должен соответствовать почтовым правилам);

• номер тлф, факс;

• банковские реквизиты (расчетный счет, ИНН).

4. дата документа – проставляется в левом верхнем углу, датой считается дата его подписания, она является поисковым символом и используется при ссылке на данный документ. Дата оформляется цифрами.

5. регистрационный № документа – входящий номер структурного подразделения, в котором составлен документ по номенклатуре организации, и порядковый номер документа в книге регистрации (например, 18/159);

6. ссылка на регистрационный № и дату документа, на который следует ответ. Присутствует только на бланках писем. В письмах при ссылке на входящий документ слова: Ваш, Ваши не допускаются.

На ____ от _____

№ дата

Этот реквизит не применяется в самом тексте письма.

7. адресат – включает наименование и адрес получателя письма и указывается в верхней правой части письма. Если письмо направляется в адрес организации, то пишется только название этой организации и её адрес. Если деловое письмо адресовано какому-либо должностному лицу (т.е. заранее известно кому), то вначале указывается название организации, должность лица адресата, его инициалы, фамилия. Если деловое письмо адресовано руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав должности адресата.

Знаки препинания могут быть опущены.

Но следует руководствоваться правилом: название организации и её адрес должны проставляться в строгом соответствии с её названием и адресом, на которые следует ответ, либо определяются по справочнику.

Если деловое письмо адресуется официальному лицу, то вначале указывается должность, далее И.О.Ф. и адрес организации.

Если деловое письмо адресуется частному лицу, то вначале указывается адрес, далее И.О.Ф.

Если тот, кому адресуется деловое письмо, имеет ученое звание, то оно указывается перед его инициалами в сокращенном варианте.

Перед инициалами ставится гр. (гражданин) – в арбитраже; г. (господин) или г-ну (обычно для иностранцев).

8. заголовок к тексту – должен отражать основную суть письма и по возможности должен быть кратким. Обычно начинается с предлога «О» или «Об» (например, о закупке оборудования). Заголовок делового письма не заключается в кавычки и начинается сразу от левого поля листа. Не допустимо, чтобы заголовок был более 2-х строк (считается дурным тоном). Не рекомендуется в заголовке употреблять такие слова: касательно, касается, по делу.

9. текст – максимальная длина стандартной строки – 64 символа, как правило, используется 60 или 62 символа.

10. подпись – помещается слева от текста, в неё входят: наименование должности, подпись, расшифровка. Если проект делового письма уже готов, а лицо, которое должно подписать отсутствует, то деловое письмо подписывает либо его заместитель, либо исполняющий обязанности.

11. исполнитель – И.О.Ф. исполнителя и его номер тлф.

Герб РФ

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

Справочные данные организации

от ________ № _________

на № ________ от _______

Заголовок письма

Текст

должность ____________ И.О. Фамилия

подпись

И.О. Фамилия исполнителя, тлф

40

3. Акт – это документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссией, которая может быть как постоянно действующей, так и создаваемой приказом руководителя.

Поводом для акта могут быть различные события: ликвидация организации, акт приема-передачи материальных ценностей, акт о приеме объектов, инвентаризации.

Независимо от разновидности актов они составляются по единой схеме:

Комиссия изучает существо вопроса, по которому составляется акт, причем комиссия должна отражать только те события, которые подлинно установлены. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные. Акт оформляется на общем бланке с указанием даты и места составления (должны строго соответствовать дате и месту события).

Текст акта делится на 3 части:

7. Введение. Текст введения формализован, в нем указывается основание для составления акта, лица, присутствующие при составлении и участвующие в составлении акта. Эта часть начинается словом: основание, после которого ставится двоеточие и указывается, что это за основание (например, приказ директора), далее с новой строки после слова «Составлен:» перечисляются члены комиссии: председатель и остальные по алфавиту с указанием должности и Ф.И.О., ниже, тоже по алфавиту указываются присутствующие.

8. Констатирующая часть – начинается с абзаца, в котором излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией. Часто результаты работы приводятся в виде таблицы.

9. Заключительная часть – выводы и рекомендации. Эта часть необязательна.

Перед текстом имеется заголовок с предлогом «О (Об)».

После текста перед подписями при необходимости указывается количество экземпляров акта, и куда они направляются. Завершается текст акта подписью, причем перед подписью должность не указывается.

Некоторые виды актов требуют утверждения, например, акты о ликвидации, об уничтожении дел.

41 создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Все документы организации делятся на 3 потока:

4. входящие (поступающие);

5. исходящие (отправляемые);

6. внутренняя документация.

Каждый из этих документопотоков имеет свою специфику по составу документов, их обработке и движению.

Количество всех потоков документов за определенный период (например, за год) составляет документооборот организации.

Последовательность обработки и движения документов делится на следующие этапы:

7. Прием и обработка документа.

8. Предварительное рассмотрение и распределение.

9. Регистрация.

10. Контроль за исполнением.

11. Информационно-справочная работа.

12. Исполнение документов и их отправка.

42.43?

44 В процессе своей деятельности организации, фирмы и предприятия получают и создают большое количество документов. После того, как документы использованы в оперативной работе, они становятся хранителями информации. Т.е. в течение какого-то времени эти документы могут понадобиться кому-либо для решения какого-нибудь вопроса. Быстрый поиск документа возможен только при четкой классификации документов.

Простейшей классификацией документов является помещение их в дела. Государственный стандарт дает следующее определение дела:

45

Прием на работу сопровождается созданием следующих документов:

1. заключением трудового договора;

2. заполнением личной карточки работника;

3. заполнение лично работником личного листка по учету кадров (анкеты);

4. автобиографии;

5. составляется приказ о приеме на работу, оформляется трудовая книжка.

Работник лично предъявляет паспорт, пенсионное страховое свидетельство, военный билет, трудовую книжку. Если работа требует специальных знаний, то предъявляется документ об образовании. Работник должен пройти инструктаж по технике безопасности и охране труда.

46 Трудовой договор

1. Является двухсторонним, с первой стороны – в лице директора, и гражданином… именуемым в дальнейшем … (инженер). Указывается, что работник принимается на … должность в … структурное подразделение.

2. Оговаривается, каким этот договор является: на определенный или неопределенный срок. Указывается дата начала работы, если срочная работа – окончание, срок испытания (максимальный – 3 месяца, в отдельных случаях – 6 месяцев, например, если работа с материальными ценностями).

3. Оговариваются обязанности работника.

4. Права работника (установленные трудовым кодексом РФ), иные права.

5. Обязанности работодателя (обязуется выполнять условия договора).

6. Права работодателя (расторгнуть договор в соответствии с Трудовым кодексом РФ), иные права.

7. Заработная плата, условия труда. Должностной оклад работника устанавливается в размере…, устанавливаются дополнительные выплаты и их виды, указывается продолжительность отпуска (все отпуска в календарных днях за исключением праздничных дней), работнику устанавливается либо нормируемая рабочая неделя (указывается, сколько рабочих дней, сколько выходных), указывается, если привлекаются к сверхурочной работе с соответствующей зарплатой (аварии). Определяются социально-бытовые льготы.

8. Социальное страхование. Работник, заключивший трудовой договор, подлежит всем видам государственного социального страхования.

9. Иные условия договора (открытый пункт).

10. Стороны несут одинаковую ответственность за невыполнение условий договора.

11. Трудовой договор составлен в 2-х экземплярах, имеющих равную юридическую силу. 1-й экземпляр остается у работодателя, 2-й – работнику.

Подпись работника, руководителя организации, гербовая печать.

Гриф СОГЛАСОВАНО – руководитель организации, работник.

Договор регистрируется в кадровой службе, ставится дата, номер.

Личный листок и автобиография

Заполняются самостоятельно.

В личном листе: Ф.И.О. (полностью), число, месяц, год рождения, место рождения, национальность, гражданство, образование (несколько колонок: наименование учебного заведения, место нахождения, факультет, год поступления и год окончания, специальность и квалификация по диплому). Если работник был на курсах повышения квалификации и др., то это указывается в специальной таблице.

Если имеются ученая степень или звание – указываются.

Указывается изучаемый иностранный язык и степень владения им.

На развороте – выполняемая работа с начала трудовой деятельности, включая учебу в Вузе и службу в армии. Наименования предприятий и организаций следует указывать так, как они назывались в свое время. Указывается год приема и увольнения, должность с указанием учреждения и организации, местонахождения организации.

На третьей странице – перечисление ближайших родственников. Указывается степень родства, Ф.И.О., год и место рождения, адрес, место жительства.

Есть отдельные пункты – награды, отношение к воинской обязанности, воинское звание.

Далее указывается домашний адрес и паспортные данные.

Ставится дата заполнения, подпись.

На первом листе – фото 4,56,5 см.

Обо всех изменениях данных необходимо ставить в известность отдел кадров.

Автобиография – в произвольной форме: год, место рождения, где обучался, служба в армии…

47