- •По средствам фиксации документа (письменные, графические, фотодокументы).
- •6. Текст документа. Составляется на русском языке, либо на языке субъектов Федерации, в зависимости от статуса организации может и на других языках. Бывает следующих видов:
- •14 Бланки должны соответствовать гост р 6.30-2003. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта бланков: угловой и продольный.
- •15,16Утверждены гост р 6.30-2003.
- •Договорные письма – это разновидность сопроводительного письма. Они только подтверждают факт направления договора. Словосочетания: направляем Ваш договор о … на … листах.
- •3. Инструкция – правовой акт, который издается органами государственного управления.
- •Изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;
- •Обсуждение и принятие документа, если это коллегиальный орган, либо согласовывание при единоначалии;
- •Подписание документа.
- •Констатирующей;
- •Распорядительной.
- •Объяснительные записки, которые сопровождают основной документ, они оформляются на бланке учреждения.
- •По поводу какого-либо происшествия, должны быть четкими, убедительными и содержать неопровержимые доказательства – оформляются, как и внутренние докладные записки.
- •Констатирующая часть – начинается с абзаца, в котором излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией. Часто результаты работы приводятся в виде таблицы.
- •Заключительная часть – выводы и рекомендации. Эта часть необязательна.
- •22. Особенности работы с кадровыми документами
- •26Контроль за исполнением документа является одной из функций управления. Выделяют 2 вида контроля:
- •Устав – свод правил, который определяет деятельность организации, учреждения или общества.
- •Констатирующей;
- •Распорядительной.
- •4. Информационно-справочные документы
- •Объяснительные записки, которые сопровождают основной документ, они оформляются на бланке учреждения.
- •По поводу какого-либо происшествия, должны быть четкими, убедительными и содержать неопровержимые доказательства – оформляются, как и внутренние докладные записки.
- •Констатирующая часть – начинается с абзаца, в котором излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией. Часто результаты работы приводятся в виде таблицы.
- •Заключительная часть – выводы и рекомендации. Эта часть необязательна.
- •48Трудовая книжка.
Объяснительные записки, которые сопровождают основной документ, они оформляются на бланке учреждения.
По поводу какого-либо происшествия, должны быть четкими, убедительными и содержать неопровержимые доказательства – оформляются, как и внутренние докладные записки.
3. Акт – это документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссией, которая может быть как постоянно действующей, так и создаваемой приказом руководителя.
Поводом для акта могут быть различные события: ликвидация организации, акт приема-передачи материальных ценностей, акт о приеме объектов, инвентаризации.
Независимо от разновидности актов они составляются по единой схеме:
Комиссия изучает существо вопроса, по которому составляется акт, причем комиссия должна отражать только те события, которые подлинно установлены. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.
Акт оформляется на общем бланке с указанием даты и места составления (должны строго соответствовать дате и месту события).
Текст акта делится на 3 части:
Введение. Текст введения формализован, в нем указывается основание для составления акта, лица, присутствующие при составлении и участвующие в составлении акта. Эта часть начинается словом: основание, после которого ставится двоеточие и указывается, что это за основание (например, приказ директора), далее с новой строки после слова «Составлен:» перечисляются члены комиссии: председатель и остальные по алфавиту с указанием должности и Ф.И.О., ниже, тоже по алфавиту указываются присутствующие.
Констатирующая часть – начинается с абзаца, в котором излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией. Часто результаты работы приводятся в виде таблицы.
Заключительная часть – выводы и рекомендации. Эта часть необязательна.
Перед текстом имеется заголовок с предлогом «О (Об)».
После текста перед подписями при необходимости указывается количество экземпляров акта, и куда они направляются. Завершается текст акта подписью, причем перед подписью должность не указывается.
Некоторые виды актов требуют утверждения, например, акты о ликвидации, об уничтожении дел.
Телеграммы – это документы, передаваемые посредством телеграфной связи, и в зависимости от срочности передаваемой информации на телеграмме могут быть пометки:
внеочередная;
правительственная;
срочная и т.д.
Категорию указывают перед адресатом. Далее дается точный адрес, без почтового индекса: город, № почтового отделения, улица, дом и название адресата. Многие организации на телеграфе имеют условный или сокращенный адрес (например, Кемерово – Колос – Петрову).
Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы – на чистом листе бумаги только на одной стороне через 2 интервала прописными буквами. Между словами – 2 пробела. Текст начинается с абзаца, в дальнейшем абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст состоит только из одного логического элемента – заключения, иногда с доказательствами. Пишется особым языком: без предлогов, союзов, знаков препинания. Но если они нужны, то пишутся сокращенно: ТЧК, ЗПТ, ДВТЧ. Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), + (плюс), - (минус), ! (восклицательный) и ? (вопросительный) знаки, % (проценты), : (двоеточие) и т.д.