22. Особенности работы с кадровыми документами

Являются основными документами для работников. От правильного оформления кадровых (КД) зависят назначения пенсий, подтверждение стажа работы, квалификации.

В больших организациях кадровую работу проводят специалисты по кадрам, на небольших (до 100 человек) – ведение кадровых документов возлагается на секретаря. Они оформляют документы о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и др.

Помимо нормативно-правовых актов при создании кадровых документов необходимо руководствоваться:

1. Трудовым кодексом РФ

2. Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Унифицированными формами по учету труда и его оплаты

23 24 Документооборот организации – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Все документы организации делятся на 3 потока:

1. входящие (поступающие);

2. исходящие (отправляемые);

3. внутренняя документация.

Каждый из этих документопотоков имеет свою специфику по составу документов, их обработке и движению.

Количество всех потоков документов за определенный период (например, за год) составляет документооборот организации.

Последовательность обработки и движения документов делится на следующие этапы:

1. Прием и обработка документа.

2. Предварительное рассмотрение и распределение.

3. Регистрация.

4. Контроль за исполнением.

5. Информационно-справочная работа.

6. Исполнение документов и их отправка.

25.Регистрация документов – это один из важных этапов работы с документами, который определяется ГОСТ Р 15141-98 «Запись учетных данных о документе по установленной форме».

Регистрация документа устанавливает факт его получения, создания и отправления. Она осуществляется путем внесения документа в определенную регистрационную форму. При этом документу присваивается регистрационный номер, и записываются основные сведения о документе. Всё это позволяет создать базу данных обо всех документах организации.

Регистрация документа придает ему юридическую силу. Если документ не зарегистрирован и не получил свой номер, то он считается неоформленным. За незарегистрированные документы организация не отвечает.

Регистрация документов преследует 3 цели:

• учет документов;

• контроль за исполнением документов;

• справочная работа с документами.

Регистрации подлежат все документы, которые требуют специального учета, исполнения и контроля. Система регистрации заключается в снятии с документа его реквизитов и занесение их в журнал, картотеку или ЭВМ. Документы, предназначенные только для сведения, регистрации не подлежат. С этой целью в организациях в приложении к инструкции по делопроизводству составляется перечень нерегистрируемых документов (поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, печатные издания, конверты с пометкой «лично», копии документов распорядительного характера). Документы регистрируются только 1 раз. В крупных учреждениях они регистрируются в канцелярии (если документы внутреннего характера и организация имеет подразделения, то они регистрируются в этих подразделениях). Внутренние документы регистрируются в день их подписания, входящие – в день их получения, исходящие – в день отправления.

При получении документа в регистрационную форму выписываются следующие реквизиты:

• дата получения;

• регистрационный номер;

• дата документа, которая указывается отправителем;

• регистрационный номер отправителя;

• автор документа;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция руководителя;

• срок исполнения;

• исполнитель;

• ход исполнения;

• как исполнен документ каждым исполнителем;

• номер дела, в которое он будет помещен после исполнения

ГОСТом не запрещается при регистрации документов (письменных обращений граждан) вписывать в регистрационную форму и другие реквизиты (адрес и проч.).

Регистрационные формы могут быть 3-х видов:

• журнальная;

• карточная;

• ЭВМ.

Журнальная – в настоящее время используется, когда хотят избежать конфликтных ситуаций с отдельными гражданами. Используется при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, удостоверений.

Карточная – форма карточки может быть определена самим учреждением. Составляется она на формате А5 или А6.

1 2 3 …….. 15 ……. 31 (дни)
Автор
Дата получения	Входной №	Дата документа	№ документа
Заголовок
Резолюция
Исполнитель
Ход исполнения
№ дела

Чтобы разделить карточки по отдельным вопросам или разделам они могут быть изготовлены разных цветов, либо с цветной каймой.

ЭВМ-форма – карточка выводится на экран компьютера. В настоящее время эта регистрация практически вытеснила ручную. Она имеет ряд преимуществ:

• Регистрация документов с помощью компьютера позволяет регистрировать документы на различных рабочих местах, в структурных подразделениях.

• На основе базы данных можно организовать информационно-справочную систему.

• Позволяет организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При поступлении документов графы «резолюция» и «исполнитель» можно не заполнять, заполняются они только в случае, если руководитель накладывает резолюцию.