2. 26Контроль за исполнением документа является одной из функций управления. Выделяют 2 вида контроля:

• контроль по существу вопроса;

• контроль за сроком исполнения.

Контроль по существу вопроса осуществляется руководителем или другим уполномоченным лицом, т.е. оценивается насколько правильно, удачно исполнен документ.

Контроль за сроком исполнения ведет служба делопроизводства. Его можно подразделить на:

• текущий;

• предупредительный.

Контроль по срокам исполнения может быть установлен законодательством (например, сроки исполнения по письмам граждан). Часто в документах, поступающих от вышестоящих организаций и требующих решения каких-либо вопросов, сроки исполнения уже проставлены. Когда документ поступает от коллегиальных органов, в нем сроки исполнения проставляются по каждому вопросу отдельно. Существуют документы, в которых срок исполнения составляет несколько месяцев, полгода, год. В этих случая срок исполнения рекомендуется разбить на несколько этапов и контроль осуществлять поэтапно. Форма контроля выбирается фирмой самостоятельно.

Наиболее удобна сроковая картотека. В ней используются регистрационные карточки и обычный регистрационный ящик. Система проста: ящик делится на 32 части подвижными разделителями. 31 разделитель – по дням месяца, 32-ой – для карточек, срок исполнения которых заканчивается в следующем месяце, или позже. За первым разделителем оказываются карточки с просроченным сроком исполнения, там они находятся до тех пор, пока не будет определен новый срок исполнения. В начале каждого дня карточки просматриваются, срок исполнения которых закончился этим днем. Если этим днем документ не исполнен, то докладывается руководителю. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом, которое его установили. При предупредительном контроле за 3 дня до истечения срока исполнения исполнитель предупреждается в устной форме, что срок исполнения документа заканчивается. Когда документ исполнен на оборотной стороне делается отметка об исполнении, дается оценка как решен вопрос, отметка об отправлении документа. После снятия документа с контроля он направляется в справочно-информационную картотеку

27 Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Т.е. это специальный классификационный справочник, определяющий порядок распределения документов по делам и позволяющий быстро отыскать нужный документ.

Номенклатура дел является документом многоцелевого значения, т.к. позволяет систематизировать и распределять документы по делам и указывает сроки хранения, соответствующие каждому конкретному документу.

Распределение документов в соответствии с номенклатурой дел и установление примерных сроков их хранения можно назвать первым этапом определения ценности документа.

Общие требования к оформлению номенклатуры дел изложены в следующих нормативных актах:

1. государственной системе документационного обеспечения управления;

2. основных правилах работы ведомственных архивов;

3. типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел присутствует в любой организации и должна охватывать все документы, как создаваемые в организации, так и получаемые извне.

Номенклатуры дел бывают 3-х видов:

1. конкретные (номенклатура дел организации);

2. примерные;

3. типовые.

Конкретные составляются для организации в целом, но могут составляться и для каждого подразделения отдельно. Применяются редко, обычно только для малых предприятий.

Широкое распространение получили 2 и 3-й виды. Они составляются для однородных по роду деятельности и структуре организаций (типовая) и для однородных по роду деятельности, но различных по структуре организаций (примерная), позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел и установить для них единые сроки хранения.

Примерные номенклатуры дел устанавливают примерный состав дел, заводимых в организации, носят рекомендательный характер.

Каждая организация должна иметь свою номенклатуру дел, которая составляется на каждый год, а работа по её составлению должна быть закончена не позже декабря, т.к. вводится в действие с 1 января каждого года.

Если организация сама разрабатывает номенклатуру дел, то к разработке должны быть привлечены ведущие специалисты (руководители подразделений), работники, ответственные за документооборот (канцелярия), и специалист архивной службы. Т.к. только руководители подразделений и ведущие специалисты могут знать, какие документы в перспективе им потребуются. Остальные привлекаются для того, чтобы правильно составить номенклатуру дел.

В 1-ю очередь знакомятся с ранее перечисленными нормативными документами, кроме того, используется положение об учреждении, подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы. Главным источником для составления номенклатуры дел являются сами документы. При её составлении из примерной номенклатуры дел выбираются названия дел, которые будут использоваться в данной организации. При этом некоторые названия дел могут разъединяться или наоборот, соединяться, т.е. уточняются.

Сроки хранения дел, выбранных из примерной или типовой номенклатуры, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений.

Выявив круг документов, определив примерные названия дел, приступают к определению конкретного названия дел. Требования к заголовку дела: краткость, четкость, предельная ясность.

Если в деле объединяются различные виды документов, но по одному вопросу, то в названии употребляется слово «документы» (а не «дело», которое применяется в случае уголовных, личных, арбитражных и т.п. дел) и в конце заголовка в скобках указывается, какие документы находятся в данном деле. Например, «Документы о строительстве нового учебного корпуса (планы работ, финансовый отчет …)».

Заголовки указываются во множественном числе в делах для групповых документов одного вида.

В заголовке дел по переписке уточняется с кем эта переписка. И если она ведется с одним корреспондентом, то указывается её конкретное название. Если с несколькими однородными корреспондентами, то название заголовка дается обобщенно. Когда переписка с разнородными корреспондентами, то в заголовок они не выносятся, а указывается лишь вопрос переписки (например, «об организации факультета повышения квалификации при институте»).

На практике удобно формировать в одном деле документы по территориальному признаку.

Если в дело будут помещены планы, отчеты, то в заголовке должно быть указание на периодичность и характер документа (например, годовые отчеты кафедры за … учебный год).

В заголовках дел распорядительных документов, в делах, содержащих протоколы, после содержания вида документа дается автор и год (например, приказы директора за … год).

В номенклатуре дел не должно быть общих определений, не раскрывающих сущность документов, хранящихся в деле, например: входящие, исходящие документы, дела с отчетностью и т.п.

После составления заголовков дел и установления сроков их хранения, проводится систематизация заголовков. Т.е. заголовки дел в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, которая одинакова для всех структурных подразделений. Стабильный порядок расположения дел обеспечивает их быстрый поиск. В соответствии с нормативными материалами рекомендуется первыми размещать дела с нормативными документами вышестоящих организаций. Затем размещаются дела с документацией, относящейся к деятельности организации: уставы, положения. Далее располагаются дела с организационно-распорядительными документами: приказами, распоряжениями, документами по деятельности общественных организаций. Затем располагаются дела с отчетной документацией: годовые, квартальные, ежемесячные отчеты. Последними располагаются дела по переписке и с рекомендациями.

При наличии однородных корреспондентов и если дела заводятся по географическому признаку, их располагают в алфавитном порядке.

Если организация имеет подразделения, то номенклатура дел составляется в каждом подразделении. После её составления она согласовывается с архивом учреждения. Согласование необходимо для того, чтобы определить полноту всех дел подразделения. В дальнейшем на основе номенклатуры дел подразделения составляется номенклатура дел организации в целом. Разделами являются названия подразделений. Первым разделом, независимо от места в штатном расписании ставится номенклатура дел канцелярии. Расположение всех дел закрепляется индексом. Если организация небольшая, то делам присваивается только 1 индекс (например, 01, 02). В сводной номенклатуре дел в индекс входит также и обозначение структурного подразделения (например, 01-05). Индексацию рекомендуется сохранять постоянной из года в год.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, где каждая графа имеет своё назначение и требует правильного заполнения. Она состоит из 5 граф:

1. Индекс дела (номер дела) – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку (как правило, состоит из номера дела и индекса подразделения).

2. Заголовок дела. В течение года в одном и том же деле может собраться большое количество документов, которые в дальнейшем оформляются в отдельные тома в конце года.

3. Указывается количество дел, томов, частей.

4. Срок хранения каждого дела, определяемый сводной таблицей.

5. Примечания. Эта графа заполняется в том случае, если дела уничтожаются, передаются в архив или какое-то из дел не завершено.

Проект номенклатуры дел организации согласовывается с ведомственным архивом и направляется на согласование в государственный архив.

Печатается в 4-х экземплярах:

1. экземпляр хранится в службе делопроизводства организации;

2. – хранится в государственном архиве;

3. – в ведомственном архиве;

4. – является рабочим.

Экземпляр, согласованный с государственным архивом имеет постоянный срок хранения и включается в номенклатуру дел организации.

Если в номенклатуре дел ничего не меняется, то государственный архив ставится об этом в известность и номенклатура дел не составляется заново. Но каждые 5 лет номенклатура дел обязательно пересматривается.

В конце года делается итоговая запись о категориях и количествах заведенных дел, заполняются 3 графы:

1. сроки хранения (постоянное хранение, временное свыше 10 лет, временное до 10 лет включительно);

2. проставляется количество дел;

3. указываются переходящие дела.

При составлении номенклатуры дел обязательно по каждому подразделению оставляются резервные индексы.

Номенклатура дел является достаточно сложным документом и если организация не имеет нужных специалистов по составлению дел, то необходимо обратиться за помощью в государственный архив.

28 Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Исполненные документы формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

29 Изъятие документов из дела могут производить только органы, на это уполномоченные: налоговой инспекции, органы дознания прокуратуры. Изъятие документов производится только в присутствии лиц, ответственных за их хранение. Оформляется изъятие протоколом, копия которого вручается должностному лицу организации. В организации на изъятые документы составляется опись, в которой отражается их содержание. С разрешения и в присутствии изымающих органов представители организации могут снять копии с этих документов.

Если же изымаются документы недооформленные, не исполненные, не прошитые, то с разрешения органов они могут быть дооформлены.

В случае уничтожения или утери исполненных документов, руководитель организации создает комиссию, которая расследует причины утраты документа. В эту комиссию могут входить процессуальные органы, органы противопожарной безопасности, органы государственного надзора и проч.

30

Дело считается заведенным в момент помещения в него 1-го исполненного документа, и оно хранится в подразделении до момента сдачи в архив.

Хранятся дела в сейфах, вертикально.

Для особо важных документов составляется внутренняя опись документов, хранящихся в деле. Она помещается на внутренней стороне папки и постоянно дополняется. Документы, исполненные и включенные в дело, в течение года могут быть востребованы работниками организации. Поэтому вместо документа, который выдан работнику, в дело помещают лист-заместитель, в котором указывается когда, кому и на какой срок выдан документ, ставятся подписи того, кто выдал, и того, кто получил. Если требуется все дело, то заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер дела, дата выдачи, количество листов в деле, кому выдано и его расписка, дата возврата дела и расписка получателя. Дело может быть выдано сотруднику подразделения на срок до 1 месяца.

После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. Но если документ нужен, то может быть выдано дело целиком.

Изъятие дела после завершения делопроизводственного года может производиться по письменным запросам компетентных органов и с разрешения руководителя организации. При этом составляется акт об изъятии дела.

31.32?

33