1. Изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;

2. Обсуждение и принятие документа, если это коллегиальный орган, либо согласовывание при единоначалии;

3. Подписание документа.

Подготовка проекта документа может быть поручена конкретному лицу (подразделению – если документ имеет важное значение, в котором для его разработки создаются рабочие группы). Главное условие при подготовке проекта документа – обеспечение его высокого качества, что подразумевает высокую компетентность лиц, его подготавливающих. Юридическим основанием для подготовки может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящей организации и проч. Подготовка любого распорядительного документа требует сбора данных по существу вопроса, для чего используются информационно-справочные материалы: отчеты, акты проверок, объяснительные и докладные записки. Собрав все необходимые документы по существу вопроса и получив полную ясность по данному вопросу, четко определив цель издания документа, приступают к разработке его проекта.

Текст распорядительного документа состоит, как правило, из 2 частей:

1. Констатирующей;

2. Распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события и дана их оценка. В некоторых случаях в ней излагается пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается документ. Этой части может и не быть.

Основной в распорядительных документах является 2 часть, которая излагается в повествовательной форме и в зависимости от вида документа начинается словами: постановляет, решает, предлагаю, приказываю (пишутся прописными буквами или строчными, вразрядку). Эти слова располагаются на отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиальных органов может указываться перед словами «решает» название этого органа. Затем с новой строки с абзацем следует текст распорядительной части.

К этой части текста предъявляются наиболее строгие требования. Формулировки должны быть четкими и не противоречить ранее изданным документам, должны быть однозначными. В формулировках следует избегать слов: повысить, усилить, улучшить.

Если распорядительная часть содержит несколько распоряжений и несколько исполнителей, то она разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель в дательном падеже, либо подразделение, либо организация. Предписываемые действия обычно начинаются словами: подготовить, зачислить, возложить, обеспечить, принять, уволить и т.п. Указывается срок исполнения, который должен быть реальным с учетом времени движения распорядительного документа до исполнителя и объема предполагаемых работ.

В конце распорядительной части помещается перечень документов, которые утратили силу или подлежат изменению в связи с вводом нового распорядительного документа.

Текст распорядительного документа начинается с заголовка с предлогом о (об). Подготовив текст документа, приступают к его оформлению. Распорядительный документ располагается на бланке организации.

Завершающим этапом является согласование документа и подписание. Согласование осуществляется путем визирования, либо простановкой штампа согласования. Документ визируется его составителями, исполнителями и юрисконсультом. Если документ касается финансовых вопросов, то он визируется финансовыми отделами, либо главным бухгалтером.

Распорядительные документы коллегиальных органов принимаются на их заседаниях после обсуждения. Если после обсуждения возникли замечания по документу, то он направляется на доработку и принимается на следующем заседании. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем, если это коллегиальный орган, то подписывает председатель и секретарь.

Документ вступает в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

21 Большинство поступающих в организацию и издаваемых организацией документов носят информационно-справочный характер. К таким документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма и т.п.

Эти документы носят вспомогательный характер и в отличие от распорядительных документов не обязательны к исполнению, т.е. они могут быть приняты к сведению, либо побуждать к каким-то действиям.

1. Справки – это документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Существует 2 вида справок:

1. с информацией о фактах и событиях служебного характера;

2. справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Более многочисленную группу составляют справки 2 вида, они могут выдаваться как отдельным физическим лицам, так и организациям.

В зависимости от вида и назначения справки могут оформляться по унифицированной форме, либо носить индивидуальный характер.

2. Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка адресуется руководителю организации, либо в вышестоящее учреждение. Чаще всего в ней содержится информация о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе. Могут также содержаться выводы и предложения. Докладная записка может подаваться как по инициативе работника, так и по указанию руководителя.

Текст докладной записки разделяется на 2 части:

1. констатирующая – в ней излагается имеющий место факт и описывается ситуация, которая привела к этому факту;

2. излагаются предложения или просьбы.

Докладная записка внутри организации оформляется на простом листе бумаги, где указываются обычные реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата, подпись составителя. Докладная записка в вышестоящую организацию оформляется на общем бланке этого учреждения или организации и подписывается руководителем.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (например, плана отчета), либо объясняющий причины какого-либо события, факта, проступка.

Объяснительные записки разделяются на 2 группы: