(17)Роль информации в обеспечении качества

Эффективность управления во многом определяется качеством информационного обеспечения.

СМК может устойчиво функционировать только при условии, что органы управления на всех уровнях, связанных с обеспечением качества продукции, будут получать необходимую и достаточную информацию для принятия решений.

При правильном использовании информация позволяет грамотно построить стратегию производства и обеспечить выпуск конкурентоспособной продукции в течение длительного периода. Недооценка роли информации чревата банкротством: ведь в условиях конкурентной борьбы выигрывает тот, кто лучше информирован, кто грамотно использует свои возможности. Особую роль в улучшении деятельности по информационному обеспечению в организации играет использование информационных технологий (IT), под которыми принято понимать применение компьютеризированных телекоммуникационных средств для сбора, хранения и обработки информации в различных сферах деятельности организации. IT позволяют устранять информационные и организационные разрывы в организации, дублирование функций, нерациональное использование ресурсов, ускорять принятие управленческих решений. Создание в организации информационной системы необходимо для развития процессного управления, принятия решений, основанных на фактах. Эта система необходима для предоставления нужной информации, в нужное время и в нужном месте. Существуют различные подходы к процессам осознания, сбора, организации, обработки, распространения и исследования информации в организациях.

В работе Г.В. Прилуцкой дана классификация информационного ресурса о качестве. Она включает директивную и законодательную информацию, научно-технические документы, статистическую, конъюнктурную и вторичную информацию.

Директивная и законодательная информация включает в себя нормативные и правовые нормы в виде информации на всех уровнях управления, регулирующие общественные отношения для обеспечения высококачественной, безопасной для людей и окружающей среды продукции, в том числе технические регламенты. К нормативно-техническим документам относятся стандарты, дающие техническую характеристику объекта стандартизации и устанавливающие экономический норматив качества. К статистической информации относятся данные обработки первичных форм статистической отчетности, содержащие показатели состояния объекта анализа. Конъюнктурная информация - это совокупность сведений о промышленных изделиях и отношении к ним потребителей, о фирмах-конкурентах и другая маркетинговая информация. Вторичная информация получается из информационных изданий по стандартизации и качеству продукции (например, из библиографических, реферативных и других изданий).

(18) Формированию информационной культуры В современной организации серьезное внимание должно уделяться формированию информационной культуры, которая определяется как "разделяемые в организации ценности и установки значимости и функционального предназначения информации и информационных продуктов, влияющие на процессы сбора, организации, обработки, распространения и использования информации, а также последовательный перевод этих ценностей в индивидуальные и групповые действия (поведение) и механизмы для оперирования информацией в разнообразных формах". Она является составной частью культуры качества организации.

Формирование информационной культуры предполагает развитие у сотрудников организации следующих качеств:

личной потребности в усвоении основ информационной культуры;

умения самостоятельно осуществлять поиск информации;

умения устранять информационный дефицит;

способности взаимодействовать с информационной средой;

умения моделировать собственное информационное поведение, прокладывая путь от неизведанного к известному;

способности создавать и использовать собственные поисковые системы;

способности к восприятию и оценке информации;

умения оценивать информацию в отношении ее полноты, достоверности, солидности источника.

В деятельности организации по обеспечению и улучшению качества для выполнения своих функций управленческий персонал должен иметь специальные знания и обладать определенными качествами. Обмен информацией между руководителями в организации столь же важен, как и ее сбор и обработка.

Одна из важнейших задач любой организационной структуры - организация системы управления и учета информации, которой владеют сотрудники. С помощью такой системы информация (сведения) превращается в знания организации. Информация должна служить одним из факторов качества работы, являясь принципом благосостояния в среде обязанностей каждого сотрудника.