Копіювання стилів, бібліотека стилів, автоформат
Створений стиль можна скопіювати в інший документ за допомогою кнопки "Организатор" у вікні "Стиль ".
Вікно "Организатор" складається з двох зон: ліва містить список стилів поточного документа та шаблону, права — тільки шаблону. Щоб закрити непотрібний документ чи шаблон, слід натиснути кнопку "Закрыть файл". Після закриття документа назва кнопки заміниться на "Открыть файл". За її допомогою можна відкрити інший файл з новим списком стилів. Виділений в одній зоні стиль можна скопіювати в іншу зону за допомогою кнопки "Копировать", видалити, натиснувши кнопку "Удалить", або перейменувати, натиснувши кнопку "Переименовать".
Для прискореного форматування документа використовують бібліотеку стилів існуючих шаблонів, скопіювавши їх в активний документ. Для цього потрібно:
виконати команду Формат – Библиотека стилей. У групі "Просмотреть " вікна "Библиотека стилей " вибрати потрібний параметр:
документ — відобразити активний документ, відформатований стилями вибраного шаблону;
пример — вивести зразок тексту зі стилями вибраного шаблону;
образцы стилей — переглянути зразки стилів вибраного шаблону;
вибравши відповідний шаблон, натиснути кнопку "ОК" і стилі шаблону скопіювати в активний документ.
Швидко відформатувати документ з використанням стилів в автоматичному режимі можна за допомогою команди Формат – Автоформат. Для цього:
виділіть текст для форматування і виконайте команду Формат –Автоформат;
у вікні "Автоформат" натисніть кнопку "Параметры", щоб визначити, до яких елементів документа застосовуватиметься автоформатування. Виберіть перемикач "Сразу весь документ", щоб виконати автоформатування без перегляду внесених змін, або "С просмотром каждого изменения", щоб прийняти або відхилити їх в процесі автоформатування;
натисніть кнопку "ОК", щоб розпочати автоформатування.
Шаблони документів
Шаблонами називають документи спеціального типу, які використовують для створення інших документів. Файли шаблонів відрізняються від звичайних документів розширенням *.dot. Будь-який документ редактора Word будується на шаблоні, що визначає основну структуру документа і містить такі елементи настроювання документу:
шрифти;
меню;
панелі інструментів;
параметри сторінки;
комбінації клавіш;
елементи автотексту;
стилі;
макроси;
графіку;
текст.
У документі, що створюється на основі конкретного шаблону, використовують елементи оформлення і значення параметрів з відповідного шаблону.
Для створення нового документа на основі існуючого шаблону виконайте команду “Файл ® Создать”. Виберіть потрібний шаблон у вікні “Создание документа” ,встановіть перемикач “Создать” у положення “Документ” і натисніть кнопку “ОК”.
Для створення нового документа за допомогою “мастера” виконайте команду “Файл ® Создать”, встановіть перемикач “Создать” у положення “Документ” і виберіть потрібний майстер (вкладки “Другие документы”, “Записки”, “Письма и факсы” – майстри резюме, календарів, повісток, записок, конвертів, листів, факсів тощо). Виконуйте вказівки цього майстра, вибирайте відповідні параметри і заповнюйте в разі потреби порожні текстові поля. На завершення натисніть кнопку “Готово”.
Існує два основних типи шаблонів – загальні шаблони і шаблони документів. Загальні шаблони, прикладом яких є звичайний шаблон Normal.dot, містять настройки, доступні для всіх документів. Шаблони документів містять настройки, доступні лише для документів, побудованих на цьому шаблоні. У редакторі Word існує набір шаблонів документів і, крім того, можливість створювати шаблони самостійно. У редакторWord входить великий набір шаблонів для створення різних документів.
Каталог, в якому зберігаються шаблони документів, можна змінювати. Для цього треба виконати команду “Сервис → Параметы”, перейти до вкладки “Расположение”, у списку “Типи файлів” виділити пункт “Шаблоны пользователя” і натиснути кнопку “Изменить”. У вікні, що з’явилося на екрані, треба задати нове повне ім’я папки, де зберігатимуться шаблони користувача.
За замовчуванням редактор Word автоматично зберігає зміни, внесені в шаблон Normal.dot (шаблон “ Обычный”). Але можна керувати збереженням змін, що вносяться в цей шаблон. Для цього треба виконати команду “Сервис → Параметры”, перейти до вкладки “Сохранение” і ввімкнути опцію “Запрос на сохранение шаблона Normal.dot”.
Шаблони зберігаються з розширенням *.dot. При створенні нових шаблонів редактор Word додає до вказаного користувачем імені файла шаблону розширення *.dot.