Тема 5. Автоматизированные рабочие места (арм), как средство реализации новых информационных технологий.

При изучении данной темы следует обратить внимание на основные понятия АРМ, их назначение, виды, структуру и обеспечение. Необходимо также овладеть методами и средствами создания форм и шаблонов стандартных документов с помощью приложений, входящих в MS Office. Организация и реализация управленческих функций требуют радикального изменения, как самой технологии управления, так и технических средств обработки информации, среди которых главное место занимают информационные и коммуникационные технологии. Они все более превращаются из системы автоматической переработки входной информации в систему накопления опыта управленческих работников, анализа, оценки выработки наиболее эффективных экономических решений.

АРМ (автоматизированное рабочее место) можно определить как совокупность информационно – программно - технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области. Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, — наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления. Такое АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на все время сеанса работы. Этому отвечает подход к проектированию такого компонента АРМ, как внутреннее информационное обеспечение, согласно которому информационный фонд на магнитных носителях конкретного АРМ должен находиться в монопольном распоряжении пользователя. Последний сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации. Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Более сложной формой является АРМ с использованием ПЭВМ в качестве интеллектуального терминала, а также с удаленным доступом к ресурсам центральной — главной ЭВМ внешней сети. В данном случае несколько ПЭВМ подключается по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждая ПЭВМ может работать и как самостоятельное терминальное устройство. В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключаться не только к ресурсам главной ЭВМ-сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т.п.).

Студенты должны знать основные различия в моделях данных, организацию хранения информации в базах данных (на примере системы управления базами данных Access), изучить различные способы создания таблиц (с помощью Мастера, в режимах конструктора и таблиц) и форм.

Лекция 5. Конспект, литература [1, 3 – 4, 6 ]. Лабораторная работа 2, 3.

В лабораторной работе необходимо рассмотреть приемы установления связей между таблицами и экспорта данных из таблиц в текстовые документы. Изучить способы получения информации из баз данных с помощью запросов, форм, отчетов. Самостоятельная работа предполагает написание эссе по теме. Для закрепления материала необходимо ответить на вопросы теста. (Приложение 1)

Материал для изучения: «Назначение и виды АРМ». Деятельность работников сферы управления (бухгалтеров, специалистов кредитно-банковской системы, менеджеров, маркетологов, коммерсантов) в настоящее время ориентирована на использование новых технологий.Организация и реализация управленческих функций требуют радикального изменения, как самой технологии управления, так и технических средств обработки информации, среди которых главное место занимают информационные и коммуникационные технологии. Они все более превращаются из системы автоматической переработки входной информации в систему накопления опыта управленческих работников, анализа, оценки и выработки наиболее эффективных экономических решений. Тенденция к усилению децентрализации управления влечет за собой распределенную обработку информации с децентрализацией применения средств вычислительной техники и совершенствованием организации непосредственно рабочих мест пользователей. АРМ (автоматизированное рабочее место) можно определить как совокупность аппаратных, информационных, программных, технических, языковых средств, обеспечивающих пользователю автоматизацию его функций в конкретной предметной области. Создание автоматизированных рабочих мест в современном офисе максимально облегчает работу специалиста по накоплению, хранению и переработке информации, для сложных расчетов, освобождая время для творческой работы, для принятия управленческих решений. Для характеристики АРМ выделяются основные составные части информационных технологий, которые реализуют конкретное АРМ: - технические и аппаратные средства; - прикладные программные средства и операционные системы; - информационное обеспечение; - сетевые и коммуникативные устройства (локальные и корпоративные сети, электронная почта).

Характеристика этих составляющих и определяют уровень АРМ, его назначение и особенности. АРМ, созданные на базе персонального компьютера, наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места. Такое АРМ рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на время сеанса работы. Этому отвечает подход к проектированию такого компонента АРМ, как внутреннее информационное обеспечение, согласно которому информационный фонд на магнитных носителях конкретного АРМ должен находиться в монопольном распоряжении пользователя. Последний сам выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации. Таким образом, создание АРМ на базе персональных компьютеров обеспечивает: - простоту, удобство и «дружественность» по отношению к пользователю; - простоту адаптации к конкретным функциям пользователя; - компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации; - высокую надежность и живучесть; - сравнительно простую организацию технического обслуживания; - программное обеспечение АРМ должно быть совместимо с другими системами и информационными технологиями, поэтому наиболее рациональными являются технологии, объединяющие несколько АРМ.

Создание АРМ на базе персональной техники расширяет сферу их применения за счет простоты пакета прикладных программ, удобного интерфейса. Примером может служить 1С – Предприятие, Парус и другие, которые представляет собой комплекс АРМ для автоматизации рабочих мест бухгалтера, менеджера. Примером другой системы организации деловых отношений служит система Docs Open – система управления документами и организации деловых процессов. В этой системе реализован весь спектр функций регистрации, поиска, просмотра, систематизации и коллективной обработки документов. Docs Open основывается на совокупности АРМ: - руководителя – должностного лица, определяющего тактику и стратегию фирмы; - администратора – работника, отвечающего за организацию документооборота; - пользователя – работника, непосредственно выполняющего процедуры создания, редактирования и обработки документов; - делопроизводителя – работника, осуществляющего контроль за выполнением распоряжений и приказов; - архивариуса – работника, ведающего архивными документами; - оператора – работника, выполняющего оформление и корректировку документов.

В зависимости от используемых технических и программных средств АРМ можно разделить на локальные и сетевые. Локальные АРМ дают возможность специалисту производить обработку данных на отдельно взятом рабочем месте. В этом случае классификаторы, нормативно-справочная информация и все базы данных хранятся в памяти компьютера. Локализация АРМ позволяет оперативно, сразу при поступлении обрабатывать информацию, а результаты обработки хранить сколь угодно долго и выдавать по требованию пользователя. Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети в качестве рабочей станции. Особенно целесообразен такой вариант, когда требуется распределять информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями - сетевые АРМ. В условиях реализации управленческого процесса целью внедрения АРМ является усиление интеграции управленческих функций. Каждое более или менее «интеллектуальное» рабочее место должно обеспечивать работу в многофункциональном режиме. АРМ выполняют децентрализованную одновременную обработку экономической информации на рабочих местах исполнителей в составе распределенной базы данных (РБД). При этом они через системное устройство и каналы связи имеют выход в ПЭВМ и РБД других пользователей, обеспечивая, таким образом, совместное функционирование ПЭВМ в процессе коллективной обработки данных. Более сложной формой является АРМ с использованием ПЭВМ в качестве интеллектуального терминала, а также с удаленным доступом к ресурсам центральной — главной ЭВМ внешней сети. В данном случае несколько ПЭВМ подключается по каналам связи к главной ЭВМ, при этом каждая ПЭВМ может работать и как самостоятельное терминальное устройство. В наиболее сложных системах АРМ могут через специальное оборудование подключаться не только к ресурсам главной ЭВМ-сети, но и к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным информационно-поисковым системам, базам данных и знаний, библиотечным системам и т.п.). Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются. В связи с этим на стадии проектирования АРМ четко формулируются требования к базовым параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей, сетевым интерфейсам, эргономическим параметрам устройств и т.д.

Материал для изучения: «Принципы, используемые при создании АРМ». Создание и использование АРМ основывается на ряде общих принципов проектирования систем обработки данных. Принцип ориентации на конечного пользователя – реализуется путем создания специальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя. В этом случае АРМ снабжается демонстрационными роликами. Принцип проблемной ориентации – каждое АРМ специализируется на решении определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки данных, единством режимов работы, единством алгоритмов обработки данных. К примеру, АРМ РОВД предназначено для автоматизации работы районного отдела милиции; 1С: Бухгалтерия, Инфо – бухгалтер относятся к АРМ бухгалтера и автоматизируют работу по ведению финансовой деятельности предприятия. Принцип соответствия информационных потребностей пользователей используемым техническим средствам. Характеристики используемых технических средств должны соответствовать объему информации и алгоритмам ее обработки. Это значит, что только после тщательного анализа информационных потребностей пользователя можно приступать к определению состава и функций АРМ. Принцип творческого контакта разработчиков АРМ и их потенциальных пользователей. Совместное участие пользователя и разработчика в создании АРМ помогает лучше осознать проблемную ситуацию, стимулирует интеллектуальную деятельность будущего пользователя АРМ и, в конечном счете, способствует качеству АРМ.

Непременным условием использования АРМ является полная документация, которая должна содержать пояснения к задачам, инструкцию по установке и эксплуатации АРМ, инструкции по заполнению и ведению первичных документов, входных и выходных документов. Фирма – разработчик программного обеспечения сопровождает его эксплуатацию. В соответствии с договором о продаже лицензионной версии программы, фирма проводит обучение пользователей АРМ, пополняет нормативно – справочную информацию. Современные АРМ легко адаптируются к разным классам профессиональных задач, обладают гибкостью и модифицируются при использовании новых методик обработки информации, настраиваются на конкретное применение в соответствии с требованиями пользователя.

Материал для изучения: «Виды обеспечения АРМ». Синтез АРМ, выбор его конфигурации и оборудования для реальных видов экономической и управленческой работы носят конкретный характер, диктуемый специализацией, поставленными целями, объемами работы. Однако любая конфигурация АРМ должна отвечать общим требованиям в части организации информационного, технического, программного обеспечения. Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную, привычную для пользователя предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах. Разработчики определяют связи между информационными потоками, формируют пакет входной документации в электронном виде, определяют использование нормативно-справочной документации и уровни доступа к информации пользователей различных категорий в зависимости от сущности решаемых ими задач.

Пользователи разделяются по служебному положению, по специальностям, по уровню подготовленности и частоте работы с вычислительной техникой, по уровню доступа к данным. Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы (автономный, с распределенной БД, информационный, с техникой верхних уровней и т.д.), спо­собность обработать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания. Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность методов и алгоритмов, обеспечивающих выполнение функциональных задач; ввод, контроль, хранение и обработку информации, формирование ее в виде графиков, таблиц, диаграмм; обеспечение достоверности и защиты информации. Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен активно либо пассивно ощущать постоянную поддержку в своем желании работать в любом режиме. Поэтому при взаимодействии предусматривается максимальное обеспечение удобств работы человеку за счет совершенствования программных средств.

В качестве примера рассмотрим информационные и программно-технологические возможности АРМ специалиста — маркетолога одной из сбытовых организаций. АРМ маркетолога предназначено для комплексной автоматизации проведения маркетинговых исследований и обеспечивает решение следующих задач: - изучение характеристик рынка; - анализ потенциальных возможностей рынка; - изучение товаров конкурентов на рынке; - изучение политики цен на товары; - изучение спроса на собственный товар; - краткосрочное прогнозирование продаж; - долгосрочное прогнозирование продаж.

Компонентами АРМ маркетолога являются: - интегрированная база данных; - база знаний; - совокупность расчетных алгоритмов, обеспечивающих обработку информации и отображение результатов; - встроенная справочная система; - текстовый редактор и калькулятор.

Минимальная конфигурация АРМ включает персональный компьютер типа IBM PC и стандартный принтер. Требуемый объем оперативной памяти — не менее 510 Кб. Для хранения информации об одном виде товара используется в среднем 1 Кб памяти на внешнем носителе. Проведение расчетов и работы с данными требует не менее 1 Мб памяти. Интегрированная база данных содержит оперативную и нормативно-справочную информацию, а также полный набор сведений о товарах и услугах, которые фирма предлагает целевому рынку. Кроме того, в базе данных хранятся сведения о ценах, перечни методов распространения товаров, информация о методах стимулирования продаж, благодаря которым товар находит своего покупателя.

Основу системного анализа маркетинговой информации составляют статистические методы, позволяющие проводить регрессионный, корреляционный, факторный анализ, использовать другие математические методы для решения аналитических и прогнозных задач. Набор сведений экспертов, математических моделей, способствующих принятию обоснованных решений, сосредоточен в базе знаний, где программно реализованы и методы выполнения экспертных оценок для контроля обоснованности выбора решений. Такие модели создаются в процессе исследования и состоят из совокупности взаимосвязанных переменных, представляющих реально существующую систему, процесс или результат. Получаемые из базы знаний сведения способствуют выбору альтернативы, повышают обоснованность принимаемого специалистом решения. Работа пользователя с АРМ реализуется через меню. Главное меню представляет собой иерархическую диалоговую схему доступа к функциям системы. К пунктам меню относятся перечень задач и подзадач, настройка системы, аналитические расчеты, сервисные функции. Нормативно-справочная информация включает классификаторы товаров и услуг, продавцов и покупателей, характеристики сделок и т.п. Работа ведется в диалоговом режиме. Информация, поступающая от пользователя в систему во время диалога, по содержанию является либо командами выполнения тех иных операций, либо данными. Команды реализуются с помощью многоуровневого меню, которое объединяет множество доступных пользователю действий в подгруппы, группы и т.д.

Лингвистическое обеспечение АРМ включает в себя языки общения технологии АРМ с пользователями (русский, английский), языки – запросы (SQL), информационно – правовые языки и языки – посредники в сетях. Языковые средства можно разделить по видам: - диалог унифицированной ПЭВМ; - диалог по шаблону (выбор из предложенных вариантов ответов); - диалог с использованием меню; - командный диалог; - объектно – ориентированный (выбор объекта, пиктограммы, окна);

- с использованием клавиатуры (использование специальных клавиш).

Технологическое обеспечение АРМ представляет собой установленную совместимость проектных решений, определяющих последовательность операции, процедур и этапов в реализации задач с помощью АРМ. Выделяют системное и прикладное технологическое обеспечение АРМ, которое включает в себя основные операции, реализуемые информационной технологией. Операционное обеспечение включает в себя комплекс документов, регламентирующих действия специалиста при использовании АРМ. Эргономичексое обеспечение АРМ включает в себя нормативы, учитывающие комплекс физиологических, психологических, антропометрических параметров человека для безопасной и комфортной организации труда пользователя АРМ. В последнее время наметилась тенденция к созданию и пользованию в экономической работе унифицированных АРМ, обслуживающих несколько предметных областей. АРМ-аналитик, созданный на базе АРМ-статистик, значительно расширяет возможности последнего и в максимальной степени отвечает требованиям производственных, научных и коммерческих структур. Комплекс «Экспресс-анализ при заключении договоров, заказов, контрактов» обеспечивает процесс управления аналитической информацией о себестоимости, цене, возможных объемах производства отдельных видов продукции. Входящие в АРМ-аналитик комплексы «Анализ формирования, распределе­ния и использования прибыли», «Анализ материально-технического и финансового состояния предприятия», «Анализ труда, оплаты и социального развития», «Анализ выполнения госзаказов и хозяйственных договоров» соответствуют структуре действующего законодательства о предприятии и потому находят применение на практике. Причем, чтобы АРМ-аналитик может использоваться для предприятий, работающих по различным моделям, в него введены все действующие схемы формирования дохода. Программное обеспечение комплекса «Анализ внешнеторговой деятельности» позволяет анализировать валютные затраты, их эффективность и расчеты с государством. Комплексы «Анализ и прогнозирование динамических рядов», «Корреляционно-регрессионный анализ», «Выборочный метод» дают возможность автоматизированно осуществлять социально-экономический анализ с использованием статистических методов. Комплекс «Сервисные программы» обеспечивает получение обработанной информации в виде графиков и схем, редактирование входной информации, корректировку хранящихся в файлах АРМ данных. АРМ-аналитик представляет собой многорежимный и многоцелевой комплекс, в котором нашли отражение развитые интеграционные, аналитические и информационные процессы. В нем сочетается социально-экономический и статистический анализ, реализована обработка оперативной, бухгалтерской и статистической информации. Все функциональные режимы обработки информации осуществляются в АРМ - аналитик на основе информационного и математического обеспечения.

Материал для изучения: «АРМ в деятельности специалистов». Одним из АРМ, которые предназначены для эффективной работы специалистов в области менеджмента и маркетинга, является программный комплекс «Касатка». Этот комплекс позволяет решать сложные проблемы стратегического планирования. Работа с «Касаткой» предполагает использование трех уровней руководства, для каждого из которых предоставляется свой набор инструментов, окон, свой уровень допуска. Первый высший уровень «Организация» предназначена для руководителя. Второй уровень «Проект» используется ответственными специалистами в области маркетинга. Третий уровень «Объект» предназначен для обеспечения АРМ руководителя, ответственного за работу конкретного объекта. В пакете «Касатка» используется шесть основных типов окон: - окно цикла стратегического планирования; - окно комплекса маркетинга; - окно комплекса менеджмента; - окно выбора вопросов; - окно упреждающего управления; - окно решения одной задачи.

Главное меню программы позволяет выполнять сервисные функции программы, связанные с ее настройкой, которые обеспечивают быстрое перемещение по окнам и ведение справочников. Современный бизнес построен на использовании имитационных моделей, доступных и удобных для любого экономиста. В настоящее время используются различные интегрированные системы, позволяющие разрабатывать планы и модели предприятий и фирм. производить анализ их финансовой деятельности с использование новейших информационных технологий: БИЗНЕС – ПЛАН ПРО; БЭСТ; AUDIT EXPERT; PROJECT EXPERT; БИЗНЕС – ПРОГНОЗ, PROFESSIONAL.

БИЗНЕС – ПЛАН ПРО рекомендуется руководителям с целью создания делового плана. Система AUDIT EXPERT является инструментом для комплексного анализа финансового состояния и результатов деятельности предприятий. Система PROFESSIONAL предназначена для анализа конкурентоспособности организации, определения целесообразности и перспективности взаимодействия с другими предприятиями. PROJECT EXPERT – информационная система, предназначенная для разработки бизнес – плана. Эта система позволяет разработать план и провести анализ эффективности инвестиционного проекта для любой отрасли. При разработке модели учитываются сезонные колебания денежных потоков.