65

Министерство образования и науки Российской федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Уральский Федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина

Институт гуманитарных наук и искусств

Департамент «Исторический факультет»

Отделение архивоведения, документоведения и информационно-правового обеспечения управления

Психологические особенности внедрения систем электронного документооборота

Курсовая работа

студентки 4 курса, группы 405

Макаровой Натальи Евгеньевны

Научный руководитель:

Соловьева Татьяна Владимировна,

ассистент кафедры

Екатеринбург

2012

ВВЕДЕНИЕ

Данная работа посвящена раскрытию темы «Психологические особенности внедрения систем электронного документооборота», так как на сегодняшний момент одной из главных проблем, стоящих перед государственными и коммерческими организациями является проблема автоматизации электронного документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота сказывается на оптимизации всего процесса управления. Он становится более простым, понятным и логичным. При этом заметно улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.¹

При автоматизации бизнес-процессов с помощью системы электронного документооборота значительно повышается эффективность работы всех участвующих в системе подразделений за счет автоматизации обработки информации. Все это приводит к такому состоянию, которое позволяет снизить влияние человеческого фактора и повысить управляемость организацией как системного образования в целом.²

Для написания данной курсовой работы были изучены и проанализированы печатные издания. А именно много о системах электронного документооборота было написано в статьях таких известных аналитиков, как Кристальный Б. В. и Якушев М. В. («О проекте Федерального закона «О государственной политике Российской Федерации по развитию и использованию сети Интернет»³), Кочеткова П. («Гибкая структура документооборота для банков средствами CompanyMedia-Workflow»⁴; «Победа над бумажным документооборотом»⁵).

Для того, чтобы лучше понять лексику в данной сфере, были использованы словари. Такие, как: «Большой толковый словарь современного русского языка» Д.Н. Ушакова⁶, «Большой экономический словарь» А.Б. Борисова⁷, «Словарь синонимов русского языка» З.Е.Александровой⁸, «Финансовый словарь»⁹.

Целью данной курсовой работы является изучение психологических проблем и их решения при внедрении систем электронного документооборота.

Нами были поставлены следующие задачи, которые необходимо решить для достижения цели:

1. рассмотреть внедрение системы электронного документооборота как проект

2. рассмотреть технические особенности и сложности внедрения системы электронного документооборота

3. рассмотреть психологические особенности внедрения системы электронного документооборота

4. рассмотреть существующие психологические типы сотрудников

5. узнать о мотивации и обучении персонала, к которым прибегает руководство организаций для решения возникших психологических проблем, связанных с внедрением системы электронного документооборота

6. изучить психологический аспект внедрения системы электронного документооборота на примере Управления Роспотребнадзора.

Также были изучены и проанализированы следующие источники:

во-первых, это удаленные ресурсы сети Интернет. А именно: аналитические сайты, сайты электронных журналов, сайты самих систем электронного документооборота.

А во-вторых, были использованы и проанализированы локальные документы Управления Роспотребнадзора в Свердловской области такие, как:

• Положение об отделе кадров и государственной службы Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Свердловской области

• Приказ №01-01/327 от 13.07.2007г. «Об аттестации медицинских работников Управления и Центра на присвоение квалификационных категорий»

• Должностная инструкция начальника отдела государственной службы и кадров

• Должностная инструкция главного специалиста-эксперта отдела государственной службы и кадров

• Должностная инструкция ведущего специалиста-эксперта отдела государственной службы и кадров

• Руководство пользователя «Программное Средство «Система управления документацией»

Проанализировав литературу и источники, можно сделать вывод, что основным источником данной работы была сеть Интернет.

Курсовая работа разделена на три главы.

В первой главе рассмотрено сравнение внедрения системы электронного документооборота (далее – СЭД) с проектом и проектной деятельностью, найдены их сходства и отличия. Рассмотрено внедрение СЭД как одного из проектов организации. Далее рассмотрена специфика внедрения СЭД и определены временные рамки для внедрения СЭД на предприятии. А также показаны технические особенности СЭД и сложности, которые могут возникнуть при ее внедрении.

Во второй главе рассмотрены организационные особенности, связанные с внедрением СЭД в организации, к которым мы решили отнести мотивацию и переобучение персонала. В данную группу мы также отнесли и проблемы психологического характера, возникающие на уровне высшего руководства, подразделений и конкретного должностного лица.

В третьей главе мы рассмотрели основные виды деления сотрудников на психологические типы и привели результаты исследование, проведенного в Управлении Роспотрбнадзора и направленного на выявление новаторов и консерваторов.

Глава I. Внедрение сэд

§1.1 Внедрение сэд как проект

Для начала мы считаем нужным дать определение понятию «проект». Существует множество различных определений, которые, по сути, говорят об одном и том же. На наш взгляд, наиболее полное определение понятию проект дано в «Глоссарии по системам менеджмента»:

Проект – уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности с датами начала и окончания, предпринятых для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включая ограничения по срокам, стоимости и ресурсам.¹⁰

Данное описание подходит и для термина «система электронного документооборота», так как это понятие может включать в себя все элементы, приведенные в определении «проекта»:

• совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности;

• имеет даты начала и окончания, а также ограничение по срокам;

• имеет определенную цель

• существуют ограничения по стоимости.

Управление проектом представляет собой основу планирования и контролирования текущей деятельности предприятия. Таким образом, это еще одно сходство с СЭД, которая имеет в составе своих функций планирование и контроль за деятельностью.

Само же внедрение СЭД можно сравнить с проектной деятельностью.

Проектная деятельность относится к разряду инновационной, так как предполагает преобразование реальности, строится на базе соответствующей технологии, которую можно унифицировать, освоить и усовершенствовать. ¹¹

Это определение можно отнести и к работе с системой электронного документооборота, так как в ходе ее внедрения она является новой (инновационной) идеей. Также она унифицирует систему документации организации и предполагает освоение ее персоналом.

Актуальность овладения проектной деятельностью, как и работа с системой электронного документооборота, заключается в следующем:

1. технологии имеют область применения на всех уровнях организации

2. овладение и тем, и другим позволит более эффективно осуществлять аналитическую и организационно-управленческую деятельность

3. данные технологии обеспечивают конкурентоспособность специалиста, владеющего ими.

Отличия проектной деятельности от работы с системой электронного документооборота заключается в том, что первая содержит

• анализ проблемы

• постановку цели

• выбор средств ее достижения

• поиск и обработку информации, ее анализ и синтез

• оценку полученных результатов и выводов.

Работа с системой же более проста и подразумевает лишь последние два пункта: поиск и обработка информации, ее анализ и синтез, оценка полученных результатов и выводов, также в системе можно создавать и хранить созданную информацию, отслеживать все ее редакции.

Далее нам бы хотелось рассмотреть внедрение электронного документооборота как проект, его специфику и временные рамки.

Проект автоматизации документационных процессов может занимать от нескольких недель до нескольких лет и зависит как от количества автоматизируемых документационных процессов, текущего состояния и уровня автоматизации документооборота в организации, так и от организационных, финансовых и ресурсных возможностей организации.¹²

Одним из ключевых факторов, влияющих на сроки внедрения, является, к сожалению, человеческий фактор. Поэтому прямая заинтересованность администрации компании в быстром внедрении системы документооборота и, как следствие этого, обеспечение непосредственного контроля над проектом внедрения и участие в нём в несколько раз сокращает сроки внедрения.¹³

Проведя анализ литературы, можно выделить следующие этапы внедрения СЭД в организации:

1. анализ ситуации

2. создание рабочей группы проекта, определение руководителя

3. определение цели, задач, сроков и бюджета проекта

4. проведение обследования существующих документационных процессов

5. разработка технического задания на внедрение

6. выбор системы электронного документооборота

7. заключение договора на поставку и внедрение СЭД

8. разработка и утверждение регламентов по работе с документами с учётом применения СЭД

9. проведение наполнения справочников системы

10. проведение предварительных испытаний СЭД

11. обучение персонала работе с системой документооборота

12. издание приказа о проведении опытной эксплуатации СЭД, и утвердение им программы опытной эксплуатации

13. по результатам опытной эксплуатации СЭД проведение доработки программного обеспечения и регламентов работы с документами

14. издание приказа о вводе в эксплуатацию СЭД. Обязательно обозначить в приказе зоны ответственности и ответственных лиц за ведение документооборота в подразделениях

Для успешной реализации проекта внедрения автоматизированного документооборота нужно сначала провести «пилотный» проект. Только после завершения «пилотного» проекта приступать к полномасштабному переходу на электронный документооборот.

Завершение проекта внедрения - это размещение информационных ресурсов системы на аппаратных средствах заказчика. Чтобы данный этап прошел без каких-либо недоразумений, необходимо проконтролировать наличие в электронном виде шаблонов всех типов документов, а так же подготовится к автоматической заливке уже имеющихся журналов учета и архивов документов компании. Если в плане-графике проекта предусмотрено проведение приемно-сдаточных испытаний (процедур, на основании которых определяется, готова ли система к промышленной эксплуатации), существование заранее согласованного порядка приема системы существенно облегчит задачу и ускорит процесс.¹⁴