§ 3.3 Психологический аспект внедрения сэд на примере Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Свердловской области

Любые изменения сопровождаются сопротивлением со стороны части персонала, так как люди с подозрением относятся ко всем новшествам, которые меняют привычный уклад жизни. Также создается дополнительная нагрузка на сотрудников, поскольку сначала необходимо изучить и освоить новые технологии, и здесь уже дает о себе знать нежелание некоторых сотрудников переобучаться. Это явление можно объяснить наличием различных психологических типов сотрудников по характеру реакции на новшества: новаторы и консерваторы.

Мы предположили, что наличие двух типов реакции на новшества проявилось в ходе внедрения СЭД в Управлении Роспотребнадзора и повлияло на его восприятие сотрудниками.

Для того, чтобы оценить отношение сотрудников к внедрению ПС СУД, в феврале 2012 года был проведен опрос на тему «Внедрение системы электронного документооборота». В частности, были опрошены служащие канцелярии, отдела информационного обеспечения и отдела государственной службы и кадров.

По итогам опроса были сделаны следующие выводы: гипотеза о том, что всех сотрудников можно условно поделить на новаторов и консерваторов данными опроса не подтвердилась. Все сотрудники, заполнившие анкеты, подчеркнули свое положительное отношение к изменениям, обучению и т.д. Это можно объяснить особенностями выборки: анкеты были переданы сотрудникам и заполнялись в отсутствии исследователя, в связи с чем, были опрошены только 9 человек из 12. Таким образом, анкеты изначально могли передать людям, положительно относящимся ко всему новому.

Но возможно и другое объяснение. Новаторы и консерваторы – это крайние категории общества, а большинство людей сочетают в себе черты обоих психологических типов, относясь к промежуточным категориям. Это могло повлиять на примерно одинаковые ответы на вопросы об отношении к новациям. При этом ни у кого не было выявлено самостоятельного стремления вновь обучаться, совершенствовать существующую СЭД, т.е. к «чистым» новаторам их отнести нельзя. Но внедрение СЭД среди сотрудников «переходного» типа так же не могло быть беспроблемным.

Можно предположить, что именно политика руководства в процессе внедрения системы привела к положительному результату и восприятию.

Чтобы доказать или опровергнуть вторую гипотезу нами было проведено интервью с начальником отдела информационного обеспечения – Лутковым Алексеем Александровичем:

«Как и при любом введении новшества были проблемы организационного характера: необходимость формирования справочников (сотрудников, адресатов, типов документов и т.п.), выбор основного ответственного лица за ведение базы данных и ее актуальность, обучение сотрудников отделов и своевременное подключение всех заинтересованных лиц к доступу.

Сам руководитель не участвовал, но его заместитель был постановщиком и главным инициатором разработки.

Сотрудники на внедрение ПО «СУД», в основном, реагировали с пониманием и желанием быстрее освоить, т.к. многие понимали удобство регистрации документов и их быстрый поиск при необходимости. Сопротивления и возражения против внедрения СУД, скорее всего, не возникали, но, если и было что-то подобное, то мы применяли необходимые меры административного характера.

Чаще всего задавались вопросы о поиске нужной организации в списке и о том, как регистрировать по виду документа. Так как сотрудники не могли справиться с поиском нужной организации, возникала такая ошибка: многократный ввод одной и той же организации».

По итогам интервью можно сделать вывод, что сотрудники не сопротивлялись внедрению системы электронного документооборота, так как руководство было сторонником внедрения и правильно донесло им информацию о необходимости внедрения, аргументируя это облегчением работы.

Подытоживая результаты, считаем нужным добавить, что проблема деления людей по психологическим типам на новаторов и консерваторов – не единственная, как уже выяснилось в ходе написания курсовой работы. Для более точных результатов и разработки стратегии борьбы с психологическими барьерами необходим комплексный подход к изучению данной проблемы.

По итогам проведенного исследования, опираясь на опыт Управления Роспотребнадзора, можно дать следующие общие рекомендации, которые помогут преодолеть психологические трудности внедрения СЭД:

1. Переход к СЭД должен быть плавным и постепенным.

2. Одной из важных составляющих успешного внедрения является личная заинтересованность и поддержка высшего руководства. Руководитель должен объяснить своим подчиненным, какими плюсами обладает внедрение системы, предложить участие в проекте. Здесь следует помнить, что чем выше их активность в проекте, тем выше вероятность позитивного и соответствующего ожиданиям принятия нововведения.

3. Руководство организации должно четко сформулировать, что оно хочет получить от СЭД. Это поможет спланировать проект (его этапы, необходимые ресурсы, показатели качества, ожидаемый результат) и избежать конфликтных ситуаций между сотрудниками.

4. Следует помнить, что новаторы и консерваторы – это крайние типы и что также существует множество промежуточных типов. И это нужно учитывать при разработке плана внедрения СЭД.

5. Следует организовать специальные курсы по подготовке к работе в СЭД. Здесь следует опираться на психологические типы сотрудников, так как новаторам и консерваторам потребуется разное количество времени для освоения новой программы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для успешного взаимодействия с людьми важно знать, каков тип характера человека. Быстро и точно определив психологический тип, уже нет риска обидеть или демотивировать человека, и появляется возможность найти путь к продуктивному сотрудничеству.

Чтобы с успехом воздействовать на коллег и сотрудников, необходимо знать типологические особенности, психологическую структуру каждого работника.

Личность — неповторимая совокупность биологических и социальных свойств человека, важнейшими из которых являются социальные составляющие, проявляющиеся в общественной деятельности человека.⁶⁸

Важными компонентами структуры личности являются:

• направленность, включающая различные свойства личности, — потребности, интересы, идейные и практические установки и т.д.;

• возможности, т.е. способности, определяющие успех в ее деятельности; способности — предрасположенность, склонность и умение выполнять какие-либо действия. В основе способностей лежит одаренность. Для системы управления важно своевременно выявлять и использовать способности работников, а также создавать условия для их развития;

• характер — совокупность психических особенностей, свойств личности;

• умение осуществлять саморегулирование в практической деятельности.⁶⁹

Мы увидели, типология действительно помогает найти выход из запутанных, сложных ситуаций, с которыми то и дело сталкивается работники кадровых служб и руководители организаций. Знание психотипа настоящих и будущих сотрудников, их сильных и слабых сторон поможет оценить силы и добиваться поставленных целей.

На предприятиях, где оплата труда не достигает высокого уровня, наиболее применимы административные и социально-психологические методы воздействия на мотивацию труда. Это в большей степени государственные предприятия. В организациях, где материальное стимулирование играет основную роль, применяются экономические методы воздействия, однако нельзя забывать и о социально-психологических методах воздействия. Должен применяться комплексно-целевой подход.

Влияние среды на уровень развития психотипов помогает определить дальнейшее поведение человека и его взаимодействие с другими психотипами и на практике, применяя эти знания, будет легче разбираться в людях и не делать ошибок при приеме на работу.

При внедрении СЭД, безусловно, необходим комплексный подход, что позволит сформировать оптимальные методы работы. Это говорит о том, что тема нуждается в дальнейшем исследовании, так как проблема применения психологических подходов при внедрении IT-проектов на данном этапе очень актуальна, а также требует более глубокого и детального анализа проблемы, так как в работе рассмотрены не все виды деления людей по психологическим типам, а деление людей на 16 психологических типов в соционике не доказаны научно.

Список источников и литературы

Источники

1. Положение об отделе кадров и государственной службы Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Свердловской области.

2. Приказ №01-01/327 от 13.07.2007г. «Об аттестации медицинских работников Управления и Центра на присвоение квалификационных категорий»

3. Должностная инструкция начальника отдела государственной службы и кадров

4. Должностная инструкция главного специалиста-эксперта отдела государственной службы и кадров

5. Должностная инструкция ведущего специалиста-эксперта отдела государственной службы и кадров

6. Руководство пользователя «Программное Средство «Система управления документацией»

Литература

7. ISO 9001 и проблемы информатизации предприятий [Электронный ресурс]. – URL: http://www.centeruspeh.com/etaktika/0393595317. (дата обращения: 20.05.2012)

8. KPI и практическая система мотивации персонала [Электронный ресурс]. – URL: http://bisness-online.ru/articles/v_pomoshch_rukovoditelyu/kpi_i_prakticheskaya_sistema_motivatsii_personala. (дата обращения: 19.05.2012)

9. Автоматизация документооборота. Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах [Электронный ресурс]. – URL: http://www.directum.ru/425833.aspx. (дата обращения: 15.05.2012)

10. Азарова Л.Н., Основные подходы к пониманию сущности понятий «проектная деятельность», «метод учебных проектов», «учебный проект» [Электронный ресурс]. – URL: http://www.mgpu.ru/article.php?article=17. (дата обращения: 10.05.2012)

11. Александрова З. Е., Словарь синонимов русского языка / З.Е.Александрова. – М.: Русский язык, 1986. – 600 с.

12. Арешкин А., Система материального стимулирования как часть системы управления персоналом [Электронный ресурс]. – URL: http://bisness-online.ru/articles/rukovoditelyudirektoru_i_naemnomu_rabotniku/sistema_materialnogo_stimulirovaniya_kak_chast_sistemi_upravleniya_personalom. (дата обращения: 19.05.2012)

13. Афанасьев А., Частные реализации систем документооборота [Электронный ресурс]. – URL: http://www.osp.ru/os/1997/01/179081. (дата обращения: 15.05.2012)

14. Белова Н., Глинская Н., «Не сыпь мне соль на рану» или как не демотивировать сотрудников? [Электронный ресурс]. – URL: http://www.hr-journal.ru/articles/ov/sosion2.html. (дата обращения: 20.05.2012)

15. Бертяков А., Четыре проблемы внедрения СЭД [Электронный ресурс]. – URL: http://www.topsbi.ru/?artID=98. (дата обращения: 14.05.2012)

16. Бескова Л., Как выбрать сотрудника по психотипу [Электронный ресурс]. – URL: http://www.docme.ru/doc/10475/%D0%B2%D1%8B%D0%B1%D0%BE%D1%80-%D1%81%D0%BE%D1%82%D1%80%D1.... (дата обращения: 20.05.2012)

17. Бизнес-тренинги [Электронный ресурс]. – URL: http://www.centeruspeh.com/eobuch/2848790687. (дата обращения: 20.05.2012)

18. Борисов А.Б., Большой экономический словарь/А.Б. Борисов. — М.: Книжный мир, 2003. — 895 с.

19. Варламова Е., Как и зачем обучают персонал [Электронный ресурс]. – URL: http://www.centeruspeh.com/eobuch/7053612526. (дата обращения: 20.05.2012)

20. Веселкова О. В., Тест MBTI персонал [Электронный ресурс]. – URL: http://hrm.ru/test-mbti. (дата обращения: 25.05.2012)

21. Ветлужских Е., Система материальных льгот для привлечения и удержания персонала [Электронный ресурс]. – URL: http://bisness-online.ru/articles/rukovoditelyudirektoru_i_naemnomu_rabotniku/sistema_materialnih_lgot_dlya_privlecheniya_i_uderzhaniya_personala. (дата обращения: 19.05.2012)

22. Внедрение СЭД (системы электронного документооборота) [Электронный ресурс]. – URL: http://www.1c-doc.ru/stati_i_press-relizi/sed.html. (дата обращения: 14.05.2012)

23. Внедрение системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. – URL: http://www.escom-bpm.com/deploy. (дата обращения: 15.05.2012)

24. Внедрение системы электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс]. – URL: http://www.naudoc.ru/info/analitics/?article=624. (дата обращения: 15.05.2012)

25. Внедрение электронного документооборота [Электронный ресурс]. – URL: http://tppit.ru/articles/28-articleerp/31-artiche-introduction-erp.html. (дата обращения: 15.05.2012)

26. Воробьев В., Признаки Рейнина [Электронный ресурс]. – URL: http://www.socionika.info/pr.html. (дата обращения: 19.05.2012)

27. Глинских А., Современные системы электронного документооборота /А.Глинских// Компьютер-Информ. – 2001. - №9.

28. Гончарук Е., Внедрение изменений на предприятии [Электронный ресурс]. – URL: http://bisness-online.ru/articles/rukovoditelyudirektoru_i_naemnomu_rabotniku/vnedrenie_izmeneniy_na_predpriyatii. (дата обращения: 19.05.2012)

29. Демидов М., Российские компании оценили западную методику внедрения СЭД [Электронный ресурс]. – URL: http://doc.cnews.ru/news/top/index.shtml?2010/04/02/385271. (дата обращения: 10.05.2012)

30. Дохолян С. В., Психологические типы ваших коллег и сотрудников [Электронный ресурс]. – URL: http://www.elitarium.ru/2006/05/18/psikhologicheskie_tipy_vashikh_kolleg_i_sotrudnikov.html. (дата обращения: 20.05.2012)

31. Егидес А. П., Как разбираться в людях, или психологический рисунок личности [Электронный ресурс]. – URL: http://www.treko.ru/show_dict_1302. (дата обращения: 25.05.2012)

32. Егидес А. П., Психотип и служебные роли [Электронный ресурс]. – URL: http://www.forum1.activefun.ru/viewtopic.php?f=6&t=13. (дата обращения: 25.05.2012)

33. Значение слова «проект» / Толковый словарь Ефремовой [Электронный ресурс]. – URL: http://www.efremova.info/word/proekt.html. (дата обращения: 10.05.2012)

34. Изменение поведения персонала [Электронный ресурс]. – URL: http://www.centeruspeh.com/emotiv/0843521841. (дата обращения: 20.05.2012)

35. Индивидуальный подход к мотивации сотрудников [Электронный ресурс]. – URL: http://www.centeruspeh.com/emotiv/1304537564. (дата обращения: 20.05.2012)

36. Как воспитать ответственных работников без материальных стимулов [Электронный ресурс]. – URL: http://www.centeruspeh.com/emotiv/0939121840. (дата обращения: 20.05.2012)

37. Как выбрать систему электронного документооборота (СЭД) для компании? На что надо обратить внимание? [Электронный ресурс]. – URL: http://www.intertrust.ru/analytics/we_in_smi/162. (дата обращения: 19.05.2012)

38. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. – URL: http://www.intertrust.ru/analytics/we_in_smi/256. (дата обращения: 14.05.2012)

39. Ключников С., Психотипы бизнесменов. Кем лучше быть: истероидом, эпилептоидом, шизидом, гипертимом или астеником [Электронный ресурс]. – URL: http://www.kluchnikov.ru/moi-statyi/biznes-dengi-uspeh/815-psixotipy-biznesmenov-kem-luchshe-byt-isteroidom-epileptoidom-shizidom-gipertimom-ili-astenikom.html. (дата обращения: 27.05.2012)

40. Кочеткова П., Гибкая структура документооборта для банков средствами CompanyMedia-Workflow / П. Кочеткова // Банковские технологии. – 2005. - №10.

41. Кочеткова П., Победа над бумажным документооборотом / П.Кочеткова // Служба кадров и персонал. – 2007. - №9.

42. Кошелев И., Пять главных проблем внедрения СЭД [Электронный ресурс]. – URL: http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2005/09/27/188007_2. (дата обращения: 14.05.2012)

43. Кристальный Б. В., Якушев М. В., О проекте Федерального закона «О государственной политике Российской Федерации по развитию и использованию сети Интернет» / Б.В.Кристальный, М.В.Якушев // Информационное общество. - 2000. - №4.

44. Круглый стол. «Набирая обороты: особенности и актуальные проблемы внедрения систем электронного документооборота уровня организации» [Электронный ресурс]. – URL: http://www.ecm.i-teco.ru/index.php/publications/article/16-paper005. (дата обращения: 19.05.2012)

45. Кулькова И. А., Изучение связи мотивации работников с психотипом личности [Электронный ресурс]. – URL: http://www.rae.ru/fs/?section=content&op=show_article&article_id=2069. (дата обращения: 19.05.2012)

46. Куциняк Д., На бумажном перепутье / Д.Куциняк// Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №12.

47. Мансурова Н. А., Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса [Электронный ресурс]. – URL: http://www.erce.ru/internet-magazine/magazine/10/284. (дата обращения: 15.05.2012)

48. Мескон М. Х., Альберт М., Управление проектами [Электронный ресурс]. – URL: http://bibliotekar.ru/biznes-43-2/110.htm. (дата обращения: 10.05.2012)

49. Мотивация персонала как проблема [Электронный ресурс]. – URL: http://www.slaider.md/blogs/slaiderservice/5979. (дата обращения: 20.05.2012)

50. Определение психотипов по методике MBTI [Электронный ресурс]. – URL: http://mbti.ucoz.ru/news/opredelenie_psikhotipov_po_metodike_mbti/2011-11-02-15. (дата обращения: 25.05.2012)

51. Оптимизация документооборота – основа оптимизации бизнес-процессов компании [Электронный ресурс]. – URL: http://www.docflow.ru/analitics/detail.php?ID=19416. (дата обращения: 25.05.2012)

52. Пахчанян А., Общие проблемы внедрения систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. – URL: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687. (дата обращения: 15.05.2012)

53. Поляков Д. Ю., Система премирования сотрудников компании [Электронный ресурс]. – URL: http://bisness-online.ru/articles/rukovoditelyudirektoru_i_naemnomu_rabotniku/sistema_premirovaniya_sotrudnikov_kompanii. (дата обращения: 19.05.2012)

54. Проблемы внедрения СЭД [Электронный ресурс]. – URL: http://citkit.ru/56-probljemy_vnjedrjenija_sed.html. (дата обращения: 15.05.2012)

55. Проект / Глоссарий по системам менеджмента [Электронный ресурс]. – URL: http://www.icgrp.ru/docs/list/glossary/?action=show&category=4&id=56. (дата обращения: 10.05.2012)

56. Проект / Свободная энциклопедия Википедия [Электронный ресурс]. – URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82#cite_note-0. (дата обращения: 10.05.2012)

57. Проект / Словарь Ожегова [Электронный ресурс]. – URL: http://www.ozhegov.org/words/27659.shtml. (дата обращения: 10.05.2012)

58. Проектная деятельность как способ организации семиотического образовательного пространства: Электронный учебник [Электронный ресурс]. – URL: http://bg-prestige.narod.ru/proekt. (дата обращения: 10.05.2012)

59. Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс]. – URL: http://ecm-journal.ru/special/1649468.aspx. (дата обращения: 14.05.2012)

60. Работа с проектами [Электронный ресурс]. – URL: http://goau.ru/manual.projectwork.html. (дата обращения: 10.05.2012)

61. Равикович Н., Как построить систему обучения компании [Электронный ресурс] – URL: http://www.centeruspeh.com/eobuch/7222010981. (дата обращения 20.05.2012)

62. Ранчина К., Исследователи уверены: если учесть психотип каждого из сотрудников, эффективность работы компании можно повысить в разы [Электронный ресурс] – URL: http://www.stockmap.ru/news/027238813. (дата обращения 19.05.2012)

63. Рормозер Г., Френкин А.А., Новый консерватизм: вызов для России [Электронный ресурс] – URL: http://sbiblio.com/biblio/archive/rormoser_noviy/03.aspx. (дата обращения 14.05.2012)

64. Самоукина Н., Что людям надо: персональные мотиваторы в трудовой деятельности (часть 2) [Электронный ресурс] – URL: http://www.classs.ru/stati/menejment1/chto_ludjam_nado.html. (дата обращения 20.05.2012)

65. Сбитнев А. В., Психотипы и бизнес. Формулы соответствия [Электронный ресурс] – URL: http://www.iteam.ru/publications/strategy/section_33/article_2028. (дата обращения 19.05.2012)

66. Снегирев А., Володин Д., Мотивация персонала – с чего начинать [Электронный ресурс] – URL: http://www.consult.ru/themes/default/publication.asp?folder=1924&publicationid=512. (дата обращения 20.05.2012)

67. Соломатин А., Представители типов MBTI – подчиненные: сильные стороны [Электронный ресурс] – URL: http://www.asconsult.ru/pages/147. (дата обращения 19.05.2012)

68. Старков С., Новатор VS консерватор [Электронный ресурс] – URL: http://www.quans.ru/research/analytic/novator. (дата обращения 13.02.2012)

69. Субботин В., Инновации и новаторы – это про Вас? / Антропос консалтинг. - [Электронный ресурс] – URL: http://www.antropos.ru/articles_item.php?lang=rus&aid=119. (дата обращения 13.02.2012)

70. Тузова А. А., Темперамент сотрудника как инструмент мотивации персонала [Электронный ресурс]. – URL: http://www.e-college.ru/xbooks/xbook146/book/index/index.html?go=part-008*page.htm. (дата обращения: 27.05.2012)

71. Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Свердловской области [Электронный ресурс]. – URL: http://www.66.rospotrebnadzor.ru. (дата обращения: 13.02.2012)

72. Ушаков Д. Н., Большой толковый словарь современного русского языка /Д.Н. Ушаков. – М.: Альта-Принт, 2007. – 1248 с.

73. Финансовый словарь. – М.: Инфра-М, 2008. – 378 с.

74. Харитонова О. Г., Кочеткова П. Н., Зачем нужна система электронного документооборота? [Электронный ресурс]. – URL: http://ecm-journal.ru/docs/Zachem-nuzhna-sistema-ehlektronnogo-dokumentooborota.aspx. (дата обращения: 10.05.2012)

75. Что такое MBTI? [Электронный ресурс]. – URL: http://помощь-рядом.рф/o-nas/kak-my-rabotaem/mbti-2. (дата обращения: 27.05.2012)

76. Шандыкова М., Определение психотипа сотрудника [Электронный ресурс]. – URL: http://www.e-xecutive.ru/blog/stanbossom/9924.php. (дата обращения: 20.05.2012)

77. Шойдин Ю., Проект по внедрению системы электронного документооборота на примере ГК «Интарсия» [Электронный ресурс]. – URL: http://www.amilen.ru/publication_28. (дата обращения: 15.05.2012)

78. Щадилова А. В., Мотивы покупателей и таланты продавцов [Электронный ресурс]. – URL: http://rustm.net/catalog/article/539.html. (дата обращения: 25.05.2012)

79. Электронный документооборот. Технологии и внедрение [Электронный ресурс]. – URL: http://www.escom-bpm.com/products/applied_solution.php?ID=88#%D0%92%D0%9D%D0%95%D0%94%D0%A0%D0%95%D0%9D%D0%98%D0%95_%D0%94%D0%9E%D0%9A%D0%A3%D0%9C%D0%95%D0%9D%D0%A2%D0%9E%D0%9E%D0%91%D0%9E%D0%A0%D0%9E%D0%A2%D0%90. (дата обращения: 14.05.2012)

Приложение 1

Анкета «Внедрение системы электронного документооборота (СЭД)»

1. Легко ли проходило внедрение СЭД в Вашей организации?

а) Да, легко

б) Нет, тяжело

в) Я не присутствовал (а) при этом

2. Какие этапы внедрения Вы можете перечислить?

3. Как долго Вы обучались работе с системой?

а) менее недели

б) 1 – 2 недели

в) более 3 недель

4. Как Вы думаете, влияет ли тип характера (новатор, консерватор) на срок обучения работе с программой?

а) Да

б) Нет

5. А возраст?

а) Да

б) Нет

6. Проходите ли Вы переаттестацию по работе с программой?

а) Да, слушаю лекции

б) Да, обучаюсь дистанционно

в) Нет, не прохожу

7. Облегчает ли программа Вашу работу?

а) Да

б) Нет

8. Какие функции программа помогает выполнять?

9. Что бы Вы хотели улучшить в существующей системе?

10. Часто ли происходит обновление программы?

а) Каждую неделю

б) Каждый месяц

в) Не обновляется

г) Другое ______________________________________________

     

11. Ваш пол

а) Мужской

б) Женский

12. Возраст

а) 18 – 30 лет

б) 31 – 45 лет

в) 46 – 60 лет

13. Подразделение, в котором Вы работает

Приложение 2

Программа исследования