Глава II. Организационные особенности внедрения новшеств в организации

В начале, следует отметить, что к организационным особенностям мы относим мотивацию и переобучение персонала, связанные с внедрением СЭД в организации. Сюда же относятся и проблемы психологического характера, возникающие на уровне высшего руководства, подразделений и конкретного должностного лица и которые можно разделить на четыре группы:

1. организационная группа

• недостаточное планирование и недооценка важности составных частей проекта (информационное обследование, обучение пользователей работе с системой, установка системы, ее опытная эксплуатация);

• риск, связанный с несогласованностью взаимодействия участников внедрения (исполнителя, соисполнителей) в процессе выполнения работ, требующих координации;

• недостаточное управление внутренними коммуникациями, информирование сотрудников компании о ходе работ и текущих результатах

2. административная группа

• недостаточное внимание руководства к проекту;

• высокую загруженность участников проекта по основной деятельности;

• слабую вовлеченность в проект сотрудников компании.³⁰

3. группа «сопротивления персонала»

• нежелание обучаться;

• боязнь сотрудников того, что их деятельность станет «прозрачной»;

• нарушение привычного порядка взаимоотношений и производственной деятельности;

• страх перед неспособностью работать в системе;

• нежелание руководителей различных уровней переходить на новую технологию документооборота.

4. группа психологического риска

• отсутствие уважения и доверия к команде автоматизатора;

• низкая квалификация кадров на предприятии.³¹

Как же решать данные проблемы? Проведение мероприятий, разъясняющих преимущества применения выбранной СЭД взамен существующей технологии, мотивации, а также проведение обучения сотрудников помогут преодолеть психологический негатив и понять необходимость работать по-новому.

§2.1 Психологический аспект внедрения сэд и психологические типы сотрудников

Нередко, попадая в новый коллектив, люди сталкиваются с проблемами адаптации. Многие хотели бы на этот случай иметь в голове некую схему, позволяющую им понимать, каких действий можно ждать от окружающих в тот или иной момент времени. И хотя каждый человек по-своему уникален, общие закономерности все равно существуют.

Любые методы управления становятся эффективными тогда, когда информация до сотрудников доносится на их языке и теми способами, которые воспринимает конкретный сотрудник. К сожалению, очень часто руководители об этом даже не задумываются, они говорят, так как умеют, на своем языке и зачастую используют только свою мотивацию. Но если хочется получить ожидаемый результат, необходимо тщательно изучить всех сотрудников, выяснить их мотивации, стереотипное поведение, образ мышления, психотип. Для этого нужно наблюдать за ними.

Но наблюдение – это длительный процесс. Поэтому можно предложить кандидатам пройти социальный тест, который определяет психотип человека.³²

Но, к сожалению, часто публикуются непрофессиональные (в популярном варианте), а то и доморощенные варианты переводов и интерпретаций, не выдерживающие критики с точки зрения надежности получаемых результатов и, как следствие, выводов по ним. При этом, качество методики "на вскидку” может оценить только специалист по психодиагностике, в то время как пользователями часто оказываются работники служб персонала, вовсе не обязанные быть профессиональными психологами.

Для служб персонала в организации одной из основных задач является подбор кандидатур, наиболее подходящих с точки зрения, во-первых, уровня профессионализма в конкретной области деятельности и, во-вторых, соответствия конкретному рабочему месту, а именно, должности (руководитель/специалист…) и коллективу. При этом имеет важное значение не только констатация состояния на настоящий момент, но и оценка потенциала человека, прогноз направления его развития и перспектив.³³

Достаточно эффективно помогает в этом популярный на Западе опросник Майерс-Бриггс (MBTI - Myers-Briggs Type Indicator - Индикатор типов Майерс-Бриггс).

MBTI (Myers-Briggs Type Indicator) – это рациональный, надежный и достоверный метод, с помощью которого можно определить тип личности согласно классификации психологических типов Карла Густава Юнга.

MBTI раскрывает потенциал человека, в доступной и простой форме проясняет, как именно применять свои природные способности в повседневной жизни. ³⁴

Преимуществами MBTI являются:

• представляет собой целостную систему;

• содержит аккумулированный практический опыт, позволяющий делать конкретные описания;

• удобна в работе, конструктивна, не примитивна и не слишком академична;

• технологична (имеет технологичные способы приложения к конкретным случаям);

• не апеллирует к "клиническому опыту”;

• понятна как профессионалу, так и интересующемуся;

• обеспечивает понимание особенностей и возможностей личности применительно к широкому кругу задач.

Методика позволяет выявить у каждого четыре основных предпочтения, варианты их сочетаний составляют 16 различных типов личности, каждому человеку соответствует один из них. Несмотря на то, что выраженность типа может быть различной, методика позволяет установить индивидуальные особенности достаточно точно.³⁵

Шкалы опросника позволяют оценить индивидуальную выраженность четырех основных аспектов (функций) взаимодействия с информацией, соответствующих шкалам методики.

E-I (источник энергии – во внешнем или во внутреннем мире?)

Экстраверты(Extraversion) – получают энергию извне, «заряжаются» в общении, от внешних событий и, в свою очередь, направляют свою энергию во внешний мир.

Интроверты (Introversion) – сосредоточены на своем внутреннем мире, черпают энергию «из себя» и тратят ее на события внутри себя. Нуждаются в уединении для обработки информации. Стараются сначала составить представление об объекте и только потом взаимодействовать с ним. Не стремятся к широким контактам, хотя внешне могут не иметь проблем в общении.³⁶

S - N (преобладающий способ сбора информации)

Люди «сенсорного» типа (Sensing), в первую очередь, ориентированы и доверяют информации, поступающей по каналам пяти органов чувств. Чтобы понять, что на самом деле происходит, им необходим практический опыт и конкретные факты. Работают с большим количеством разнородных сведений.

«Интуитивы»(Intuition), напротив, стараются выйти за пределы непосредственно данного, понять значения, связи и отношения, используя для этого свою интуицию. Легко устают от обилия фактической информации, не любят тратить время на детали – в первую очередь стремятся составить представление о картине в целом и понять ее общий смысл. Везде ищут новые возможности и пути.³⁷

T - F (критерии и ценности в принятии решений)

Люди «мыслительного» типа (Thinking) принимают решения, руководствуясь, в первую очередь, логикой, объективным анализом. Считают, что можно опираться на чувства только тогда, когда они логичны. Выступают за беспристрастность. Недооценивают отношения, мотивы людей. Критичны, могут быть жесткими.

Для «чувствующего» типа (Feeling) важнее отношения, решение должно «удовлетворять людей». Они предпочитают гармонию порядку, считают, что чувства ценны сами по себе, могут проявлять субъективизм. Любят иметь дело с людьми, понимать их проблемы.³⁸

J - P (ведущий стиль жизни)

Представители «решающего» типа (Judgment) стремятся жить распланированно, стабильно и упорядоченно, регулировать и контролировать жизнь. Любят определенность: принять решение - и выполнить его. Предусмотрительны, организованны, ориентируются на результат. Испытывают стресс в ситуации неопределенности.

«Воспринимающий» тип (Perception) склонен, скорее, понимать жизнь, чем контролировать ее. Люди этого типа стремятся жить гибко и спонтанно. Предпочитают оставаться открытыми для нового опыта, доверяя своей способности адаптироваться к изменениям. Ориентированы на процесс, любят импровизацию, испытывают стресс от внешних ограничений. Не спешат делать выводы, многое делают в последний момент.³⁹

Помимо подробного индивидуального психологического портрета, методика позволяет создавать коллективный профиль: в организациях, профессиональных, учебных группах, что дает возможность узнать наиболее выраженные особенности данного контингента и учитывать их при разработке разного рода мероприятий, учебных планов, распорядков и т.д. Наконец, знание типов помогает в деловом общении, при взаимодействии с партнерами, ведении переговоров.

На формирование потребностей также влияет и темперамент человека. Темперамент определяется наследственностью и устойчивостью на протяжении всей жизни. Темперамент у человека проявляется в следующих характеристиках: интенсивность, выносливость, скорость, чувствительность и степень открытости психических и сенсомоторных действий.⁴⁰

Со времен Гиппократа описанные выше характеристики группируются в четыре вида темперамента: холерик, флегматик, меланхолик, сангвиник.

Холерик – самый скоростной темпоритм. Это впечатлительный сотрудник, с «переливами» эмоций, которые меняются в течение одного дня. Он быстро думает и динамика для него – ценность. Это открытый, прямой и общительный человек, с активным интересом к людям и внешнему миру. Имеет высокую работоспособность. Сотрудник-холерик активный, инициативный, энергичный. Его не нужно подгонять и мотивировать на работу. Это амбициозный специалист. Его ведущая потребность – в новой информации и новом опыте.

Флегматик – это спокойный, миролюбивый и сдержанный человек. Неконфликтный, старается избегать столкновения с людьми. Малообщительный, молчаливый и немногословный, закрытый. Флегматик не имеет склонности к лидерству, он может работать как в команде, так и самостоятельно. Он много знает и умеет, компетентный и образованный, но ориентирован на исполнительскую работу. Такого человека нужно контролировать и стимулировать к получению конкретного результата.

Меланхолик обладает проницательностью и хорошо чувствует людей. Не редко не умеет отказывать в просьбе. Имеет высокую утомляемость. В стрессовой ситуации меланхолик – не работник: начинает переживать, бояться, имеет склонность к самообвинениям. Он всегда занимает ведомую позицию, никогда не станет неформальным лидером, критикующем своего руководителя. Меланхолик нуждается в поддержке. В работе ориентирован на тщательное выполнение заданий, потому что боится ошибок. У меланхоликов нередко развиты креативные способности.

Сангвиник – это человек сильный, энергичный с хорошим самоконтролем. Он деловитый, выносливый и работоспособный. Любит быть в центре внимания. Он часто предлагает новые проекты и делает доклады. По характеру он самостоятельный и независимый человек. Он не будет поддерживать другого, но и сам не нуждается в поддержке. Критику воспринимает конструктивно, стремиться исправить ошибки и улучшить свои показатели. Способен работать в стрессовых условиях, сохраняя самообладание и контроль. ⁴¹

Исследования показывают, что в плане склонности к инновациям люди существенно отличаются друг от друга по трем основным факторам:

1. открытости и интересу к новым идеям и тенденциям;

2. стремлению продумывать возможности для практического применения новых идей;

3. склонности распространять среди окружающих информацию об инновациях и разъяснять ценность того или иного нововведения.⁴²

Новаторы и консерваторы - это крайние категории общества, активно принимающие или строго отвергающие прогрессивные новшества. ⁴³

Новаторы – сотрудников с ярко высокой склонностью к инновационной активности. Это люди, которые с удовольствием принимают все свежее, обещающее улучшение в жизни. Новаторы первыми соглашаются с новыми условиями жизни, находя в них позитивные обещания. Абсолютно новая функция привычного предмета моментально вызывает интерес новаторов как возможность нового опыта, не важно - положительного или отрицательного, рискованного или безопасного.

На противоположном полюсе отношения к новизне находится другая группа - консерваторы. Главная особенность консерваторов как группы - неприемлемость рисков. С возрастом, например, потребители все аккуратнее относятся к новизне, поскольку за плечами скапливается все больше жизненной практики, в том числе и отрицательной. ⁴⁴

Здесь стоит уточнить, что «чистых» типов не существует, а дойти до сути человека может профессионал, который, соответственно, поможет руководителю спрогнозировать поведение сотрудников и определить стили взаимоотношения руководства с подчиненными, исходя из этого.