- •Содержание
- •Глава 1 Теоретико-методологические основы системы документации управления персоналом
- •Глава 2 Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом в мэс Урала
- •Введение
- •Глава 1 Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом
- •1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства
- •1.2Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом
- •1.3 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом
- •1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом
- •Глава 2 Анализ системы документационного управления персоналом в мэс Урала
- •2.1 Общая характеристика мэс Урала
- •2.2 Характеристика управления персоналом в мэс Урала
- •Назначение подразделения
- •Организационная структура
- •Описание деятельности подразделения
- •2.3 Характеристика персонала организации
- •2.4 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в мэс Урала Общие положения организации документооборота и делопроизводства
- •Выполняемые функции
- •I этап:
- •II этап:
- •III этап:
- •IV этап:
- •Работники мэс Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:
- •Завершение работы с контрольными документами (поручениями)
- •Организация документооборота
- •Заключение
- •Приложение
- •Введение
- •Глоссарий
- •I. Документооборот в филиале оао «фск еэс – мэс Урала
- •1. Общие положения организации документооборота и делопроизводства
- •Организация работы с исходящей корреспонденцией
- •2.33. Письма, подготовленные руководителями структурных подразделений мэс Урала в адрес директоров пмэс, подписываются Генеральным директором или заместителями Генерального директора.
- •3. Отправка документов
- •4. Организация работы с входящей корреспонденцией
- •5. Определение ответственности в части организации и осуществления делопроизводства и документооборота в мэс Урала
- •5.2. Работники мэс Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:
- •5.3. Работники оуд несут персональную ответственность за:
- •Перечень входящих документов, не подлежащих регистрации
- •Перечень цифровых индексов, в зависимости от корреспондента и видов документов
- •Мэс Урала Перечень индексов организаций*
- •1. Основные положения
- •2. Выпуск орд (приказов, распоряжений) по основной деятельности
- •2.1. Подготовка проекта орд
- •2.1.5. Текст проекта орд и приложения к нему оформляются единым файлом со сквозной нумерацией страниц.
- •2.2. Проверка оформления проекта орд
- •2.2.2. Оуд осуществляет:
- •2.3. Согласование проекта орд
- •2.3.9. Резолюции руководителей Общества, выданные в рамках писем в асуд, в качестве визы на проектах орд не принимаются.
- •2.4. Подписание, регистрация и рассылка орд на ознакомление
- •2.5. Процедура внесения изменений (отмены) в орд мэс Урала
- •2.6. Выпуск орд совместно с дзо Общества и сторонними организациями
- •2.7. Распределение ответственности за выпуск орд (приказов, распоряжений) по основной деятельности
- •2.7.2. Работники оуд несут ответственность за:
- •2.7.3. Согласующие лица несут персональную ответственность за:
- •2.8. Организация выпуска приказов о командировании
- •2.8.1. Командировочное удостоверение в мэс Урала имеет силу приказа.
- •3. Выпуск документов, отражающих управленческие решения (протоколы и поручения руководства Общества)
- •3.1. Выпуск протоколов совещаний
- •3.3. Организация выпуска протоколов руководителей структурных подразделений
- •3.4. Организация выпуска протоколов заседаний рабочих групп, комиссий, комитетов, экспертных советов, технических совещаний
- •3.5. Определение ответственности за выпуск протоколов в мэс Урала
- •3.5.2.Руководитель структурного подразделения, инициировавший совещание, несет ответственность за:
- •3.5.3. Отдел орд несет ответственность за:
- •3.5.4. Должностные лица, согласующие проекты протоколов несут персональную ответственность за:
- •3.5.5. Ответственные работники, организующие и осуществляющие выпуск протоколов совещаний мэс Урала несут персональную ответственность за:
- •Образец приказа
- •Образец распоряжения
- •Образец совместного орд
- •Протокол
- •11 Января 2010 г.
- •III. Контроль документов (поручений) в мэс Урала Общие положения
- •1. Работа с контрольными документами.
- •2. Cроки исполнения документов (поручений).
- •3.Определение ответственности по документам (поручениям).
- •3.1. Ответственные исполнители (заместители Генерального директора мэс Урала, директора пмэс, руководители структурных подразделений) несут персональную ответственность и обязаны:
- •3.2. Начальник оуд и специалисты оуд обязаны:
- •3.3. Работники оуд несут персональную ответственность и обязаны:
- •3.4. Сотрудники оуд, делопроизводители Генерального директора, заместителей Генерального директора:
- •3.5. Непосредственные исполнители документа (поручения) несут персональную ответственность и обязаны:
- •4. Завершение работы с контрольными документами (поручениями)
- •4.2. Закрытие поручений, выданных в рамках входящей корреспонденции производится в соответствии со следующими требованиями:
- •4.3. Завершение работы с поручениями, выданными в рамках организационно-распорядительных документов, протоколов совещаний и поручений руководства Общества.
- •5. Меры воздействия, предусмотренные системой контроля
- •5.2. Начальник оуд имеет право:
I этап:
(начальник структурного подразделения - инициатор документа)
II этап:
Руководители структурных подразделений, в чью компетенцию входят решаемые вопросы).
III этап:
Заместитель Генерального директора, курирующий процесс, в рамках которого осуществляется деятельность)
IV этап:
если в тексте документа есть ссылки на конкретные нормы нормативных правовых актов РФ, если ОРД утверждает Стандарты, Регламенты, Методики, Инструкции, Положения, Порядки и т.д., содержащие необходимость взаимодействия с юридическим отделом, а так же приказы о применении дисциплинарного взыскания или невыплаты премии (установлении премии в меньшем размере)
Юридический отдел – начальник, исполняющий обязанности начальника.
Ответственность за организацию и осуществление контроля выполнения требований, установленных Инструкцией по делопроизводству правил и порядка работы с документами, а также представление методологической и консультационной поддержки в части документооборота возлагается на ДДОиК (Работники группы контроля Департамента документационного обеспечения и контроля ОАО «ФСК ЕЭС», осуществляющие контроль исполнения документов (поручений) выданных Председателем Правления или направленных в адрес Председателя Правления, а также в адрес Общества из внешних организаций.).
Работники мэс Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:
- формирование исходящих документов в соответствии с требованиями раздела Iнастоящей Инструкции по делопроизводству;
- сохранность документов. В случае утраты документов работник обязан немедленно сообщить об этом факте своему непосредственному руководителю, который назначает служебное расследование;
- разработку (подготовку) проекта исходящего документа в сроки, необходимые для согласования, подписания, регистрации и доставки документа до адресата;
- своевременное представление подписанных документов для отправки почтой или курьером в соответствии с требованиями, установленными пп. 3.1, 3.4, 3.8 раздела Iнастоящей Инструкции по делопроизводству;
- качественную подготовку проекта исходящего документа. Размещение в АСУД проектов документов без предварительной проработки сутевых (спорных) вопросов с заинтересованными структурными подразделениями запрещено;
- обеспечение согласования проекта документа в соответствии с требованиями, установленными п. 2.16 раздела Iнастоящей Инструкции по делопроизводству;
- размещение проекта исходящего документа в АСУД, с обязательным заполнением закладок и полей, предусмотренных в системе для осуществления полного жизненного цикла обработки документа (обязательно заполняются поля, отмеченные в системе знаком «*», а также необходимо заполнение следующих атрибутов (закладок):
проверяющие оформление (рецензенты - работники Группы экспедиции / делопроизводители/секретари-референты в зависимости от подписывающего лица);
адресат (внешний/внутренний адресат);
подписывающее лицо.
- отправку документа в сторонние организации по факсу или электронной почте, а также подготовку документа для отправки почтой или курьером в соответствии с требованиями, установленными п. 3. раздела Iнастоящей Инструкции по делопроизводству;
Работники ОУД несут персональную ответственность за:
- своевременное, качественное (полное) рецензирование текста исходящего документа в системе и своевременное направление инициатору документа замечаний (предложений);
- прием, регистрацию в АСУД входящей корреспонденции и направление в адрес указанных руководителей
- проведение проверки комплектности материалов к входящему/ исходящему документу;
- проверку соответствия проекта исходящего документа требованиям раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;
- печать документа на бланке установленной формы;
- осуществление регистрации подписанного исходящего документа (в т.ч. осуществление регистрации и последующей рассылки «утвержденных» исходящих документов);
- оперативное внесение (секретари-референты) в АСУД решений (комментариев, замечаний), принятых руководителями по проекту документа и отклонение на доработку.
Работники не вправе разглашать содержащуюся в документах информацию, составляющую служебную, коммерческую или государственную тайну.
Работник обязан:
- перед уходом в отпуск или выездом в командировку немедленно сообщить об этом факте непосредственному руководителю и передать полномочия по работе в АСУД работнику, исполняющему во время отсутствия его обязанности, используя механизм замещения в АСУД;
- в течение пяти рабочих дней до ухода (отпуска и др.) осуществить обучение, методическую поддержку и оказание консультационной помощи исполняющему во время отсутствия его обязанности, ознакомить с документами и основными функциональными особенностями направления (группы, отдела);
- в случае изменения организационной структуры (увольнении/переводе и др.) сдать все числящиеся за ним документы непосредственному руководителю;
Руководитель обязан:
- организовать замену временно отсутствующему работнику;
- сообщить в службу поддержки АСУД о необходимости наделить исполняющего обязанности работника правом замещения в АСУД на период отсутствия работника.
Исполняющий обязанности работник обязан:
- осуществлять исполнение как ранее направленных заданий (поручений) в АСУДе, так и вновь поступающих в контрольные сроки (в случае наличия);
- при выходе на работу отсутствовавшего работника замещающий работник обязан ознакомить его со статусом (процессом) исполнения ранее выданных ему поручений и о поручениях, полученных в период его отсутствия. Непосредственные исполнители документа (поручения) несут персональную ответственность и обязаны:
- своевременно и качественно исполнять документы (поручения), поставленные на централизованный контроль в ОУД;
- в случае невозможности исполнения в срок документа (поручения), поставленного на централизованный контроль в ОУД заранее информировать руководителя и контролера данного документа, а также инициировать в АСУД служебную записку о переносе срока исполнения, оформленную в соответствии с требованиями, установленными 1.7,1.8. раздела IIIнастоящей Инструкции по делопроизводству;
- своевременно инициировать (при необходимости) служебную записку об итогах исполнения поручения и снятии с контроля;
- своевременно и качественно исполнять документы (поручения) выданные непосредственным руководителем и находящиеся на контроле в рамках структурного подразделения, функционального направления, Блока управления.