Существуют приёмы создания диаграмм комбинированного оформления, соответствующего нескольким разным типам диаграмм. Такие диаграммы называют смешанными. Обычно смешанные диаграммы имеют несколько рядов данных, представленных диаграммами разных типов.

Автоматизация документооборота

Информационный обмен является основой существования общества, поскольку именно через него реализуется действие общественных отношений. Одна из форм информационного обмена

— документооборот. На создание, перемещение и хранение документов общество расходует огромные ресурсы.

Полностью исключить эти затраты невозможно — они необходимы объективно. Как правило, сократить общественные затраты на документооборот тоже нельзя. Переход к информационному обществу неизбежно ведёт к расширению документооборота и качественному его усложнению. Но там, где нельзя ни исключить, ни сократить необходимые затраты, можно бороться за повышение их эффективности. Отдача от непрерывно растущих затрат должна расти быстрее, чем сами затраты. Повышение эффективности документооборота — одна из важнейших задач информатики. Решается она автоматизацией работы с документами путём применения средств вычислительной техники.

Стадии документооборота

Механизм документооборота имеет несколько стадий. Первая стадия — создание документа. За ней следуют его транспортировка (передача), упорядоченное хранение и воспроизведение (или иное применение).

Не все стадии документооборота автоматизируются одинаково легко. Проще всего автоматизируется воспроизведение документов. Исторически этот заключительный этап был автоматизирован наиболее рано. Это произошло еще в начале 80-х годов XX века, когда началось внедрение печатающих устройств, подключаемых к персональным компьютерам.

Позже, во второй половине 80-х годов, началась автоматизация хранения документов и управления доступом к ним. Основным средством автоматизации на данной стадии стали ранние системы управления базами данных (СУБД) и файловые системы персональных компьютеров.

Большой шаг в автоматизации транспортировки документов был сделан в 90-е годы. Основным средством автоматизации в этот период времени стали сетевые компьютерные службы, в первую очередь служба World Wide Web.

Наиболее тяжело автоматизируются процессы начальной стадии документооборота — стадии создания документов. Они далеки от окончательной автоматизации и поныне. Объясняется это просто. Чем больше творчества требует работа, тем труднее её автоматизировать.

Однако это не означает, что автоматизацией создания документов заниматься бесполезно. Чем сложнее информационный процесс, тем выше эффективность от его автоматизации, хотя бы и частичной. Наиболее перспективные подходы для автоматизации подготовки документов основаны на применении объектной модели

155

Принципы стилевого оформления документов

Основными текстовыми объектами электронных документов являются абзацы и приравненные к ним элементы списков и ячейки таблиц. Помимо содержания абзацы обладают свойствами, определяющими оформление. К ним относятся параметры шрифтового набора и выравнивания строк, отступы и интервалы, а также многие другие свойства.

Чтобы порознь не настраивать свойства каждого абзаца, совокупность необходимых настроек сохраняют в виде автономного информационного объекта, называемого стилем. Основное свойство стиля — уникальное имя. Документ может содержать сколько угодно стилей, задающих равносильное оформление абзацев, но он не может содержать двух стилей с одинаковым именем.

Стиль как информационный объект

Стили, как и абзацы, являются информационными объектами. Каждый абзац имеет определённое оформление. То есть, с любым абзацем, даже с «пустым», связан некий стиль. Связь хранится в невидимом символе, открывающем абзац. При удалении этого символа абзац сливается с предыдущим и приобретает его оформление.

Стилевое оформление основано на объектной модели документа. Она позволяет разделить работу над оформлением и над содержанием. На практике сначала создают содержание документа, а потом каждому абзацу назначают стиль оформления. Если в будущем потребуется изменить оформление абзаца, править надо не абзац, а его стиль. Тогда все абзацы, связанные с данным стилем, получат новое оформление.

Таким образом, применение стилей даёт следующие преимущества:

устанавливает разделение труда между авторами и дизайнерами: авторы работают с текстами, а дизайнеры — со стилями;

обеспечивает систематичность и последовательность в оформлении документов;

открывает возможность многократного использования удачных стилей для оформления новых документов;

повышает производительность труда посредством автоматизации оформления документов;

содействует повышению эффективности документооборота.

Принцип единства функционального оформления

Основные функциональные элементы документа представлены его объектами. К ним относятся абзацы основного и дополнительного текста, заголовки разделов, элементы списков и таблиц. Заголовки глав должны отличаться по оформлению от заголовков параграфов, а оформление основного текста должно отличаться от оформления примечаний и ссылок.

Напротив, если элементы документа выполняют одинаковые функции, они должны иметь одинаковое оформление. В этом состоит принцип единства функционального оформления доку-

мента. Он позволяет:

наглядно выразить структуру документа;

подчеркнуть важнейшие положения документа;

упростить работу с документом;

156