Пять стадий метода «Альпы»

Предлагаемый Вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.

Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:

 

1) составление заданий;

2) оценку длительности акций;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль (учет несделанного).

Первая стадия: составление заданий

Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

— задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

— невыполненное накануне;

— добавившиеся дела;

— сроки, которые надо соблюсти;

— периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня»:

 

В    — визиты, совещания,

Д   —делегирование дел;

К    — контроль;

П    — в процессе, в деле;

ПК —поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка,

С   — секретарша;

Т    —телефонные разговоры;

Ч    — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т п.)

 

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

 

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);

В    — г-н Мюллер (программа ЭВМ);

В    — г-н Шульте (экспертная оценка);

П    — проект изучения рынка;

Т    — г-н Шмидт (статистика сбыта);

ПР — г-н Гюнтер (письмо);

Ч    — специальный журнал для менеджеров,

Т    — г-н Майер (нехватка персонала);

Т    — Хельмут (вечерняя пробежка).

 

 

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

— в первом приближении распределять их по приоритетности;

— подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;

— перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем ( с помощью телефона и т. п.).

Пример:

 

П   — проект изучения рынка;

В   — Шульте (экспертная оценка);

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);

Ч    — специальный журнал для менеджеров;

Непродолжительные работы:

Т    — Шмидт (статистика сбыта)

ПР — Гюнтер (письмо)

 «Телефонный» блок:

Т    — Мюллер (программа ЭВМ)

Т    — г-н Майер (нехватка персонала);

Т    — Хельмут (вечерняя пробежка).

 

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.

Вторая стадия: оценка длительности акций

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

 

П    — проект изучения рынка В    — Шульте (экспертная оценка) ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) Ч    — специальный журнал для менеджеров Т    — Шмидт (статистика сбыта) ПР — Гюнтер (письмо) Т    — Мюллер (программа ЭВМ) Т    — г-н Майер (нехватка персонала) Т    — Хельмут (вечерняя пробежка)

Часы 3,0 2,0 1,5 1,0 0,5 1,5   0,5   Сумма: 10,0

 

Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.

 Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.

 Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

 Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.