- •Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках
- •Предисловие к русскому изданию
- •0. Введение: Управляйте сами своим временем с помощью метода
- •0.1 Что такое самоменеджмент?
- •Самоменеджмент- насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой?
- •0.2 Значение времени
- •2. Что означает время для Вас?
- •3. Как Вы обращаетесь со своим временем?
- •4. Сколько времени еще у Вас есть?
- •Задумайтесь над этим!
- •0.3.Инвентаризация времени. Рабочий стиль, который Вы до сих пор практиковали (самоанализ)
- •Анализ использования времени
- •Указания по методу записи (инвентаризации времени):
- •К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода времени»:
- •К формуляру «Дневные помехи»:
- •Два исходных пункта инвентаризации времени.
- •Анализ сильных сторон
- •Анализ слабых сторон
- •Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени».
- •Обработка данных формуляра «Анализ помех».
- •Анализ временных потерь
- •Потери времени при постановке цели
- •Потери времени при планировании
- •Потери времени при выработке решений
- •Потери времени из-за плохой организации работы
- •Потери времени в самом начале работы
- •Потери времени при составлении распорядка дня
- •Потери времени при обработке информации
- •Важнейшие причины потерь времени
- •Анализ «поглотителей» времени
- •Задумайтесь над этим:
- •0.4. Функции самоменеджмента («Круг правил»)
- •Самоменеджмент — Круг правил.
- •Техника самоменеджмента
- •0.5. Назначение данной книги
- •Вновь задайте себе вопросы: Чего я, собственно, хотел, покупая эту книгу?
- •Автор Читатель
- •Постановка целей: Как работать над своими жизненными планами
- •1.1. Значение постановки целей
- •1.2. Нахождение целей
- •Картина жизненных устремлений.
- •Временной ряд для нахождения личных целей
- •Жизненные цели
- •Примеры:
- •Инвентаризация целей
- •Инвентаризация целей
- •1.3. Ситуационный анализ
- •Баланс успехов и неудач
- •Сильные и слабые стороны
- •Анализ «цель — средство»
- •1.4. Формулирование целей
- •План жизни и карьеры
- •Пример: Жизненный план (извлечение).
- •1.5. Резюме
- •2. Планирование Как готовить выполнение своих задач
- •2.1. Основы планирования
- •2.2. Принципы и правила планирования времени
- •Рабочее время
- •2.3. Система планирования времени
- •План на несколько лет вперед
- •План на 1990—1994 гг.
- •Годовой план
- •Квартальный план
- •Месячный план
- •Декадный план
- •Дневной план
- •2.4. Составление планов дня с помощью метода «Альпы»
- •Пять стадий метода «Альпы»
- •Первая стадия: составление заданий
- •Вторая стадия: оценка длительности акций
- •Третья стадия: резервирование времени про запас
- •Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
- •Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
- •Рационализация использования времени с помощью бюрографии
- •Например:
- •Что дает метод «Альпы»?
- •2.5. Менеджмент с помощью дневника времени Недостатки обычного календаря-памятки
- •10 Недостатков календаря-памятки
- •Что такое дв?
- •Структура дв
- •2.6. Резюме
- •Важнейшие принципы и правила планирования времени:
- •3. Принятие решений: Как вскрыть резервы производительности и возможности саморазгрузки
- •3.1. Необходимость принятия решений
- •Преимущества работы по приоритетам
- •Позитивные последствия:
- •3.2. Принцип Парето (соотношение 80 : 20)
- •3.3. Установление приоритетов с помощью анализа абв
- •Применение анализа абв
- •Листок учета задач и контроля за их выполнением
- •Вспомогательные критерии для принятия решений по задачам а
- •3.4. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра
- •3.5. Основы делегирования
- •Преимущества делегирования.
- •Сопротивление делегированию
- •Основные правила (техника) делегирования
- •Когда делегировать?
- •Кому делегировать?
- •Как делегировать?
- •6 Блоков вспомогательных вопросов
- •3.6. Резюме
- •Использование главы «Принятие решений»
- •4. Реализация и организация: Как овладеть трудовым процессом и реализовать трудовую активность
- •Ход типичного рабочего дня
- •4.1. Организационные принципы распорядка дня
- •Правила начала дня (1) Начинать день с позитивным настроением
- •(2) Хорошо позавтракать и без спешки — на работу
- •(12) Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы
- •(13) Избегать незапланированных импульсивных действий
- •(14) Своевременно делать паузы/соблюдать размеренный темп
- •(15) Небольшие однородные задачи выполнять сериями
- •(16) Рационально завершать начатое
- •(17) Использовать временные промежутки
- •(18) Работать антициклично
- •(19) Выкраивать спокойный час
- •(20) Контролировать время и планы
- •Правила завершения рабочего дня
- •4.2. Естественный дневной ритм (график работоспособности)
- •4.3. Менеджмент на основе биоритма
- •Критические дни
- •Значение и использование биоритмики
- •Как получить свою биоритмограмму?
- •Как нельзя поступать.
- •4.4. Индивидуальный рабочий стиль / саморазгрузка
- •Пути к саморазгрузке
- •4.5. Составление рамочного плана дня (упражнение)
- •4.6. Резюме
- •5. Контроль: как обеспечить успех и запланированный результат
- •5.1. Функции контроля
- •5.2. Контроль процесса
- •Анализ деятельности и времени как процесс контроля
- •1. Запланированное время (целеустановка).
- •2. Восприятие фактического течения времени и деятельности.
- •3. Разработка планируемого состояния.
- •4. Сравнение «план — факт» (контроль).
- •Анализ дневных «помех» как метод контроля
- •5.3. Контроль результатов
- •5.4. Обзор истекшего дня (самоконтроль)
- •Оценка результатов дня
- •5.5. Резюме
- •6. Информация и коммуникации: Как целесообразно и рационально вести совещания, телефонные переговоры и корреспонденцию
- •6.1. Значение информации и коммуникаций
- •6.2. Рациональное чтение
- •Методы «до чтения»
- •Методы «во время чтения»
- •10 Правил совершенствования методики чтения
- •10 Факторов, мешающих быстрому чтению
- •Больше смысла в так называемой технике слалома:
- •Методы «после чтения»
- •Техника выписывания
- •Метод sq 3r
- •1. Обзор.
- •2. Постановка вопросов.
- •3. Чтение.
- •4. Обобщение.
- •5. Повторение.
- •6.3. Рациональное проведение совещаний
- •Подготовка совещания
- •Проведение совещания
- •Отступление: типы участников совещания
- •После совещания
- •6.4. Рациональные собеседования (управление потоком посетителей)
- •Стратегия управления потоком посетителей
- •Отгораживание от посетителей.
- •Планирование и подготовка посещении
- •6.5. Переговоры по телефону
- •(1) Телефон как средство рационализации
- •(2) Отгораживание
- •(4) Обратный звонок
- •(5) Телефонные блоки
- •Использование дневника времени
- •Другие возможности
- •(6) Подготовка
- •(7) Ведение телефонного разговора
- •(8) Подведение итогов: запись телефонного разговора
- •6.6. Рациональное ведение корреспонденции
- •Рациональная обработка входящей почты
- •Рациональная обработка корреспонденции (исходящей почты)
- •1. Рационализация корреспонденции путем немедленного ответа.
- •2. Рационализация корреспонденции посредством писем-копий.
- •3. Рациональная корреспонденция с помощью «писем-маятников».
- •4. Рационализация корреспонденции путем облегчения ответа (согласования с партнером).
- •5. Рационализация корреспонденции с использованием стандартных бланков для кратких писем.
- •6. Рационализация корреспонденции за счет работы над текстом.
- •7. Рациональное составление индивидуальных писем.
- •8. Рационализация корреспонденции с помощью профессиональной диктовки.
- •9. Рационализация корреспонденции путем самоограничения.
- •10. Рационализация корреспонденции за счет целеоринтированности в работе.
- •6.7. Использование листков-памяток и формуляров
- •Рациональная канцелярия
- •6.8. Резюме
- •7. Претворение в практику
- •7.1. Ретроспективный взгляд и план мероприятий
- •7.2. Договор на изменение
- •7.3. Указания по претворению в практику
- •7.4. Стратегия «бегства» и препятствия
- •Упражнение по претворению в жизнь.
- •Стратегия «бегства» и внутреннее сопротивление.
- •8. Десять золотых правил, выполнение которых поможет добиться экономии времени
- •1. Формируйте рабочие блоки, в которые Вы будете включать выполнение крупных или схожих по характеру заданий
- •2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы
- •3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий
- •4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ
- •5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето)
- •6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу
- •7. Крупные задания выполнять небольшими частями (тактика «нарезания салями»)
- •8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел из категории «а» (ц. Д. Ф.)
- •9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха)
- •10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности
Методы «после чтения»
Привыкайте к тому, чтобы важные тексты не только читать, но обрабатывать после прочтения.
Путем выделения важных мест (пометок, выписок из текста) Вы обеспечиваете лучшее усвоение материала и облегчаете повторное чтение.
Техника маркировки текста (пометок).
Смысл и преимущества пометок как вспомогательного средства при чтении состоят в следующем:
— пометками устанавливаются приоритеты, поскольку выделяются важные места;
— пометки помогают дополнительно структурировать текст (условные знаки);
— пометки облегчают нахождение и повторное прочтение важных мест текста;
— пометки способствуют тщательному обдумыванию и лучшему восприятию и запоминанию (не в последнюю очередь благодаря визуальному выделению нужных мест).
В качестве методов и способов маркировки текста возможны, например, разного рода подчеркивания, отметки и записи на полях и т. п.
Большое распространение приобрели фломастеры с толстой линией. По сравнению с обычными они имеют то преимущество, что выделяют целое поле, и этим облегчается его повторное нахождение. Соединительные линии между словами указывают на ассоциации.
В качестве наиболее целесообразного метода маркировки текста зарекомендовали себя условные знаки, которые часто употребляются еще в процессе чтения.
Разработайте собственную «маркографию». Например:
Разработайте собственные обозначения. Книги — за исключением букинистических ценностей — являются предметами повседневного пользования.
Лишь в том случае, если книга или материал интенсивно проработаны, т. е. содержат разнообразные подчеркивания и пометки, они становятся по-настоящему ценными текстами!
Если Вы приспособились к какой-то определенной системе маркировки (например, каждый цвет имеет определенное значение), постарайтесь сохранить ее и регулярно использовать.
Но помечать надо экономно и целенаправленно!
Техника выписывания
В то время как маркировка предназначается для выделения отдельных частей текста, задачей выписывания является «изъятие» важных мыслей, идей и т. п. К нему прибегают в тех случаях, когда хотят использовать выдержки из текста при подготовке докладов, статей, крупных работ и т. п.
Основной принцип выписывания такой же, как и маркировки:
Лишь самое существенное и в кратчайшей форме!
Различают три основных формы выписывания:
Дословная выписка.
В этом случае следует соблюдать такие правила цитирования, как точное указание источника и корректное воспроизведение выдержки — обязательно для докладов, рукописей и научных работ!
Пример:
Рациональное чтение | |
Выписывание выдержек из текста «В практике оправдало себя выписывание на картонные карточки шириной в половину листа и несколько длиннее книжной страницы, чтобы она была заметнее в закрытой книге» |
Дословная цитата |
Цильке Вольфганг. Учебник по технике обучения, мышления и организации труда. Мюнхен, 1980. С. 223. |
Указание источника |
Помните, однако, о том, что ксеро- фотокопирование заменяют расточающее время выписывания дословных цитат!
Выписка «по смыслу».
В этом случае мысль автора передается собственными словами. Безупречная в научном отношении работа предполагает такого рода смысловые воспроизведения. Делается такая выписка в соответствии с теми же правилами, что и дословная цитата.
Конспективная выписка.
В данном случае кратко записываются важнейшие составные пункты, тезисы, мысли и идеи текста Подобный обзор содержания может быть важным подспорьем для запоминания и вспомогательным средством для нахождения соответствующих мест в тексте.
Основные мысли текста вы можете изложить своими словами на специальной карточке. Ниже следует формуляр для составления конспективной выписки из книги.
Рациональная обработка текста | |||
Книга (библиографические данные) |
Издание: | ||
Страницы |
Мысли, темы, возникшие идеи и т.д. |
К какому времени проработать? |
Контроль |
|
|
|
|
Обзор текста вы можете составить также посредством логической структуры, вместо того чтобы следовать повествовательной схеме.
Преимущества логической структуры состоят в следующем:
— содержание текста перерабатывается так, чтобы правильно были представлены внутренние взаимосвязи содержания;
— удается избежать многословия, поскольку опускаются соединительные слова, детали и т. д.;
— информация становится более обозримой и запоминаемой;
— выделенные ключевые слова помогают при после дующем просмотре ассоциативно вспомнить о деталях.
С помощью конспективной выписки можно также составить представление о том, какие темы освещаются в отдельных местах разных книг. Дополнительное указание номеров страниц облегчает нахождение этих мест.
Так же как и техника маркировки текста, составление выдержек предполагает разнообразные подходы с элементами творчества, например:
— выписка основных пунктов;
— вписка ключевых понятий и слов;
— диктовка на магнитофон;
— различные комбинации указанных форм.
Разработайте свою собственную систему составления выдержек и постоянно совершенствуйте ее! При составлении выдержек целесообразно последовательно придерживаться освоенной системы. На этой базе Вы сможете составить архив или картотеку важных специальных публикаций по предметам.
Выписывайте важнейшую информацию и составляйте из нее архив для последующей расшифровки и обработки! Старайтесь и в этом деле установить приоритеты!