Другие возможности

«Мелкие» телефонные звонки, которые приходится делать в течение одного или нескольких рабочих дней, должны производиться в блоке в непроизводительное время (см. график работоспособности), когда они не могут нарушать ход работы.

Используйте «холостые» промежутки времени и другие паузы между отдельными делами или совещаниями, чтобы сделать нужные звонки.

Пользуйтесь телефоном антициклично, т. е. не в рабочие часы пик.

Тогда Вы сможете быстрее дозвониться до своего партнера. Наиболее благоприятными для телефонных звонков промежутками является время

с 8.00 до 9.30;

с 13.30 до 14.00;

после 16.30.

В другие часы приходится считаться с тем, что время решения вопросов по телефону почти удваивается и Ваш партнер может с вами немедленно говорить лишь примерно в 50 % случаев.

(6) Подготовка

Перед каждым звонком проверьте три принципиальных вопроса:

— Имеется ли однозначная потребность в личном контакте?

— Обязательно ли знание ответа для того, чтобы прийти к соглашению?

— Существует ли возможность последующей встречи с партнером (абонентом)?

Предварительные соображения, которые не приводят к телефонному разговору, ценнее, чем телефонный звонок без цели или результата

Вы должны набирать номер только тогда, когда Вам будет ясна цель разговора: Хочу ли я просто поддержать общий контакт и обменяться мнением с коллегой?

— Хочу ли я пуститься в воспоминания или установить новую связь?

— Хочу ли я получить информацию или передать ее?

— Хочу ли я поделиться идеей и попросить ее оценить?

— Хочу ли я убедить другого в своих намерениях и ближе ознакомиться со своими проектами?

Позаботьтесь о выборе правильного момента для своего разговора:

— Выясните самое лучшее время для звонка, чтобы не отрывать партнера от дела. Установите это время в конце предыдущего телефонного разговора или при личной встрече.

— Предупреждайте о своем звонке заблаговременно! Многие  из  Ваших деловых  партнеров  будут  за письменным столом ждать Вашего звонка, если Вы заранее   укажете   (с   помощью   письма,   телекса, секретаря) точное время. Вы сэкономите время и средства  и  ускорите   решение   соответствующего вопроса!

— Готовьтесь к своим звонкам по-деловому и содержательно!

— Важной предпосылкой успешного телефонного разговора является его подготовка. Следующий бланк поможет Вам эффективнее использовать такой инструмент общения, как телефон. Настройтесь на партнера и сконцентрируйтесь на ведении разговора.

 

Бланк «Подготовка телефонного звонка»
Сначала подготовиться — потом звонить
Цели 1. Чего я хочу достичь (установить общие и промежуточные цели разговора)? 2. Кому я хочу позвонить (фамилия, подразделение, функция, номер телефона)? 3. Когда я хочу позвонить (в утренние часы, в обеденное время, в конце дня, в скользящее время)? 4. Какие вопросы я хочу задать (записать основные пункты)?
Документация 5. Какие документы мне потребуются (картотека клиентуры, корреспонденция, обзор, отчет и т. п.)? 6. Какие документы потребуются моему партнеру(корреспонденция, проспекты, акты)?