6. Рационализация корреспонденции за счет работы над текстом.

Настоящий бум вызвали в последнее время микрокомпьютеры (называемые также персональными), которые за 5000—10000 марок позволяют различным учреждениям, отдельным подразделениям, мелким фирмам, адвокатам, врачам и так называемым нормальным потребителям наряду с использованием прочих программ работать над собственным текстом. Со снижением цен и прогрессом микроэлектроники это средство рационализации становится все более привлекательным.

Преимущество: программирование писем экономит много времени и позволяет сохранить форму лично Вами составленного послания.

7. Рациональное составление индивидуальных писем.

В конце концов в немалом числе случаев по причинам представительства или из-за нестандартности содержания Вам бывает необходимо написать индивидуальное письмо.

 Собирайте отдельные письма для «серийного производства», например используйте папку «Корреспонденция».

 Подготавливайте процесс написания или диктовки, подбирая необходимые материалы, записывая ключевые слова и т. п.

 Используйте краткие наброски с наглядной фиксацией основных пунктов, чтобы затем полностью сконцентрироваться на формулировании.

 Диктуйте простые письма на магнитофон (диктофон) или лучше делегируйте составление письма, задавая секретарю только ключевые слова, носящие основную смысловую нагрузку (см. «Обработка входящей почты»).

 Проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя ли решить его по телефону.

8. Рационализация корреспонденции с помощью профессиональной диктовки.

Мы исходим из того, что Вы знакомы с техническими приемами рациональной диктовки и потому ограничимся лишь некоторыми методическими указаниями.

 Диктуйте на пленку вместо того, чтобы диктовать стенографистке. В последнем случае Вы блокируете время двух лиц одновременно; В то время как! Вы будете наговаривать второе письмо, первое может быть напечатано с магнитофонной пленки.

 Для диктовки кратких текстов используйте незаполненные промежутки времени или время вынужденных пауз (в автомобиле, вагоне поезда, самолете и т. д.).

 Краткие тексты, особенно если они не очень важные, диктуйте блоками.

9. Рационализация корреспонденции путем самоограничения.

Избегайте ненужного бумагооборота, избавляйтесь от привычки записывать или диктовать по любому мало-мальски значительному поводу.

10. Рационализация корреспонденции за счет целеоринтированности в работе.

 Перед составлением каждого письма спрашивайте себя, какой цели Вы хотите достичь. Всегда предварительно обдумывайте, что Вы хотите сообщить другому лицу.

6.7. Использование листков-памяток и формуляров

Выигрывайте время, используя для повторяющихся задач и работ листки-памятки. Имеется в ввиду разграфленный лист, на котором в определенном порядке перечисляется и задается то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Листки-памятки превратились в универсальный инструмент облегчения труда для повторяющихся и стандартных процессов.

Они обладают следующими преимуществами:

 

Листки-памятки как средство самоменеджмента

 

1. Разложение работы на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном.

2. Ускоренное выполнение дела высвобождает дополнительную энергию.

3. Нет необходимости снова и снова обдумывать рутинные процессы («изобретать велосипед»).

4. Пропадает опасение того, что какое-либо дело может быть забыто; листки-памятки дают максимум уверенности при минимуме контроля.

5. Листки-памятки способствуют накоплению опыта и совершенствованию стиля работы.

6. Многие дела благодаря составлению списка становятся обозримыми.

7. Листки-памятки служат инструментом личной подготовки к работе.

8. Листки-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться.

9. С помощью листков-памяток легче справляться с рутинной работой.

10. Листки-памятки являются постоянным накопителем опыта, они разгружают нашу память.

 

Применение:

— листки-памятки служат  для   управления   информационными  мыслительными процессами, а также процессами формирования мнений и принятия решений;

— листки-памятки особенно рекомендуются для осуществления анализа, наблюдений, контроля, проведения переговоров и бесед, подготовки докладов, командировок и т. п.

Практически нет такого вида деятельности, который нельзя было бы разложить на отдельные рабочие фазы!

Определите наиболее часто повторяющиеся в Вашей профессиональной и личной сферах виды работ и создайте свой собственные листки-памятки, например для:

— подготовки командировок;

— подготовки конференций (см. «План обсуждений» в 6.3);

— профессиональной диктовки;

— проблемного анализа;

— контроля за реализацией проектов;

— на случай автомобильной аварии и т. д.

Запишите здесь отдельные ключевые понятия, которые Вы позже примените для своих первых набросков листков-памяток:

Основную структуру листка-памятки Вы можете разработать следующим образом:

 

5 ступеней составления листка-памятки

1. Выбрать те виды деятельности или занятий:

— которые повторяются;

— одинаково или аналогично исполняются.

2. Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы:

— что должно быть сделано?

— на что следует обратить особое внимание?

— что подлежит выяснению?

— кого надо проинформировать? И т. д.

3. Составить логическую очередность:

— какие имеются взаимозависимости?

— какие временные ограничения должны быть соблюдены?

— что из чего вытекает в соответствии с логикой данной деятельности?

— где потребуются промежуточные результаты?

4. Произвести группировку:

— какая деятельность повторяется?

— где имеются логические промежуточные связи?

— где употребляются одинаковые вспомогательные средства?

5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок:

— анализ ошибок;

— критические фазы;

— возможности делегирования;

— апробирование;

— окончательная корректировка;

— готовый листок-памятка.

 

Попробуйте составить список повторяющихся видов работ и разработать листки-памятки по пятиступенчатой схеме! Попытайтесь затем определить экономию труда и времени.

Дополнительное время Вы сможете сэкономить, если заведете картотеку формуляров листков-памяток для различных проектов и рабочих процессов.

Используйте формуляры, приведенные в настоящей книге (например, на этой странице) и разрабатывайте свои собственные! Перепроверяйте применяемые вами формуляры с точки зрения их построения, смысла и завершенности!

 

Системная подготовка к беседам

Моя целеустановка.

Необходимая документация.

Начало беседы.

Что может быть «узким» местом у клиента?

Мой вариант решения.

Возможные возражения.

Мои контраргументы, сильные стороны.

Заметки, анализ, оценка.

Немедленно поручить.