Выживание любой организации зависит от внешнего мира.
Крупные составляющие сложных систем, таких как организация, человек или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы, руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом.
Таким образом, системный подход предполагает, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи, технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Ситуационный подход к управлению (Э. Дейл, П. Лоренс, Д. Томпсон, Д. Гэлбрайт). Этот подход является логическим продолжением системного подхода. Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время. Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.
Анализируя ситуацию невозможно, однако, определить все переменные, влияющие на организацию. Для практических целей менеджеры могут рассматривать только те факторы, которые наиболее значимы для организации, и те, которые, скорее всего, могут повлиять на ее успех. Существует не более десятка ситуационных факторов, которые подразделяют на 2 основные группы:
Внутренние ситуационные переменные;
Внешние ситуационные переменные.
Таким образом, ситуационный подход предполагает, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией.
Тема 1: среда организации
1.1. Внутренняя среда организации
Внутренняя среда организации представляет собой взаимосвязь внутренних переменных.
Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто единое, что руководство должно преодолеть в своей работе.
Внутренними переменными организации являются: цели, структура, задачи, технология и люди.
Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.
В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать к чему она стремиться.
У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений — по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность.
Структура организации — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.
В основе построения эффективной организации лежат следующие принципы и правила:
Чем лучше построена организация, тем больший результат она имеет;
В основе построения любой организации лежит технология производства продукта;
Структуризация организации по продуктам и покупателям способствует увеличению положительного результата;
Каждое подразделение и каждый человек в организации должен иметь работу, за которую отвечает только он;
Выполнению каждой работы должен соответствовать конкретный результат, и только он определяет полезность для организации данного подразделения или человека;
Положительный результат, с одной стороны, определяется эффективностью построения организации, а с другой стороны, квалификацией и мотивацией работающих в ней людей;
Организация строится и функционирует по правилу управленческого цикла;
Правило «своего кармана» предполагает: знаю, имею, распоряжаюсь определенной долей проданного продукта;
Установленный порядок в организации никто, даже главы фирмы, нарушать не имеет права.
Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.