Раздел 1. «Общие положения». В нем устанавливаются:

- область деятельности работника (с указанием категории должности, определяемой в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);

- порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия;

- квалификационные требования;

- подчиненность работника;

- должностные лица, руководство которыми он осуществляет;

- перечисленные нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

Раздел 2. «Функции». Здесь перечисляются основные направления деятельности работника.

Раздел 3. «Должностные обязанности». Им определяются конкретные виды работ, выполняемые работником.

Раздел 4. «Права» определяет закрепленные полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

Раздел 5. «Ответственность» регламентирует персональную ответственность работника.

К основным разделам должностной инструкции дополнительно может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Он устанавливает круг служебный связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и пр.

В каждой должностной инструкции имеются обязательные реквизиты для заполнения:

1) наименование организации, которое указывается в соответствии с наименованием в учредительных документах;

2) утверждающая запись лица, имеющего на это право (руководителя организации) с наименованием должности, подписи, расшифровки подписи и даты утверждения;

3) наименование должности, на которую разрабатывается инструкция, наименование должно соответствовать должности в Общероссийском классификаторе профессий и должностей, упоминавшемся выше. Если должность отсутствует в классификаторе в связи с тем, что является новой (например, маклер, логистик и т.п.), то необходимо указывать специальные нормативные документы, регламентирующие положение вещей.

После заполнения вышеперечисленных разделов, составляющих суть должностной инструкции, указывается, что она разработана в соответствии с документом (наименование, номер и дата принятия). Ниже следует подпись руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т.п.) и ее расшифровка. Далее следует согласующая подпись начальника юридического отдела организации, перед которой стоит подпись: «СОГЛАСОВАНО», наименование должностного лица, его личная подпись, расшифровка и дата согласования.

При приеме на работу с должностной инструкцией должен быть ознакомлен соответствующий сотрудник, о чем проставляется отметка в должностной инструкции, содержащая подпись и расшифровку подписи работника, а также дату ознакомления с инструкцией.

Согласованная и утвержденная инструкция должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью организации и должна храниться в соответствии с установленным порядком делопроизводства в отделе кадров организации.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Она является необходимым документом при разрешении конфликтных ситуаций и трудовых споров между работодателем и работником. Должностная инструкция является практическим инструментом разделения труда персонала организации.