4. Опишите и представьте графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дайте рекомендации по ее совершенствованию.
Вариант 9
1.Составьте ДОВЕРЕННОСТЬ Вашему товарищу по работе на представление Ваших интересов на общем собрании акционерного общества.
2.Дайте определение, назначение и виды документа ПОЛОЖЕНИЕ. Перечислите состав реквизитов, опишите содержание текста документа и приведите пример его оформления.
3.Опишите порядок формирования и правила оформления дел.
5. Опишите и представьте графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дайте рекомендации по ее совершенствованию.
Вариант 0
1.Составьте ПИСЬМО на заключение контракта (предварительные намерения) поставки автомобилей по лизингу.
2.Дайте определение, назначение и виды документа ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ. Перечислите состав реквизитов, опишите содержание текста документа
иприведите пример его оформления.
3.Опишите понятие и порядок проведения экспертизы ценности документов.
6.Опишите и представьте графически схему документооборота организации, в которой Вы работаете. Дайте рекомендации по ее совершенствованию.
4.2.Тесты текущего контроля
Ниже приводятся 9 тестов, в каждом |
из которых по 6 вопросов. За |
правильный ответ на вопрос начисляется 0,5 |
балла. Таким образом, суммарная |
оценка определяется по формуле N= 0,5 х n (n – количество правильных ответов), а максимальная оценка N = 0,5х 9х 6 = 27 баллов.
92
Тест № 1
1.Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (в следующей последовательности: левое, правое, верхнее и нижнее):
A.10, 5, 5, 5;
B.20, 10, 20, 20;
C.20, 10, 10, 10;
D.5, 5, 5, 5.
2.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми:
A.муниципальными органами власти;
B.милицией;
C.налоговыми органами;
D.пенсионным фондом.
3.Заголовок к тексту документа не должен превышать:
A.2-х строк;
B.3-х строк;
C.4-х строк;
D.5 строк.
4.Отметка о контроле проставляется:
A.на левом поле;
B.на правом поле;
C.на верхнем поле;
D.на нижнем поле.
5.В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 количество реквизитов равно:
A.22;
B.28;
C.30;
D.37.
93
6. Последняя редакция Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации была разработана в:
A.1998г.;
B.2001г.;
C.2004г.;
D.2007г.
Тест № 2
1.В каком из перечисленных форматов размеры указаны неверно ?
A.А0 (842х1189 мм);
B.А3 (290х420 мм);
C.А5 (148х210 мм);
D.А7 (74х105 мм).
2.В каком случае в дате документа допущена ошибка ?
A.01.09.2008;
B.01.09.2008 г.;
C.01 сентября 2008 года;
D.01 сентября 2008 г.
3.В каком случае допущена ошибка при сокращении ?
A.миллион – млн;
B.квартал – кв;
C.страница – стр.;
D.часть – ч.
4.В каком случае буквенная аббревиатура, означающая форму управления предприятием, указана неверно?
A.ОАО;
B.ООО;
C.АООТ;
D.ЗАО.
94
5.В каком случае при написании числа допущена ошибка ?
A.12 584 376;
B.14 847;
C. 3 ;
4
D.1/2.
6.В каком случае допущена ошибка ?
A.длиной 5…10 м;
B.длиной 5÷10 м;
C.длиной 5 - 10 м;
D.длиной от 5 до 10 м.
Тест № 3
1.Какой из перечисленных документов не относится к организационноправовым документам?
A.устав;
B.инструкция;
C.постановление;
D.положение.
2.Какой из перечисленных реквизитов не входит в состав реквизитов документа «Структура и штатная численность предприятия» ?
A.наименование структурного подразделения;
B.наименование должности;
C.штатная численность;
D.оклад (тарифная ставка).
3.По какому классификатору проставляется код формы документа «Штатное Расписание» ?
A.ОКСО;
B.ОКПО;
C.ОКУД;
D.ОКПДТР.
95
4.По какому классификатору проставляется код организации документа «Штатное Расписание» ?
A.ОКСО;
B.ОКПО;
C.ОКУД;
D.ОКПДТР.
5.Какой из перечисленных реквизитов документа «Положение» не выносится на титульный лист ?
A.наименование организации;
B.гриф утверждения;
C.должность и подпись начальника подразделения, для которого разработано положение;
D.наименование документа.
6.Для какой категории работников должностная инструкция, как правило, не разрабатывается ?
A.руководители подразделений;
B.инженерно-технический персонал;
C.младший обслуживающий персонал;
D.вакантные должности.
Тест № 4
1.Какой из перечисленных документов не относится к распорядительной документации ?
A.приказ;
B.распоряжение;
C.правила;
D.указания.
96
2.Какой из перечисленных документов создается в результате работы коллегиального органа ?
A.указание;
B.решение;
C.распоряжение;
D.приказ.
3.Основание издания приказа указывают:
A.в первом абзаце распорядительной части документа;
B.в середине распорядительной части;
C.перед подписью руководителя ( в конце распорядительной части);
D.в констатирующей части.
4.К признакам по основной деятельности не относятся приказы:
A.по финансированию;
B.о переводе работников;
C.по планированию;
D.по снабжению.
5.Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в официальных изданиях в течение:
A.одной недели;
B.двух недель;
C.трех недель;
D.месяца.
6.Какое ключевое слово не употребляется в распорядительных документах?
A.ПРИКАЗЫВАЮ;
B.ПРЕДЛАГАЮ;
C.ПРОШУ;
D.ОБЯЗЫВАЮ.
97
Тест № 5
1. Какой из перечисленных документов не относится к информационносправочным документам ?
A.акт;
B.инструкция;
C.письмо;
D.справка.
2.На каком из перечисленных документов не проставляется наименование вида документа ?
A.письмо;
B.факс;
C.телеграмма;
D.справка.
3.Оферта – это:
A.циркулярное письмо;
B.письмо – запрос;
C.письмо - предложение о заключении договора;
D.гарантийное письмо.
4.В вводной части документа «Протокол» указывается общее количество присутствующих в том случае, если оно:
A.равно 6;
B.меньше 8;
C.больше 10;
D.меньше 10, но больше 4.
5.К документам, передаваемым по каналам электросвязи, относится:
A.письмо;
B.акт;
C.факс;
D.протокол.
98
6. В вводной части документа «Акт» члены комиссии перечисляются в следующей последовательности:
A.в зависимости от занимаемой должности ( по убыванию);
B.в алфавитном порядке;
C.в зависимости от возраста;
D.в зависимости от стажа.
Тест № 6
1.Какой из перечисленных документов не относится к документам по личному составу ?
A.трудовая книжка;
B.лицевая карточка;
C.объяснительная записка;
D.личное дело.
2.Срочный трудовой договор между работодателем и работником не может быть заключен на срок:
A.один год;
B.три года;
C.пять лет;
D.восемь лет.
3.Приказ о приеме работника на работу оформляется по форме:
A.Т-1;
B.Т-3;
C.Т-4;
D.Т-5.
4.График отпусков оформляется по форме:
A.Т-2;
B.Т-4;
C.Т-7;
D.Т-9.
99
5.В трудовую книжку не заносятся:
A.сведения о работнике;
B.сведения о награждениях;
C.сведения о взысканиях;
D.сведения об открытиях.
6.Срок хранения личных карточек работников по форме Т-2:
A.3 года;
B.25 лет;
C.50 лет;
D.75 лет.
Тест № 7
1.Какая категория работников не может входить в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) ?
A.руководители;
B.специалисты;
C.младший обслуживающий персонал;
D.технические исполнители.
2.Что не учитывается в методике расчета численности персонала службы
(ДОУ)?
A.объем документооборота;
B.количество компьютеров в организации;
C.численность работников в организации;
D.коэффициент, учитывающий производительность труда.
3.Отметка о поступлении документа в организацию не содержит:
A.входящий номер документа;
B.дату поступления;
C.время поступления;
D.должность и фамилию лица, зарегистрировавшего поступление документа.
100
4.Титульный лист инструкции по ведению делопроизводства в организации не содержит:
A.наименование организации – автора документа;
B.гриф утверждения;
C.визы согласования;
D.наименование документа.
5.В задачу первичной обработки входящей документации не входит:
A.проверка правильности доставки и целостности вложений;
B.учет поступивших документов;
C.подготовка документов к передаче по назначению;
D.подготовка чернового варианта ответа на корреспонденцию.
6.Какую форму организации работы с документами используют, как правило, на малых и средних предприятиях ?
A.централизованную;
B.децентрализованную;
C.смешанную;
D.автономную.
Тест № 8
1.В соответствии с требованиями к формированию дел в одно дело может быть подшито не более:
A.10 дел;
B.50 дел;
C.100 дел;
D.250 дел.
2.Номенклатура дел пересматривается не реже, чем один раз:
A.в 1 год;
B.в 3 года;
C.в 5 лет;
D.в 10 лет.
101
3.Каждое дело не может содержать более:
A.100 листов;
B.150 листов;
C.200 листов;
D.250 листов.
4.Какие из перечисленных документов не подлежат регистрации в предприятии?
A.документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов;
B.первичные документы бухгалтерского, материального и складского учета;
C.справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации;
D.предложения и заявления граждан.
5.Письменное обращение, поступившее в государственный орган или орган местного самоуправления, в соответствии со статьей 12 Федерального закона должно быть рассмотрено в течение:
A.5 дней;
B.двух недель;
C.30 дней;
D.двух месяцев.
6.При использовании карточной формы регистрации документов бланки регистрационных карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата:
A.А 4;
B.А 5;
C.А 6;
D.А 7.
102
Тест № 9
1.В настоящее время наиболее популярной конфигурацией локальной сети является:
A.шинная;
B.кольцевая;
C.звездная;
D.ячеистая.
2.Наиболее удобным средством доступа к информации, расположенной в Интернете, является:
A.электронная почта (E – mail);
B.всемирная паутина (WWW);
C.программа Telnet;
D.программа FTP.
3.В состав системного программного обеспечения не входят:
A.операционные системы;
B.прикладные программы;
C.сервисные системы;
D.системы технического обслуживания.
4.Для ввода информации с бумажного носителя в память компьютера используют:
A.сканер;
B.модем;
C.системный блок;
D.монитор.
5.Автоматизация ДОУ, ориентированная на западные технологии документирования и документооборота, осуществляется с помощью:
A.системы «БОСС-Референт»;
B.системы « Дело-Предприятие»;
C.системы «Дело-Секретарь»;
D.системы «Золушка-WIN».
103
6.Основной объем документооборота в автотранспортном предприятии проходит через:
A.АРМ диспетчера;
B.АРМ главного бухгалтера;
C.АРМ руководителя предприятия;
D.АРМ секретаря.
104
ПРАВИЛЬНЫЕ ОТВЕТЫ НА ТРЕНИРОВОЧНЫЕ ТЕСТЫ ТЕКУЩЕГО КОНТРОЛЯ
№ |
Раздел |
Номера вопросов / Номера правильных ответов |
|
|||||
теста |
|
|||||||
|
|
Номер |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Раздел 1 |
вопроса |
||||||
1 |
|
|
|
|
|
|
||
Правильный |
В |
С |
D |
А |
С |
В |
||
|
|
ответ |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Номер |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Раздел 2 |
вопроса |
||||||
2 |
|
|
|
|
|
|
||
Правильный |
В |
В |
С |
С |
С |
В |
||
|
|
ответ |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Номер |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Раздел 3 |
вопроса |
||||||
3 |
|
|
|
|
|
|
||
Правильный |
С |
D |
С |
В |
С |
А |
||
|
|
ответ |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Номер |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Раздел 4 |
вопроса |
||||||
4 |
|
|
|
|
|
|
||
Правильный |
C |
B |
D |
B |
B |
C |
||
|
|
ответ |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Номер |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Раздел 5 |
вопроса |
||||||
5 |
|
|
|
|
|
|
||
Правильный |
B |
A |
C |
C |
C |
A |
||
|
|
ответ |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Номер |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Раздел 6 |
вопроса |
||||||
6 |
|
|
|
|
|
|
||
Правильный |
C |
D |
A |
C |
C |
D |
||
|
|
ответ |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Номер |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Раздел 7 |
вопроса |
||||||
7 |
|
|
|
|
|
|
||
Правильный |
C |
B |
D |
C |
D |
A |
||
|
|
ответ |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Номер |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Раздел 8 |
вопроса |
||||||
8 |
|
|
|
|
|
|
||
Правильный |
D |
C |
D |
B |
C |
B |
||
|
|
ответ |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Номер |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Раздел 9 |
вопроса |
||||||
9 |
|
|
|
|
|
|
||
Правильный |
C |
B |
B |
A |
A |
D |
||
|
|
ответ |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
105
4.3. Итоговый контроль Вопросы к зачету
1.Понятие делопроизводства. Документирование. Организация работы с документами.
2.Значение документов в управлении. Понятие документа. Функции документа.
3.Понятие нормативно-методической основы делопроизводства. Виды нормативных документов. Инструкция по делопроизводству организации.
4.Понятие службы документационного обеспечения управления (ДОУ), положение о службе ДОУ.
5.Понятие классификации документов, виды классификации.
6.Электронный документооборот, преимущества и недостатки.
7.Понятие и виды унифицированных систем документации, табель унифицированных форм документов.
8.Состав реквизитов документов, правила их оформления.
9.Понятие юридического значения документа; юридически значимые реквизиты документа; юридическое значение электронного документа; заверение копий документов.
10.Понятие о особенности языка служебных документов.
11.Понятие бланка документа. Виды и реквизиты бланков. Варианты расположения реквизитов.
12.Основные группы организационно-распорядительных документов. Формуляр - образец документа.
13.Основные виды уставов и правила их составления.
14.Основные виды положений и правила их составления.
15.Основные виды инструкций. Правила их составления.
16.Должностная инструкция, правила составления.
17.Понятие приказа. Правила составления.
18.Понятие распоряжения. Правила составления.
19.Понятие решения. Правила составления.
106
20.Понятие протокола. Правила составления.
21.Виды актов. Правила составления.
22.Основные виды писем. Правила их составления.
23.Понятие докладной, служебной и объяснительной записок, правила их оформления.
24.Виды справок, правила составления.
25.Понятие контракта, требования к контракту, правила оформления.
26.Понятие доверенности, правила составления.
27.Понятие приказа по личному составу, правила составления.
28.Понятие штатного расписания, правила составления.
29.Понятие трудового договора, требование к трудовому договору, правила составления.
30.Понятие личной карточки, правила составления.
31.Право граждан на обращения и жалобы. Виды обращений и порядок работы с обращениями граждан.
32.Организация работы с документами. Документооборот. Основные группы документов и принцип работы с ними.
33.Входящие документы, этапы обработки и порядок работы с ними.
34.Исходящие документы, этапы обработки и порядок работы с ними.
35.Внутренние документы, этапы и порядок работы с ними.
36.Понятие регистрации документов. Формы и виды регистрации. Группы регистрируемых и список нерегистрируемых документов.
37.Цель и содержание контроля исполнения документов, сроки и порядок проведения контроля исполнения документов.
38.Понятие номенклатуры дел; виды, содержание и порядок составления номенклатуры дел.
39.Порядок формирования и правила оформления дел.
40.Понятие конфиденциальности документов и правила работы сними.
107