Приложение №2. Служебные документы: типология, образцы, языковое оформление

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения:

1. узкое, бытовое: паспорт, удостоверение;

2. переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства – документ эпохи и т. п.).

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учетные документы.

Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различают пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учету кадров и др.), тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).

Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте «Организационно-распорядительная документация. Основные положения». – М.: Главархив, 1975.

Личные документы:

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Основные компоненты:

- адресат (наименование официальной должности, фамилия, инициалы лица, которому адресовано заявление, ставится в дательном падеже; если заявление адресовано организации, то ее наименование ставится в винительном падеже. Адресат располагается вверху с отступом в треть строки);

- должность, фамилия, инициалы заявителя располагается под адресатом в родительном падеже с предлогом от или без него;

- после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;

- текст заявления пишется с красной строки и содержит краткое изложение просьбы;

- краткая аргументация существа дела: в связи с чем написано заявление, каковы основания для положительного решения вопроса, конкретные сроки и условия желательного варианта решения;

- дата ставится слева; подпись заявителя – справа.

Декану исторического факультета

Московского государственного

университета им. М.В. Ломоносова

проф. Соколову И.С.

студента 5 курса Иванова И.С.

заявление.

Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме дипломной работы.

Дата Подпись

Директору фирмы «Салют»

Потапову И.П.

от старшего ревизора фирмы

Гостева Н.В.

Заявление

Прошу предоставить мне очередной отпуск с 12 июня 2002 года.

Дата Подпись

Доверенность

Я, аспирант второго курса культурологического факультета Кемеровской государственной академии культуры и искусств Борисов Александр Иванович, доверяю аспирантке первого курса Петровой Светлане Александровне получить мою стипендию за декабрь 2002 года ( паспортные данные: серия 2-ЛО, № 095974, выдан 15. 03. 1992г. )

5 декабря 2006г. Подпись

Подпись аспиранта Борисова А.И. удостоверяю.

Декан культурологического факультета

Дата Подпись

Печать

Расписка. В расписке обязательно указывается, что получено и на каких условиях. Возможны варианты формулировок: «Обязуюсь вернуть по первому требованию», «на условиях выплаты десяти процентов ежемесячно» и т. п.

Если в расписке или доверенности названа значительная сумма денег или какой-то дорогостоящий предмет, такой документ принято заверять официально: подписью официального лица и печатью организации или же нотариально.

Расписка.

Я, Карпов Павел Николаевич, взял взаймы у Плотникова Кирилла Владимировича пятьдесят тысяч рублей и обязуюсь вернуть их не позднее 1 июня 2003 года.

15.01.03г. Подпись