Текст лекций по предмету

организации целесообразно возложить на начальника отдела сбыта (в рамках функций отдела сбыта) и начальников соответствующих подразделений (финансовый отдел, бухгалтерия, юридический отдел).

Основой для разработки формальных процедур контроля реализации готовой продукции служат закрепленные в должностных инструкциях обязанности работников и руководителей организации, тем или иным образом участвующих в осуществлении реализации.

Каждая формальная процедура контроля разрабатывается в соответствии с определенными условиями реализации, а именно: вид договора (договор поставки, договор мены, договор комиссии и др.); тип покупателя (посредник, потребитель), тип посредника (зависимый посредник, независимый посредник), тип потребителя (юридическое лицо, подразделение юридического лица, физическое лицо), статус юридического лица (государственная или негосударственная организация); вид отгрузки (самовывоз, доставка транспортом организации-изготовителя, централизованная доставка); порядок расчетов (предварительная оплата, последующая оплата, расчеты в порядке взаимопоставок и т.д.).

Разработку формальной процедуры контроля реализации готовой продукции следует начать с построения организационной модели контроля реализации, в которой определяются следующие элементы: стадии (этапы) процедуры контроля, объекты контроля, источники контроля, параметры контроля, субъекты контроля, методы контроля. Разработка же самой формальной процедуры контроля реализации готовой продукции сводится к определению и документальному закреплению взаимосвязей между вышеотмеченными элементами оргмодели контроля с той или иной степенью детализации.

Ниже представлена типовая организационная модель контроля реализации готовой продукции, которая может быть полезна при разработке контрольных процедур в организациях, производящих как товары народного потребления, так и продукцию производственно-технического назначения. Данная организационная модель контроля соответствует основным этапам (стадиям) процесса реализации и сформирована в соответствии со следующими основными условиями реализации:

1)вид договорадоговор поставки;

2)покупательнепосредственный потребитель, юридическое лицо, негосударственная организация;

3)вид отгрузкидоставка продукции автотранспортом организации-изготовителя;

4)порядок расчетовоплата продукции покупателем определена условиями коммерческого кредита формы “открытый счет” (погашение дебиторской задолженности покупателя частями- в интервалы, обусловленные договором, или по истечении определенного срока после отгрузки отдельных партий продукции).

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ КОНТРОЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ

Стадия I. Преддоговорная работа

Этап 1. Получение заказа на поставку продукции Объект контроля № 1: заказ на поставку продукции.

Источник контроля: заказ на поставку продукции (документ, в котором выражен заказ). Параметр контроля: адекватность заказываемых изделий (продукции) специализации

организации.

Субъект контроля: начальник бюро формирования портфеля заказов. Метод контроля: логический анализ.

Объект контроля № 2: заказ на поставку продукции.

Источник контроля: заказ на поставку продукции (документ, в котором выражен заказ).

80

Параметр контроля: разборчивая подпись и указание должности (полномочий) лица, составившего документ; четкий оттиск печати организации-заказчика; точное (четкое) указание юридического адреса и банковских реквизитов заказчика; конкретность (достаточная определенность) намерений заказчика, выраженная во всех существенных условиях заказа (предмет сделки, ассортимент, количество, качество, цена, сроки и т.д.); достаточная определенность намерений заказчика считать себя связанным условиями (существом) заказа в случае его принятия (к исполнению); обращение к конкретному юридическому лицу – потенциальному исполнителю заказа (в заказе должно быть указано полное наименование организации, которой он адресован, т.е. он не должен быть безличным обращением).

Субъект контроля: начальник бюро формирования портфеля заказов. Метод контроля: проверка документов.

Этап 2. Анализ возможности и целесообразности выполнения заказа Объект контроля № 1: заказ на поставку продукции.

Источник контроля: заказ на поставку продукции (документ, в котором выражен заказ). Параметр контроля: соответствие объемов и номенклатуры заказываемой продукции имеющемуся запасу готовой продукции на складах; соответствие характеристик заказываемой продукции действующим стандартам (РОСС, ОСТ, СТП), техническим условиям и другим

нормативным документам.

Субъект контроля: заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом. Метод контроля: логический анализ, экспертная оценка.

Объект контроля № 2: проведение анализа надежности (деловой порядочности) и финансового состояния заказчика.

Источник контроля: заказ; данные по категории риска заказчика, по предполагаемым затратам на сбор и анализ необходимой информации о заказчике.

Параметр контроля: целесообразность (необходимость) проведения анализа надежности (деловой порядочности) и финансового состояния заказчика.

Субъект контроля: заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом; начальники отделов: сбыта, финансового, планово-экономического.

Метод контроля: логический анализ, экспертная оценка. Объект контроля №3: финансовое состояние заказчика.

Источник контроля: финансовая отчетность предприятия-заказчика.

Параметр контроля: оптимальные или критические с точки зрения устойчивости финансового состояния значения показателей.

Субъект контроля: работники бюро финансового анализа финансового отдела, заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом; начальники отделов: сбыта, финансового (начальники отделов оценивают целесообразность коммерческого кредитования и накладывают резолюцию).

Метод контроля: финансовый анализ, экспертная оценка.

Объект контроля № 4: надежность (деловая порядочность) заказчика.

Источник контроля: банковские и аудиторские справки, отзывы других поставщиков заказчика, кредитные рейтинги специализированных информационных агентств, данные из неформальных источников.

Параметр контроля: подтверждение надежности (деловой порядочности) заказчика. Субъект контроля: заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом;

начальники отделов: сбыта, финансового.

Метод контроля: логический анализ, экспертная оценка. Стадия II. Подготовка и заключение договора поставки

Этап 1. Составление проекта договора поставки и согласование его с заказчиком

81

Объект контроля № 1: проект договора поставки (в процессе подготовки и подготовленный).

Источник контроля: типовой договор поставки (образец примерного договора поставки), заказ на поставку продукции (включая спецификации), проекты договора в редакции заказчика, протоколы разногласий заказчика (на представленный ему для ознакомления проект договора поставки), подготовленный и согласованный с заказчиком проект договора поставки, в том числе приложения, спецификации.

Параметр контроля:

четкое и полное описание ассортимента, количества, качества и комплектности изделий;

четкое описание требований к таре и упаковке, а также требований к маркировке; четкое описание форм и порядка расчетов за поставленную продукцию; достаточно

подробное описание пункта “приемка товара”; максимально конкретное определение условий применения санкций за ненадлежащее

исполнение договорных условий; наличие описания способов обеспечения платежных обязательств покупателя;

максимально конкретное описание условий изменения цены и предоставления скидок;

указание срока исполнения обязательств по договору (срок исполнения обязательств по договору не может быть более трех месяцев с момента фактической отгрузки продукции); наличие описания возможности переуступки прав и обязательств третьему лицу

(например, только документальное оформление согласия сторон); указанные суммы и сроки коммерческого кредита не превышают лимит дебиторской

задолженности, установленный заказчику; четкое описание порядка согласования разногласий;

недвусмысленное определение того, кто и каким образом несет риск и расходы, связанные со случайной гибелью грузов;

цены на продукцию соответствуют утвержденному прейскуранту; суммы правильно подсчитаны; четкое указание момента перехода прав собственности на продукцию;

четкое определение оснований изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;

календарные графики отгрузок и оплаты взаимоувязаны (в части соблюдения лимита коммерческого кредитования) и имеют правильную временную последовательность;

четкое описание требований конфиденциальности информации по договору; наличие описания особенностей согласования возникающих в ходе исполнения

договора вопросов или организационных моментов (предварительный контроль готовности к отгрузкам и т.д.), порядка поддержания связи между сторонами (указание должностных лиц, уполномоченных давать информацию и решать вопросы по договору, сроки (время) и способы связи и т.д.), а также механизма периодической сверки взаимных обязательств в процессе исполнения договора в целях текущего (промежуточного) контроля исполнения обязательств;

все отраженные в проекте договора сведения взаимоувязаны.

Субъект контроля: начальник договорно-правового бюро отдела сбыта, юрисконсульт, заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом, начальники отделов: сбыта, финансового, заместитель директора по коммерческим вопросам.

Метод контроля: логический анализ, экспертная оценка, нормативная проверка документов, юридическая оценка отраженных хозяйственных операций.

Этап 2. Заключение договора

82

Объект контроля № 1: представитель организации-покупателя, предъявляющий полномочия на подписание договора (т.е. прибывший для заключения договора).

Источник контроля: паспорт, доверенность на заключение договора; если это руководитель, то выписка из приказа или протокола собрания учредителей о его назначении с указанием соответствующих полномочий.

Параметр контроля: паспорт соответствует предъявителю; наличие необходимых полномочий на заключение договора подтверждено соответствующей доверенностью, в которой указаны: дата выдачи, срок действия, ФИО, должность и заверенный образец подписи лица, которому выдана доверенность, объем полномочий по доверенности; доверенность заверена подписью руководителя и печатью организации-покупателя; на руководителя организации-покупателя: надлежащим образом оформленная выписка из приказа или протокола собрания учредителей о его назначении с указанием соответствующих полномочий.

Субъект контроля: начальник договорно-правового бюро отдела сбыта. Метод контроля: нормативная проверка документов.

Объект контроля № 2: подпись представителя организации-покупателя и оттиск печати организации-покупателя на договоре поставки.

Источник контроля: заключенный (скрепленный печатями и подписями сторон) договор поставки.

Параметр контроля: подпись представителя контрагента полная и разборчивая, соответствует образцу подписи в доверенности; оттиск печати организации-покупателя четкий и действительно соответствует организации-покупателю (ее наименованию).

Субъект контроля: заместитель директора по коммерческим вопросам (данное должностное лицо подписывает договор от имени организации-продавца).

Метод контроля: контрольная сверка. Стадия III. Исполнение договора поставки Этап 1. Подготовка к поставке продукции

Объект контроля № 1: покупатель (организация-покупатель). Источник контроля: телефонограмма (факсограмма) покупателя.

Параметр контроля: подтверждение покупателем готовности в приемке продукции на своих складах.

Субъект контроля: техник (начальник) бюро оперативного управления отдела сбыта. Метод контроля: контрольная проверка покупателя посредством связи с ним. Объект контроля № 2: товарно-транспортная накладная.

Источник контроля: выписанные четыре экземпляра ТТН (типовая межведомственная форма № 1-т); заказ; договор поставки; регистры учета расчетов с покупателями (где указаны данные по фактическому уровню дебиторской задолженности).

Параметр контроля: все четыре экземпляра каждой ТТН имеют одинаковую учетную серию и номер; все реквизиты заполнены в соответствии с действующими правилами и являются верными; указанные в ТТН сведения (характеристики продукции и т.д.) соответствуют условиям договора (приложений) и взаимоувязаны; цены соответствуют прейскуранту; суммы правильно подсчитаны; лимит дебиторской задолженности не превышен.

Субъект контроля: заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом (данное должностное лицо санкционирует отгрузку, подписывая ТТН).

Метод контроля: проверка документов.

Объект контроля № 3: товарно-транспортная накладная.

Источник контроля: выписанные четыре экземпляра ТТН (типовая межведомственная форма № 1-т).

83

Параметр контроля: на всех экземплярах ТТН имеется подпись (санкция на отгрузку) заместителя начальника отдела сбыта по управлению сбытом.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продукции отдела сбыта. Метод контроля: проверка.

Объект контроля № 4: транспортное средство (автомобиль, прибывший под погрузку). Источник контроля: автомобиль, прибывший под погрузку.

Параметр контроля: надлежащее санитарное состояние и наличие необходимых приспособлений для крепления грузов, обеспечивающих их целостность и сохранность при транспортировке.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продукции отдела сбыта. Метод контроля: экспертная оценка, осмотр, проверка.

Объект контроля № 5: тара и упаковка. Источник контроля: тара и упаковка.

Параметр контроля: надлежащее (целостность и т.д.) состояние тары и упаковки. Субъект контроля: заведующий складом готовой продукции отдела сбыта. Метод контроля: экспертная оценка, осмотр .

Объект контроля № 6: партия отправки.

Источник контроля: подготовленная партия отправки.

Параметр контроля: подготовленная партия отправки соответствует количеству, качеству и комплектности, указанным в ТТН.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продукции отдела сбыта. Метод контроля: сравнение.

Объект контроля № 7: затаривание, пакетирование грузов. Источник контроля: операции затаривания и пакетирования.

Параметр контроля: соблюдение правил затаривания и пакетирования. Субъект контроля: заведующий складом готовой продукции отдела сбыта. Метод контроля: экспертная оценка, осмотр, наблюдение, проверка. Объект контроля № 8: маркировка.

Источник контроля: грузовые единицы.

Параметр контроля: надлежащая (четкая, соответствующая отгрузочным документам) маркировка грузовых единиц.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продукции отдела сбыта. Метод контроля: экспертная оценка, осмотр.

Объект контроля № 9: погрузочные механизмы, вспомогательный персонал склада готовой продукции.

Источник контроля: операции погрузки продукции (груза) в автомобиль (для дальнейшей транспортировки покупателю).

Параметр контроля: исправность погрузочных механизмов; соблюдение вспомогательным персоналом техники безопасности и технологических стандартов (правил) размещения и укладки грузов.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продукции отдела сбыта. Метод контроля: экспертная оценка, осмотр, наблюдение, проверка. Объект контроля № 10: товарно-транспортная накладная.

Источник контроля: 2-й, 3-й и 4-й экземпляры ТТН, поступившие со склада готовой продукции после осуществления погрузки.

Параметр контроля: соответствующие разделы (графы) ТТН заполнены правильно, имеется подпись заведующего складом готовой продукции и штамп склада.

Субъект контроля: начальник бюро оперативного управления отдела сбыта. Метод контроля: проверка документов.

84

Этап 2. Доставка и отгрузка продукции покупателю Объект контроля №1: груз.

Источник контроля: груз при транспортировке и отгрузке.

Параметр контроля: количественная и качественная сохранность груза. Субъект контроля: водитель-экспедитор.

Метод контроля: осмотр, проверка. Этап 3. Учет и фактурирование поставки Объект контроля №1: отгрузка.

Источник контроля: 4-й экз. ТТН (оставленный для контроля в бюро оперативного управления при отправке продукции), 3-й экз. ТТН с отметками покупателя о приемке продукции (т.е. свидетельствующими о фактической величине отгрузки).

Параметр контроля: заданная величина объема отгрузки.

Субъект контроля: начальник бюро оперативного управления отдела сбыта. Метод контроля: сверка (встречная проверка) документальных данных. Объект контроля №2: отгрузка (поставка), реализация.

Источник контроля: отчеты об отгрузке следующих видов (по данным бюро оперативного управления): 1) по отгрузкам продукции каждого наименования, 2) по отгрузкам продукции всех видов каждому покупателю в разрезе заключенных с ним договоров, 3) по объему отгруженной продукции по видам отгрузки; данные по расчетам за продукцию; отчеты о выполнении планов продаж (составленные экономическим бюро отдела сбыта).

Параметр контроля: заданные величины объема отгрузки и реализации (в натуральных и стоимостном измерителях).

Субъект контроля: начальник экономического бюро отдела сбыта (экономист по сбыту), заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом, начальник отдела сбыта, заместители директора по экономическим и коммерческим вопросам, директор организации.

Метод контроля: нормативная проверка. Объект контроля №3: счет-фактура.

Источник контроля: выписанный счет-фактура; ТТН, на основании которой выписан счет-фактура .

Параметр контроля: счет-фактура заполнен в соответствии с действующими правилами; реквизиты и дополнительные данные указаны верно.

Субъект контроля: заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом, главный бухгалтер.

Метод контроля: проверка документов; встречная проверка документальных данных. Этап 4. Погашение дебиторской задолженности покупателей Объект контроля №1: банковские выписки (извещения).

Источник контроля: банковские выписки (извещения); приходные оправдательные документы.

Параметр контроля: суммы по выпискам (извещениям) соответствуют суммам, указанным в оправдательных документах (свидетельствующих о погашении задолженности покупателя).

Субъект контроля: работник бюро банковских и кассовых операций финансового отдела. Метод контроля: встречная проверка документальных данных.

Объект контроля №2: оплата продукции покупателями.

Источник контроля: банковские выписки; приходные оправдательные документы; уведомления об отказе в оплате; отчеты о выполнении плана поступления денежных средств от покупателей; отчеты о движении денежных средств; регистры (файлы) аналитического учета покупателей.

Параметр контроля: своевременность и полнота оплаты продукции покупателями.

85

Субъект контроля: экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела, начальник расчетного бюро, начальник финансового отдела, начальник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии; главный бухгалтер; заместитель директора по экономическим вопросам.

Метод контроля: сверка документальных данных; нормативная проверка. Объект контроля №3: дебиторская задолженность покупателей. Источник контроля: акты сверки дебиторской задолженности.

Параметр контроля: подтверждение покупателями числящейся за ними задолженности и порядка ее погашения.

Субъект контроля: начальник расчетного бюро финансового отдела. Метод контроля: сверка документальных данных.

ТЕМА 4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

1.Основные направления совершенствования систем внутреннего контроля российских коммерческих организаций

2.Внутренний аудит как одна из форм внутреннего контроля

1.ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ РОССИЙСКИХ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Вшироком философском смысле понятие “совершенствование” может интерпретироваться как закономерное, качественное изменение какого-либо объекта, направленное на на улучшение его состояния и на придание ему новых свойств, необходимых для более полного соответствия целям его функционирования и окружающим условиям. Совершенствование СВК – это непрерывный процесс, заключающийся в обосновании и реализации наиболее рациональных форм, методов, способов и путей ее создания (реструктурирования) и развития, а также в рационализации ее отдельных сторон, контроле и выявлении ее “узких мест” на основе непрерывной оценки ее адекватности внутренним и внешним условиям функционирования организации.

Вкаждой отдельно взятой организации можно по-своему рационализировать СВК исходя из внутренних и внешних условий, а также степени ее развития (эффективности). Но существует целый ряд общих закономерностей и методов повышения эффективности функционирования СВК, подходящих для всех более или менее крупных организаций. Очевидно, что в небольших организациях недостаточно ресурсов для построения эффективной СВК, но тем не менее отдельные из нижеперечисленных рекомендаций могут оказаться весьма полезными и для малых организаций.

Основные этапы реструктурирования СВК российской организации в соответствии с рыночными условиями хозяйствования, описанные в гл. “Основные этапы организации системы внутреннего контроля в коммерческой организации” настоящего исследования, также могут рассматриваться как этапы совершенствования и развития СВК (при переходе от административно-командных механизмов хозяйствования к рыночным). В данной же главе указаны основные направления совершенствования отдельных сторон СВК, реализация

86

которых обеспечит как снижение возможности злоупотреблений, сохранность имущества организации, так и совершенствование, упрощение и снижение трудоемкости контрольной работы, что в целом повысит эффективность функционирования СВК. Следует добавить, что организация внутреннего аудита в российских коммерческих организациях также является совершенствованием их СВК, но, в силу большого спектра возникающих при этом вопросов, данный аспект освещен в отдельной главе (см. следующую главу).

1. Препятствие несанкционированному доступу к активам и файлам

1.1.Препятствие несанкционированному проникновению в помещения: охрана, пропускной режим, сигнализация, технические средства наблюдения и т.д.

1.2.Препятствие несанкционированному доступу к компьютерной и некомпьютерной информационной базе: система компьютерных паролей, инициирование изменений в файлах, сейфы, мероприятия по блокированию несанкционированного получения информации с помощью технических средств (защита от наблюдения и фотографирования, от подслушивания, от перехвата) и т.д.

1.3.Система контроля и допуска сотрудников к ознакомлению и работе с документами

ибездокументарными носителями информации конфиденциального характера (с целью исключения возможности ознакомления со сведениями, не относящимися к выполняемой ими работе, и разглашения коммерческой тайны организации).

Такая система как минимум должна включать:

1) схему выдачи разрешений на доступ сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

2) оформление обязательств о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну;

3)формальное установление порядка работы с документами с грифом “КТ”(коммерческая тайна);

4)контроль и ведение досье на сотрудников, допущенных к работе с документами и материалами, составляющими коммерческую тайну;

5)учет и анализ нарушений режима работы с документами, содержащими коммерческую тайну, а также различного рода попыток несанкционированного доступа к конфиденциальным документам традиционного и автоматизированного исполнения (базы данных и др.).

2. Лимиты полномочий при заказе товаров (услуг, работ)

Решения по заказам, превышающим установленный уровень, должны приниматься на совете директоров (правлении) либо на собрании (оперативном совещании) управленческих работников верхнего звена (заместителей директора по экономическим, коммерческим, финансовым, производственным вопросам и др.). По крупным сделкам (напимер, если сумма сделки превышает 50% актива баланса) решения необходимо принимать на общем собрании собственников.

3. Система обеспечения безопасности активов и файлов На случай стихийных бедствий – копии важных документов для хранения в несгораемых

сейфах и в других помещениях, огнетушители, инструкции, определяющие порядок действий

вслучае стихийных бедствий. На случай перебоев в электроснабжении, умышленных повреждений, выхода из строя аппаратных средств и программного обеспечения – копии банка данных и важных файлов на магнитных носителях, дублируемое питание, резервное оборудование.

4. Регламентация деятельности на основе специальных схем последовательности операций

Такая регламентация (по типу регламента документооборота), содержит всю необходимую информацию о разделении обязанностей, санкционировании операций,

87

процедурах контроля, а также все правила, определяющие порядок какой-либо деятельности. Такие схемы должны представить необходимую информацию в легкой для понимания, наглядной форме. Вполне очевидно, что все эти схемы необходимо своевременно и должным образом доводить до сотрудников.

5. Внедрение новых информационных технологий в основные управленческие процессы Крупным организациям корпоративного типа (т.е. с множеством относительно самостоятельных подразделений), которые уже имеют достаточно устойчивую организационную и финансовую структуру, с резервами роста, налаженными процессами снабжения и сбыта, целесообразно поэтапно переходить на новые качественные программные технологии, в том числе полнофункциональные, реализованные на основе единого

информационного пространства. В плане совершенствования СВК это позволит:

1)устранить проблемы несогласованности загрузки мощностей и заказов клиентов;

2)повысить производительность контрольной деятельности работников;

3)обеспечить режим управления организацией в реальном масштабе времени (что даст общесистемный эффект управления организацией);

4)обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями, исключающее дублирование информации;

5)исключить проникновение ошибочной информации, возникающей при подготовке и вводе данных в компьютерную систему ручным способом (“узкое место” традиционных технологий);

6)не допустить возникновение брака в производстве (например, контроль качества с помощью технологии штрихового кодирования обрабатываемых узлов и деталей);

7)по каналам связи оперативно контролировать движение грузов на всех участках маршрута (технологии “безбумажного” информационного отслеживания материальных потоков).

Необходимо также добавить, что использование автоматизированных систем учета для целей подготовки управленческих маркетинговых решений (позициирование товара на рынке, выбор эффективных методов рекламы, управление товарно-материальными запасами, выбор поставщиков и покупателей, ценовая политика, ассортиментная политика, составление прогнозов продаж в количественном и суммовом выражении с учетом существующих условий, конкурентоспособность продукции и т.д.) позволит реально интегрировать маркетинг в систему управления организацией. Вполне очевидно, что необходимо требовательно подходить к качеству внедряемых АСУ, так как ошибки в аппаратных или программных средствах приведут к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

6. Требование документального подтверждения выполнения контрольной работы Каждое должностное лицо, исполняющее более или менее важные контрольные

функции, должно регулярно отчитываться в письменной форме и ставить свою подпись, свидетельствующую о том, что эти функции исполняются. Такие отчеты должны поступать в определенный координационный ЦО. Лицо, проверяющее данные отчеты, также должно ставить свою подпись, свидетельствующую о том, что они проверены. Без этого правила невозможно в должной мере координировать и контролировать работу звеньев СВК. Необходимо отметить, что о важности свидетельств выполнения работы также упоминают М.А. Поукок и А.Х. Тейлор [130], но эти авторы акцентрируют внимание лишь на важность подписей, свидетельствующих о выполнении какой-либо работы.

7. Периодическое перераспределение обязанностей между работниками Во избежание злоупотреблений, а также для повышения эффективности внутреннего

контроля целесообразно периодически проводить перераспределение обязанностей работников, имеющих необходимую квалификацию и допуск к соответственным видам работ.

88

Например, целесообразно ежегодно перераспределять сотрудников бухгалтерии по эквивалентным с точки зрения оплаты труда (данное условие необязательно) участкам учета. Стоит отметить, что квалификационный момент не должен рассматриваться как слабое звено

вданной рекомендации, если принять во внимание современные требования всесторонней квалификации, предъявляемые бухгалтеру при приеме на работу, а также должную помощь перераспределяемым работникам со стороны внутренних аудиторов.

Вроссийской практике распространение получила предметная структура организации работы бухгалтерского аппарата, при которой отдельные группы бухгалтеров выполняют комплекс работ по определенным участкам учета (материальная группа, группа учета оплаты труда, группа учета готовой продукции и ее реализации и др.). Здесь возможны как злоупотребления в результате сосредоточения бухгалтерского контроля над определенным типом хозяйственных операций в функциях одного лица (также возможен долговременный сговор лиц, ведущих учет на разных участках), так и ошибки в результате повышенной утомляемости от определенной монотонности работы, когда постоянно задействованы одни и те же участки нервной ткани головного мозга (психо-физический аспект). Кроме того, если в организации отсутствует возможность проводить регулярные проверки работы бухгалтеров, такие ошибки могут обнаружиться несвоевременно либо вообще не обнаружиться, что чревато искажением всей отчетности. По нашему мнению, в результате периодического перераспределения обязанностей бухгалтеров будут достигнуты следующие результаты:

1) снизится возможность длительных злоупотреблений (сговоров);

2) вероятность необнаружения ошибок снижается в результате взаимного контроля бухгалтерами фактического состояния учета на принимаемом (передаваемом) участке;

3) снизится вероятность ошибок и повысится производительность бухгалтерского труда

врезультате снижения утомляемости от монотонности работ на одном и том же участке учета;

4) появится возможность более гибко использовать бухгалтерский персонал. Последний пункт необходимо пояснить подробнее. Дело в том, что при работе на

различных участках учета у бухгалтеров будет возможность сохранить на должном уровне квалификацию, полученную ими до прихода в данную организацию. Если же бухгалтеров придется доподготавливать к работе на новом участке (тех, кто не имел должной квалификации), то при незначительных затратах на доподготовку эти работники станут взаимозаменяемы, что позволит в дальнейшем более гибко их использовать в работе.

8. Эффективный всесторонний контроль Возможность должного управления организацией и ее развитие при наличии

необходимых для этого ресурсов в первую очередь обусловливаются эффективным всесторонним контролем над всеми ее звеньями. Необходимо всесторонне рассматривать экономический, юридический, научно-технический, производственно-коммерческий и социальный блоки в планировании тех или иных контрольных мероприятий. Например, очень важный момент – внимание к кадрам. Неправильное понимание инструкций, ошибки в суждениях, халатность персонала, рассеянность или усталость ответственных лиц, столкновения по интересам между разными формальными и неформальными группами в коллективах, конфликты, злоупотребления, неэтичное поведение – все это должно быть объектом пристального внимания со стороны соответствующих менеджеров, работников отдела внутреннего аудита и отдела кадров. При возникновении каких-либо негативных тенденций их необходимо своевременного гасить, а также усиливать контроль в сферах деятельности “проблемных” работников (коллективов). Например, основанием для принятия решения провести внезапную (внеплановую) проверку какого-либо из отделов бухгалтерии на предмет качества ведения учета может служить кризисное психо-физическое состояние работников этого отдела, проявляющееся в нервных срывах, конфликтах и т.п. Как правило, большинство работников в период проблем личного характера, конфликтов или болезни

89