2.2. Сортировка по нескольким столбцам

По умолчанию строки выделенного списка сортируются по содержимому одного из столбцов. Существует возможность отсортировать список по содержимому двух и трёх столбцов одновременно. Желательно перед сортировкой списка выполнить сохранение рабочего листа под другим именем, чтобы можно было вернуться к первоначальному порядку данных, если данные случайно окажутся перемешанными.

Для сортировки данных выполнить следующее:

1. выделить диапазон ячеек, который необходимо отсортировать. Если необходимо отсортировать список целиком, достаточно выделить любую ячейку списка;

2. выполнить команду Данные, Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона;

3. проверить установку переключателя Идентифицировать поля по. Если список имеет заголовки столбцов, должно быть выбрано положения подписям (первая строка диапазона). В этом случае наименования столбцов не участвуют в сортировке. Если заголовков нет, надо выбрать положение обозначениям столбцов листа;

4. в раскрывающемся списке Сортировать по выбрать первое поле, по которому следует упорядочить данные. Это поле называется первым ключом сортировки;

5. выбрать положение переключателя по возрастанию или по убыванию;

6. выбрать имена полей, если требуется, в раскрывающихся списках Затем и В последнюю очередь, по. Второе поле сортировки используется, если возникает повторение значения первого поля, а третье поле – если повторяются значения и первого, и второго полей;

7. нажать кнопку ОК.

2.3. Использование особого порядка сортировки (по первому ключу)

Некоторые последовательности элементов должны выстраиваться не в алфавитно-цифровом порядке, а в некотором специальном порядке. К таким последовательностям, например, относятся дни недели или месяцы.

По умолчанию в Excel определены четыре стандартных списка:

1. Сокращенные названия дней недели. Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс.

2. Полные названия дней недели. Понедельник, Вторник, Среда,…

3. Сокращенные названия месяцев. Янв, Фев, Мар, Апр, Май,…

4. Полные названия месяцев. Январь, Февраль, Март, Апрель,…

Если необходимо упорядочить данные в особом порядке, надо выполнить следующее:

1. выполнить команду Данные, Сортировка;

2. в диалоговом окне Сортировка диапазона нажать кнопу Параметры;

3. откроется диалоговое окно Параметры сортировки. В раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу выбрать подходящий вариант;

4. нажать кнопку ОК.

Для возврата к обычному порядку выбрать в списке Сортировка по первому ключу элемент Нет.

Примечание. В поле списка Сортировка по первому ключу по умолчанию выделен элемент Нет. Начиная с версии Microsoft Excel 2002, используется «Нет» вместо употреблявшегося в предыдущих версиях Excel слова «Обычный».

Контрольные вопросы

1. Что такое сортировка списка?

2. Обязательно ли выделение списка при выполнении Сортировки?

3. Как сортировать список по трем полям одновременно?

4. Возможна ли сортировка списка по четырем и более полям?

5. Что такое сортировка по первому ключу?

6. Как создаётся пользовательский порядок сортировки списка?

7. В каком порядке сортируются текстовые данные?

8. Как восстановить первоначальный вид списка после всех выполненных сортировок?

9. В каком порядке сортируются числовые данные?

10. В каком случае для сортировки списка используются кнопки на панели инструментов, а в каком – команда меню?