2.2 Создание электронных таблиц пакетом Microsoft Excel

Таблицы являются удобным видом представления данных. Excel является пакетом программ, предназначенных для работы с электронными таблицами, являющимися автоматизированным эквивалентом обычных таблиц. Особенность электронных таблиц заключается в применении формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формулами и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул.

Документ Excel называется книгой. Книга – это набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне рабочей книги отображается только текущий рабочий лист, с которым ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлыке листа. С помощью ярлыков можно переключиться к другим рабочим листам. Чтобы переименовать рабочий лист, надо 2ЩЛК на его ярлыке.

Ячейки и их адресация

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номер столбца и строки, на пересечении которых она расположена. Этот номер ячейки называется адресом (например, A7, Е13). Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки, играющей роль курсора. Операции ввода и редактирования данных производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейке можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

На данные, расположенные в соседних ячейках, в формулах можно ссылаться как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек например, (A3:А13). Выделение прямоугольного диапазона ячеек осуществляется протягиванием указателя мыши от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали (например, С2:D10). Рамка активной ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выделить столбец или строку целиком следует ЩЛК на заголовке столбца или строки. Протягиванием по заголовкам можно выделить несколько идущих подряд столбцов или строк.

Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать один из трех типов данных: текст, число, формулу. Пакет Excel при сохранении рабочей книги в файле типа .xlsx записывает только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка с адресом А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Ввод текста и чисел осуществляется непосредственно в ячейку (предварительно 2 ЩЛК на ячейке) или в строку формул (предварительно подведя курсор в строку) и заканчивается нажатием клавиш Enter. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки, а числа – по правому.

Для наглядного отображения введенных данных можно изменять ширину столбцов и высоту строк таблицы. Автоматический подбор ширины столбцов и высоты строк производится следующим образом:

- выделяется столбец (строка);

- ЩЛК на <Главная>→<Ячейки>→<Формат>→<Автоподбор ширины столбца>, или <Главная>→<Ячейки>→<Формат>→< Автоподбор высоты строки>.

Удалить содержимое ячеек можно несколькими способами:

- выделить ячейку или диапазон ячеек и нажать клавишу Delete;

- выделить ячейку или диапазон ячеек и ЩЛК на:

<Главная>→<Редактирование>→<ЩЛК на кнопке, раскрывающий список Очистить>→<Очистить содержимое>.

Для объединения ячеек необходимо:

- выделить смежные ячейки строки (столбца);

- <Главная>→<В группе Выравнивание ЩЛК на кнопке Объединить и поместить в центре >.