ЭкологияОбразоватДеятельности / МатериалыПрактЗанятий / ЭкОбрДеят_Пр 16 / notv2009_book_1
.pdf
Новые образовательные технологии в вузе – 2009
Валявский А.Ю., Егоркина Е.Б., Иванов М.Н.
УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ И ИНВЕСТИЦИЯМИ МЕЖРЕГИОНАЛЬНОГО СЕТЕВОГО ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ
andreyval@sde.ru
ГОУ Московский Государственный Индустриальный Университет г. Москва
В статье описывается подход к планированию и учету доходов и расходов в распределенном сетевом вузе. Подчеркивается роль ERPсистемы в управлении предприятием на современном уровне. Данный материал основан на опыте Московского государственного индустриального университета по оказанию платных образовательных услуг с использованием дистанционных технологий обучения на протяжении
15 лет.
This article describes the approach to planning and accounting revenue and expenditure in a distributed network university. It emphasizes the role of ERPsystem in the management of the business at the present level. This material is based on the experience of the Moscow State Industrial University to provide feepaying educational services using distance learning technology for 15 years.
По мере перехода к рыночной системе хозяйствования в сфере образования и возрастания количества существенных источников финансирования деятельности образовательных учреждений, происходило усложнение стоящих перед организациями управленческих задач. В процессе развития и функционирования образовательных учреждений, которые стали всё в большей степени приобретать черты сетевых учреждений образования, возникла необходимость выделения фиксированных специфических функций и создания системы более жестких функциональных связей. Интенсивное развитие информационных технологий и повсеместное применение информационно-аналитических систем планирования и управления, в том числе и в сфере образования, позволяет организовать и реализовывать образовательный процесс в сетевом образовательном учреждении на принципиально новом уровне, а ценовую политику сетевого образовательного учреждения осуществлять дифференцировано в зависимости от состояния региональных экономических процессов. Более того, использование информационно-аналитических систем в сетевом образовательном учреждении позволяет приступить к реализации динамической управленческой стратегии при проведении распределенного в пространстве образовательного процесса. Не вызывает сомнения тезис, что для динамичного развития современного сетевого вуза необходимо наличие современной комплексной информационной системы.
Информационные системы планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning) становятся стандартным инструментом современных вузов. Основная задача ERP-систем состоит в автоматизации
Секция 3
бизнес-процессов, а также управленческих функций (планирования, учета, контроля).
В ГОУ МГИУ в рамках ERP-системы вуза создана специальная подсистема ИС (информационная система), которая позволяет прогнозировать и вести учет финансовых потоков, а также планировать развитие каждого подразделения вуза. Она может выступать как полноценное средство ведения бухгалтерского учета, так и использоваться в качестве аналитического средства для учета и планирования хозяйственной деятельности. В первом случае, подсистема является самодостаточной и обладает полной информацией по всем финансовым операциям. Во втором случае, подсистема может работать в тесной связи со сторонней бухгалтерской программой, получая из нее необходимые сведения по проведенным операциям. Например, бухгалтерский отдел может использовать распространенную систему 1С, из которой все платежи будут экспортироваться в финансовую подсистему ИС для дальнейшего анализа выполнения бюджетного плана.
Одна из задач подсистемы – планирование и учет дохода от образовательной деятельности. Она основывается на системе тарифов по всем возможным видам образовательных услуг, таких как обучение по программам высшего образования, курсам повышения квалификации и пр. Система тарифов предоставляет возможность изменения стоимости услуг с различной периодичностью, зависящей от вида услуги. Например, для услуг, разбитых на этапы освоения, стоимость может изменяться каждый семестр, а для краткосрочных курсов – ежедневно.
Динамической составляющей расчета доходов является текущий контингент. По нему, исходя из тарифов, строится плановая сумма дохода без учета возможных недополученных средств.
Ведение точного анализа полученных с начала семестра платежей с разделением по факту оплаты, подтвержденному квитанцией банка, и факту зачисления на счет вуза позволяет контролировать поступление суммы от каждого студента.
Анализ дохода на основе вышеописанных характеристик подразделяется на несколько частей:
1.Платежи за оказание дополнительных образовательных услуг составляют внеплановую часть дохода.
2.Расчет оставшегося ожидаемого дохода должен включать в себя такие параметры, как неполученные платежи от студентов, не взявших квитанции или взявших квитанции, но не оплативших их, а также недоплаты по выданным квитанциям, оплата по которым была произведена ниже тарифа.
3.Необходимо учитывать восстанавливающихся студентов из других вузов, академических отпусков и на повторное обучение.
4.Неполученный доход, планируемый на начало семестра, но не собранный по независимым от вуза причинам, включает в себя
311
Новые образовательные технологии в вузе – 2009
ожидаемые платежи от переведенных студентов, возврата оплаты абитуриентам, не приступившим к обучению и студентов отчисленных по различным причинам, но оплативших обучение.
Расчет доходов будущих периодов может проводиться на основе текущего контингента и тарифов текущего семестра или прогнозируемых тарифов на следующий семестр. При прогнозировании возможно внесение изменений в контингент на основе плановых цифр или динамики набора по предыдущим периодам.
Вторая задача подсистемы – построение подробного плана расходов на заданный период и учет произведенных платежей.
Для сетевого учреждения важно планировать деятельность в каждом регионе, где расположены его подразделения. Главная контролирующая функция в данном случае – анализ выполнения финансового плана на основе ожидаемых и проведенных платежей. Такой подход позволяет сопоставлять учет расходов, осуществленных в текущем периоде, с потенциальными, формируемыми на базе запланированных и отложенных платежей расходами.
В основе учета расходов лежит план счетов, единый для всех подразделений. Разумным представляется использовать план счетов стандартной четырехуровневой структуры: счет, субсчет 1-го порядка, субсчет 2-го порядка, статья, что позволит достаточно глубоко структурировать необходимые статьи расходов.
Наличие большого количества подразделений приводит к появлению особенностей в учете расходов того или иного подразделения, что неизбежно накладывает отпечаток на организацию его плана счетов. Для сохранения единства структуры и вместе с тем учета возможных особенностей предусмотрена система динамических настроек для любого элемента (счета, субсчета или статьи).
Все изменения в структуре и параметрах плана счетов сохраняются и формируют историю, что позволяет получать правильную картину, как самого плана счетов, так и финальных отчетов на любую заданную дату.
Платежи в подсистеме описываются с помощью проводок. Проводка – основная операция, используемая в учете расходов, представляющая собой движение денежных средств методом двойной записи (по дебету одного счета и кредиту другого). С помощью проводок определяются конечные платежи, далее объединяющиеся в счет (счет-фактуру, платежное поручение, акт сверки и др.). Каждый платеж относится к планируемым (плановые) или произведенным (фактические) операциям. При этом все фактические проводки имеют связь с плановыми, что показывает, на основе какого плана выполнен платеж, а также позволяет получить отчет, отображающий картину выполнения запланированного бюджета. Важное достоинство этого отчета – это возможность видеть в текущий момент объем свободных денежных средств на конец заданного периода, что позволяет вовремя корректировать будущие затраты и не допускать внепланового перерасхода.
Секция 3
Помимо учета платежей, подсистема позволяет осуществлять учет договоров. Каждый договор имеет определенный тип (договор аренды, договор на оплату услуг связи и др.), который определяет набор дополнительных параметров, которые могут быть заданы наряду со стандартными. Сторонами договора может быть произвольное количество контрагентов, а выплачиваемая сумма разделяться на любые желаемые пропорции. Система динамических настроек, упомянутая в плане счетов, используется и в этом учете, что позволяет непосредственно во время работы добавлять новые типы договоров и определять связанные с ними совокупности параметров.
Если параметры договора предусматривают периодические выплаты, то на его основе будут созданы соответствующие проводки в фактической части учета расходов.
Для уменьшения объема ввода данных предусмотрены автоматические методы добавления различных операций. К таким методам относятся числовые и процентные отчисления. С их помощью возможен учет и контроль планируемых и проводимых инвестиций.
Числовые отчисления представляют собой документ, содержащий заявку на совершение платежа. На основе описанного в нем предмета платежа, назначения, перечня получателей, количества, сумм и пр. реквизитов, может быть сформирована конечная проводка.
Процентные отчисления являются описанием периодической операции по переводу определенного процента полученных денежных средств в определенные, в том числе и инвестиционные, фонды.
Также к автоматическим операциям можно отнести проводки заработной платы сотрудникам на основе заключаемых с ними контрактов, а также отчисляемых с этих сумм ЕСН.
Таким образом, в системе составляется план предполагаемых и ведется учет фактических расходов. Далее, на основе описанных данных может быть сформирована подробная смета по каждому подразделению, вестись контроль выполнения бюджета и анализ отклонений.
Еще одной неотъемлемой составляющей общего учета расходов является учет материальных ценностей. Необходимыми требованиями здесь является отражение полной картины параметров и движения материальной ценности с момента ее поступления до списания.
Проведение таких операций удобно организовать с помощью описанного выше механизма проводок с использованием специальной части плана счетов. В ее основе лежит набор номенклатурных позиций, определяющих вид рассматриваемых материальных ценностей. По таким определениям (номенклатурам) создаются статьи, через которые будет отслеживаться движение конечных предметов.
Учет любого предмета начинается со списания денежных средств с простой статьи на номенклатурную – приобретение материальной ценности. Далее, изменение состояния материальной ценности, назначения и пр. обозначается ее переходом с одной статьи на другую. Кроме простых
313
Новые образовательные технологии в вузе – 2009
операций переходов в новое состояние, необходимо учитывать операции слияния нескольких существующих ценностей в одну новую.
На основе описанного движения предметов строятся документы инвентаризационной описи, а также отчеты о наличии, состоянии и запасах тех или иных материальных ценностей.
Для повышения структуризации и расширяемости системы предусмотрены настройки шаблонов, объектов, операций и пр. везде, где это возможно. Это дает возможность добавлять в систему новые понятия и объекты непосредственно в процессе работы.
К таким настройкам относится система динамических параметров. Она включает в себя:
создание описания произвольного параметра – его название, вид хранимой информации, источник ввода значений и пр.;
объединение параметров в подгруппы в любых сочетаниях;
добавление видов объектов, с которыми работает система;
назначение каждому виду объектов доступных подгрупп параметров;
определение единства/множественности значений одного параметра;
управление историей изменения значений параметров для каждого объекта.
Большинство видов данных объединено в тематические справочники, что позволяет применять более точную фильтрацию результатов для анализа и избегать появления разночтений одного и того же значения. Примером такого справочника является объединение всех агентов, контрагентов, плательщиков и получателей в единую структуру псевдонимов, где с помощью системы параметров последние разделяются по возможным назначениям. В результате, псевдоним может участвовать в операциях различного вида, одновременно оставаясь единожды определенными.
Использование этой подсистемы ИС не является дублером бухгалтерских программ, а служит скорее инструментом широкой детализации любых операций и обладает большими аналитическими возможностями. Оптимизация управленческой деятельности и применение специализированных информационных систем позволяют не только принимать верные организационно-хозяйственные решения, но и создает условия для значительного повышения продуктивности и качества основной деятельности сетевого образовательного учреждения.
Секция 3
Еленев Д.В., Пашков Д.Е.
КОНЦЕПЦИЯ ПОСТРОЕНИЯ СИСТЕМЫ МОНИТОРИНГА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ И КОЛИЧЕСТВЕННОЙ ОЦЕНКИ КАЧЕСТВА РЕЗУЛЬТАТОВ РАБОТЫ УНИВЕРСИТЕТА
dye@ssau.ru
ГОУ ВПО "Самарский государственный аэрокосмический университет имени академика С.П. Королева" (СГАУ) г. Самара
Разработана концепция построения автоматизированной системы мониторинга деятельности подразделений и количественной оценки качества результатов работы университета. Сформулированы требования к системе и разработано техническое задание на ее создание.
Design concepts of system of department activity monitoring and quality quantitative estimation of university’s work results is described. Requirements to system are formulated and the technical project on its creation is developed.
Самарский государственный аэрокосмический университет имени академика С.П. Королева (СГАУ) – ведущий инновационный вуз федерального значения, центр компетенции в области аэрокосмических и информационных технологий, интегрированный в рамках законодательства с государственными и негосударственными образовательными, исследовательскими, инновационными и технико-внедренческими структурами. В СГАУ на десяти факультетах, в 3 учебных институтах, авиатранспортном колледже, авиационном техникуме, Тольяттинском филиале, по очной, очно-заочной и заочной формам по 43 специальностям и направлениям обучаются около 12000 студентов; работают более 900 преподавателей, из них 1 действительный член РАН, 6 членовкорреспондентов РАН, 71 действительный член и член-корреспондент общественных академий, 166 докторов наук и 450 кандидатов наук. В составе университета 54 кафедры с учебными лабораториями и кабинетами, медиацентр, 75 дисплейных классов подразделений, 20 научноисследовательских лабораторий, 5 научно-исследовательских институтов, научно-техническая библиотека с книжным фондом более 1 млн. экземпляров и электронными ресурсами, учебный аэродром с уникальным парком авиационной техники, выставочный зал научных разработок, издательство, комбинат питания, санаторий-профилакторий, музей авиации и космонавтики, центр истории авиационных двигателей, 7 студенческих общежитий, оздоровительно-спортивный лагерь "Полет" и гостиница. Площади зданий и сооружений составляют 148 тыс. кв. м.
Ключевыми направлениями политики СГАУ в области качества являются: развитие инновационного подхода в образовательной, научноисследовательской, административно-управленческой, информационной и других областях деятельности университета; развитие интеллектуального потенциала Поволжского региона и России путем многоуровневой
315
Новые образовательные технологии в вузе – 2009
подготовки высокообразованных, профессионально-мобильных специалистов, адаптированных к инновационной экономике; формирование единой инфокоммуникационной среды образования, науки и инноваций для современного аэрокосмического кластера; укрепление авторитета университета на международной арене как признанного лидера в области аэрокосмических и информационных технологий; развитие кадрового потенциала университета как носителя знаний, культуры, традиций, посредством совершенствования корпоративной культуры и вовлечения персонала в процессы постоянного улучшения образовательной и научноисследовательской деятельности; развитие системы управления университетом в соответствии с принципами Всеобщего управления качеством (TQM) и требованиями международных стандартов серии ISO 9000; совершенствование системы поддержки и сопровождения управленческих решений на основе мониторинга показателей эффективности и результативности деятельности университета на базе интегрированной автоматизированной информационной системы (ИАИС).
Внедрение системы менеджмента качества, требующей существенных трудозатрат по оперативному анализу деятельности подразделений, в свою очередь потребовало создания системы, позволяющей автоматизировать процесс мониторинга деятельности подразделений и количественной оценки качества результатов работы университета на основе единой интегрированной базы данных вуза.
Система мониторинга деятельности подразделений и количественной оценки качества результатов работы университета с использованием ИАИС управления вузом (далее – система) является перспективной разработкой, направленной на повышение эффективности системы менеджмента и качества работы всех подразделений университета. Для достижения данной цели система должна решать следующие основные задачи:
повышение эффективности мониторинга образовательного и научноисследовательского процессов на основе систематического измерения их показателей;
совершенствование системы поддержки и сопровождения управленческих решений на основе мониторинга показателей эффективности и результативности деятельности университета на базе ИАИС;
обеспечение информационной поддержки системы менеджмента качества;
совершенствование системы оплаты труда на основе мониторинга показателей качества;
повышение достоверности внутренних и внешних отчетных данных.
Всистему входят следующие автоматизированные рабочие места (АРМы): «Ректор», «Проректор», «Деканат», «Кафедра», «Учебный отдел», «Управление образовательных программ», «Приемная комиссия», «Финансово-экономический отдел НИЧ», «Отдел интеллектуальной
Секция 3
собственности», «Отдел информационного обеспечения научнообразовательной и инновационной деятельности», «Отдел обеспечения деятельности советов университета», «Отдел аспирантуры и докторантуры», «Отдел НИРС», «Бухгалтерия» (Материальный отдел), и «Отдел управления качеством образования лаборатории АСУ-вуз». Система требует импорта данных из подсистемы ИАИС «Кадры и штатное расписание». Все АРМы и подсистемы взаимосвязаны, используют информацию из смежных подсистем и исключают двойной ввод информации. Права доступа к вводу или редактированию данных распределены между АРМами соответственно их функциям.
Для работы с системой могут использоваться любые сети, обеспечивающие подключение клиентских компьютеров к серверу системы по протоколам TCP/IP.
Для обеспечения защиты информации от несанкционированного доступа в системе предусматриваются следующие функции:
авторизация пользователей по совпадению пары «логин-пароль»; пользователь системы получает доступ к её функциям только после аутентификации в ней;
разграничение уровней доступа пользователей на основе групп доступа и индивидуальных настроек доступа для каждого из пользователей
(операторов); права доступа каждого пользователя к системе минимально необходимы для выполнения предусмотренных для него функций; полный доступ к функциям системы имеет только администратор системы; использование доступа администратора системы минимально и производится только в тех случаях, когда произведение какой-либо операции невозможно пользователям с меньшими правами доступа; пользователь каждого АРМ имеет доступ
кмодификации только собственной информации;
ограничение доступа пользователей (операторов системы) к важной информации осуществляется по принципу фильтрации IP-адресов.
В связи с потенциальной возможностью «прослушивания»
передаваемой по сети информации системой предусмотрены механизмы обеспечения её шифрования. В качестве основного средства обеспечения конфиденциальности передаваемой по сети информации системой используется безопасный протокол передачи данных Secure Socket Layer (SSL). Для обеспечения работы протокола предусмотрены механизмы создания и поддержания сертификатов безопасности, требующихся для работы протокола SSL. Физическая защита сервера системы обеспечивает путем его безопасного размещения в специально предназначенном охраняемом помещении (серверной), оборудованном согласно требованиям СанПИН.
Для обеспечения сохранности размещенной на сервере системы информации предусмотрены регламентные работы по резервному копированию информации и механизмы восстановления информации после
317
Новые образовательные технологии в вузе – 2009
возможных сбоев различного рода; резервное копирование баз данных системы осуществляется не реже одного раза в неделю (с возможностью уменьшения интервала резервирования), а механизм восстановления информации с резервных копий позволяет произвести полное восстановление в течение суток при условии наличия необходимого аппаратного обеспечения; текущая сохранность размещенной информации обеспечивается средствами используемой СУБД и ОС сервера системы.
Все данные в системе находятся в единых табличных пространствах на сервере системы. Подсистемы представляют собой выделенные функционально модули, использующие общие табличные пространства. Информационная совместимость со смежными системами осуществляется с помощью штатных инструментальных средств СУБД.
Зверева О. М.
НЕКОТОРЫЕ АСПЕКТЫ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА В ОБРАЗОВАНИИ, ИЛИ ПОЧЕМУ В НАШЕЙ СИСТЕМЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИИ МЫ НИКОГДА НЕ ДОСТИГНЕМ ПОСТАВЛЕННЫХ ЦЕЛЕЙ
OM-Zvereva2008@yandex.ru
ГОУ ВПО "УГТУ-УПИ имени первого Президента России Б.Н.Ельцина"
г. Екатеринбург
Всем известно, что в нашем высшем профессиональном образовании существует множество проблем. Автором делается попытка рассмотреть существующую ситуацию с точки зрения процессного подхода. Это приводит к выводам о том, что процессы в сфере высшего профессионального образования следует считать не эффективными, и позволяет предположить, что улучшения ситуации можно достичь только проведя процедуру реинжиниринга.
Everyone knows that there is a lot of problems in Russian high professional education. To our regret all latest reforms give almost no results. The author made an attempt to use the process-oriented method for examining this problem. All this allows to make a conclusion that in this domain we have ineffective processes that had to be reengineered.
Никто в наше время уже не будет спорить, что процессный метод является одним из наиболее перспективных и эффективных подходов для оценки существующей ситуации на некотором предприятии, а реинжиниринг процессов позволяет коренным образом улучшить производственную ситуацию. Как правило, такой подход используется для изучения производственных процессов, иногда процессов по созданию определенных услуг. Сегодня при построении любой информационной системы один из первых этапов – исследование и, при необходимости, улучшение или реинжиниринг процессов. Исследуются большие предприятия и маленькие фирмы в самых различных отраслях деятельности: от машиностроения и
Секция 3
металлургии до страховых компаний и торговых фирм. Почему, пропагандируя этот подход в различных дисциплинах наших учебных программ для различных производственных сфер, и рассматривая его на примерах различных фирм, мы даже не пытаемся применить его к своей «производственной сфере» - сфере «производства» квалифицированных специалистов (бакалавров, магистров)?
Втеории под процессом (точнее, бизнес-процессом) понимается связанная последовательность действий по преобразованию определенной совокупности ресурсов в некоторую сущность, представляющую определенную ценность для клиента. Результирующая сущность может быть как материального плана – машина, станок, булка хлеба, так и не материального плана – некоторая услуга (предоставление кредита, страхование жизни и т.д.).
Образовательный процесс не противоречит данному определению. Ресурсами можно считать абитуриентов, преподавательский состав, имеющиеся помещения и другие сооружения и накопленную за всю историю совокупность знаний и теорий. Используя все имеющиеся ресурсы, мы из основного ресурса – абитуриента - должны получить квалифицированного специалиста.
Для чего используется процессный подход, и чем он так привлекателен? Он позволяет деятельность, подходящую под определение процесса, рассматривать как последовательность взаимосвязанных работ, каждая из которых преобразует вход или входы в некоторые выходы, которые становятся входами другой работы и т.д. Рассматривая выполняемую последовательность работ, мы можем определить, можем ли мы получить желаемые выходы, т.е. достигнуть поставленных целей. Так, если мы имеем последовательность работ, вида «спуститься вниз на 3 ступеньки», нам не приходится удивляться, что мы все еще не на крыше здания. Кроме того, мы можем обнаружить в последовательности работы, не добавляющие стоимости, не приближающие нас к цели, которые можно исключить без малейшего ущерба, не тратя на них ресурсов, которых всегда не хватает. В этом случае мы можем добиться постепенного улучшения процесса.
Существуют и более радикальное направление реорганизации процессов – это реинжиниринг процессов, он предполагает фундаментальные, существенные изменения, позволяющие получить ощутимый эффект. При этом необходимо отказаться от любых правил, которые мы считали не требующими доказательств, и начинать все «с чистого листа».
Вслучае высшей школы, как минимум, нужно рассмотреть образовательный процесс как процесс вообще, а, как максимум, рассмотреть пути его реинжиниринга. Нельзя сказать, что процессный подход игнорируется в принципе в сфере образования, но он используется фрагментарно при построении информационных систем. «Прорисовываются» в одной из известных нотаций процессы, в основном с
319