2.Документальное оформление основных средств

2.1.Документальное оформление и аналитический учет

поступления основных средств.

Для обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер, который проставляется на объекте и в первичных документах и сохраняется на весь период его нахождения в данной организации. В случае выбытия объекта его инвентарный номер не присваивается вновь поступившим объектам.

Поступление основных средств от поставщика (торговой организации или производителя) на склад оформляется товарно-сопроводительными документами и счетом-фактурой (для принятия к вычету налога на добавленную стоимость).

Принятие к учету имущества в качестве объекта основных средств оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1). Акт составляется на каждый объект двумя сторонами -принимающей объект и передающей, в нем указывается время вступления в эксплуатацию, дата изготовления, первоначальная стоимость и сумма износа. К акту прилагается техническая документация на данный объект. Акт приемки-передачи передается в бухгалтерию, где на каждый объект открывается инвентарная карточка. Бухгалтерия дооформляет акт бухгалтерской записью, т.е. указывает корреспонденцию счетов на первоначальную стоимость принятого в эксплуатацию объекта. После открытия бухгалтерией инвентарной карточки техническая документация передается в соответствующий отдел, цех организации по месту эксплуатации.

Учет основных средств организуют так, чтобы можно было установить наличие основных средств по каждой группе и отдельно по каждому объекту, местам нахождения и источникам их приобретения.

Основным регистром аналитического учета основных средств являются карточки, содержание и форма которых зависит от вида основных средств:

• форма № ОС- 6 - машины, оборудование;

• форма № ОС-7 - инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь.

Инвентарные карточки регистрируют в описи инвентарных карточек по учету основных средств (форма № ОС-10).

2.2. Документальное оформление перемещения основных средств.

Перемещение основных средств из одного цеха и участка в другие в пределах одной организации осуществляется по распоряжению соответствующего отдела организации (главного механика, главного технолога) и оформляются также актом (накладной) приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1). Накладная выписывается в двух экземплярах при передаче основных средств из запаса в эксплуатацию и из цеха в цех, отдел и т.п. Бухгалтерия на основании первого экземпляра осуществляет запись в инвентарной карточке и перекладывает ее по месту нового нахождения, эксплуатации. Сдатчик на основании второго экземпляра накладной отмечает в инвентарном списке о выбытии объекта.

2.3.Документальное оформление и аналитический учет

выбытия основных средств

Причинами выбытия основных средств из организации могут быть:

• ликвидация инвентарного объекта полностью при разборке или демонтаже в силу ветхости и износа, а также уничтожении при стихийных бедствиях и т.д.;

• ликвидация части инвентарного объекта в связи с перестраиванием, переоборудованием, модернизацией;

• передача основных средств другим организациям;

• недостача основных средств.

Для определения непригодности к дальнейшему использованию тех или иных объектов основных средств в организации, т.е. для определения необходимости ликвидации основных средств, в каждой организации создается постоянно действующая комиссия. Ликвидацию объекта (слом, разборку, демонтаж) комиссия оформляет актом на списание основных средств (форма № ОС-4). На основании акта, утвержденного руководителем организации, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке (форма № ОС-6) дату выбытия и номер акта.

Акт по форме № ОС-4 является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома и т.п. Затраты по ликвидации объекта (разборка, снос, перевозка) также указываются в акте.

Основные средства могут передаваться другим организациям по договору купли-продажи или по договору дарения на основании акта приемки-передачи основных средств по форме № ОС-1 с указанием первоначальной стоимости объекта и суммы амортизации, в связи с чем бухгалтерия осуществляет запись о выбытии в инвентарной карточке переданного объекта и отметку в описи инвентарных карточек.

В организациях, имеющих небольшое количество основных средств, пообъектный учет организован в инвентарной книге учета (форма № ОС-11). Записи в книге производят по классификационным группам (видам) основных средств и по местам их нахождения.

Зарегистрированные в описи карточки помещают в картотеку основных средств. В картотеке их группируют по отраслевым классификационным группам, а внутри групп по местам нахождения, эксплуатации и по видам. Карточки недействующих и законсервированных объектов основных средств группируют отдельно.

Переоцененные объекты основных средств записываются по восстановительной стоимости в разделе карточки "Достройка, дооборудование, реконструкция, модернизация объекта". Сумма амортизации, установленная при переоценке, указывается в соответствующем разделе карточки.

В местах использования основных средств (в цехах и отделах организации) целесообразно вести инвентарные списки основных средств, в которых приводятся краткие сведения об объектах основных средств, находящихся в эксплуатации.

Инвентарные карточки на поступившие, выбывшие и перемещенные внутри организации основные средства после соответствующих записей до конца месяца не раскладываются, а хранятся отдельно. Это необходимо потому, что на основе некоторых из них ежемесячно составляется расчет амортизации основных средств. Кроме того, по окончании месяца карточки с записями за данный месяц группируются по классификационным видам основных средств, суммируются обороты по поступлению и выбытию по каждому виду и записываются в карточку учета движения основных средств.

Карточки учета движения основных средств (форма № ОС-8) открывают в начале января на текущий год. В них указывают наличие основных средств по видам на 1 января. Затем ежемесячно после записи оборотов за месяц определяют и записывают наличие основных средств на 1-е число следующего месяца. По их данным составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств (форма № 1 и 5 годовой отчетности).