1.2 Концептуальні основи формування адміністративних витрат на підприємстві

Оптимізація адміністративних витрат – одна з найбільш актуальних проблем на даному етапі розвитку економіки. Ці витрати займають дедалі вагоміше місце у структурі витрат підприємства. Удосконалення механізму формування адміністративних витрат у сучасних умовах розглядається як з теоретичної, так і з практичної точки зору, роблячи акцент на сьогоднішню ситуацію економіки України. Будь-який господарюючий суб’єкт у процесі своєї діяльності здійснює певні види витрат, які пов’язані з виробництвом продукції чи наданням послуг. У зв’язку з цим кожне підприємство для ефективної діяльності повинно вміло управляти адміністративними витратами.

Постійне зростання суми та питомої ваги адміністративних витрат у загальній структурі витрат підприємства обумовлює необхідність пошуку оптимальних методик їх оптимізації та контролю, адаптованих до потреб керівництва та інших користувачів економічної інформації. Вдосконалення економічного механізму формування адміністративних витрат підприємства є складовою подальшого вдосконалення процесу управління господарською діяльністю підприємства в ринкових умовах та покращання його фінансових результатів.

Разом з тим, певні організаційно-методичні особливості оптимізації адміністративних витрат потребують конкретизації у галузевому аспекті. До таких положень належать: уточнення сутності та складу адміністративних витрат; розробка їх раціональної класифікації для потреб підприємств; вирішення проблем, пов’язаних з розподілом адміністративних витрат; організація системи формування адміністративних витрат за центрами відповідальності та місцями виникнення; впровадження на підприємствах ефективних систем управління адміністративними витратами.

Дані витрати, як засвідчує практичний досвід роботи сучасних підприємств і організацій, посідають досить вагому частку у загальній сукупності витрат і з цієї причини вимагають до себе належної уваги. Вони мають комплексний характер, спрямовані на обслуговування та управління підприємством. Конкретний склад витрат визначається П(С)БО 16 «Витрати», де зазначено, що адміністративні витрати формують:

-  загальні корпоративні витрати (організаційні витрати, витрати на проведення річних зборів, представницькі витрати тощо);

-  витрати на службові відрядження і утримання апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу;

-  витрати на утримання основних засобів, інших матеріальних необоротних активів загальногосподарського використання (операційна оренда, страхування майна, амортизація, ремонт, опалення, освітлення, водопостачання, водовідведення, охорона);

-  винагороди за професійні послуги (юридичні, аудиторські, з оцінки майна тощо);

-  витрати на зв'язок (поштові, телеграфні, телефонні, телекс, факс тощо);

-  амортизація нематеріальних активів загальногосподарського використання;

-  витрати на врегулювання спорів у судових органах;

- податки, збори та інші передбачені законодавством обов'язкові платежі (крім податків, зборів та обов'язкових платежів, що включаються до виробничої собівартості продукції, робіт, послуг);

-  плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків;

-  інші витрати загальногосподарського призначення,[,c.].

Адміністративні витрати не формують собівартості виробленої та реалізованої продукції, а покриваються за рахунок валового прибутку підприємства або збільшують валовий збиток.

Управління адміністративними витратами передбачає, в першу чергу, розробку (складання) кошторису вказаних витрат. Найбільш зручно такий кошторис складати на квартал з помісячною розбивкою. При цьому слід враховувати кількість робочих днів у місяці з тим, щоб максимально об’єктивно підійти до процесу його формування. Грамотно складений кошторис адміністративних витрат є запорукою успішного виконання останнього.

Кошторис адміністративних витрат повинен містити всі загальногосподарські витрати, спрямовані на обслуговування та управління підприємством чи організацією в цілому. Дані витрати необхідно згрупувати в постатейному аспекті. Кількість статей адміністративних витрат для кожного підприємства (організації) може бути індивідуальною (залежно від особливостей господарювання), проте їх орієнтовний перелік не може істотно відрізнятися від тих, що наведені у П(С)БО 16 «Витрати».

Кожній статті доцільно присвоїти шифр витрат з метою здійснення оперативного контролю за достовірністю віднесення окремих видів затрат адміністративного характеру до відповідних статтей кошторису.

Одним зі складників системи управління адміністративними витратами є чітка організація їх бухгалтерського управлінського обліку. Адміністративні витрати враховуються при побудові обліку адміністративних витрат підприємства за центрами відповідальності. При цьому виникає необхідність розробки такої класифікації адміністративних витрат, яка б повністю задовольняла потреби кожного центру відпо­відальності, враховуючи організаційну структуру та особливості господарювання. Виходячи з цього, адміністративні витрати підприємств до­цільно розподіляти за такими центрами відповідальності та статтями витрат (табл. 1.3).

Таблиця 1.3

Розподіл адміністративних витрат за центрами відповідальності

Центри відповідальності	Статті адміністративних витрат
Дирекція	Витрати на управління адміністративно-управлінського персоналу Загальні корпоративні та представницькі витрати Витрати на оплату зв’язку загальногосподарського призначення Витрати на винагороди за професійні послуги Витрати на врегулювання суперечностей у судових органах Інші витрати загальногосподарського призначення
Господарський відділ	Витрати на утримання та експлуатацію та ремонт основних засобів, інших необоротних активів загальногосподарського призначення Витрати на охоронну службу, об’єктів загальногосподарського призначення
Відділ механіки	Витрати на транспортне обслуговування, пов’язане з управління підприємством
Відділ охорони праці	Витрати на забезпечення охорони праці та техніки безпеки
Відділ постачання	Витрати на організацію процесу придбання сировини, матеріалів, газ, вода, електроенергії, інструментів, пристроїв та інших засобів та предметів праці
Відділ кадрів	Витрати пов’язані з набором робочої сили та з професійною підготовкою працівників апарату управління та іншого загальногосподарського персоналу
Бухгалтерія	Витрати пов’язані з оплатою послуг комерційних банків та інших фінансово-кредитних установ Погашення вартості основних засобів, інших необоротних активів, нематеріальних активів загальногосподарського призначення, нарахування амортизаційних відрахувань Витрати зі страхування майна та ризиків Податки та збори, інші передбачені законодавством обов’язкові платежі (крім тих, що включаються у виробничу собівартість продукції (робіт, послуг)

Кожна з виділених статей у групуванні адміністративних витрат за цент­рами відповідальності може бути уточнена підстаттями. Управління адміністративними витратами в основному зводиться до контролю за відхиленнями від контрольних показників, якими є лімітовані (кошторисні) витрати в постатейному аспекті. Сучасні інформаційні системи дають змогу вести нагромадження витрат та оперативний контроль за їх формуванням за кожною такою статтею зокрема.

Надзвичайно серйозна увага в процесі управління адміністративними витратами повинна бути зосереджена на недопущенні перевитрат та на аналізі причин, що призвели до них. Одним з можливих шляхів недопущення перевитрат за тими чи іншими статтями за більш тривалі проміжки часу (квартал, півріччя, рік) може слугувати своєчасне коригування та внесення змін до наступних кошторисів шляхом зменшення розміру витрат (за статтями, де були плюсові відхилення) на суму допущених перевитрат.

Немаловажне значення має стимулювання працівників апарату управління за наявну економію адміністративних витрат (у разі їх причетності до цього). Система матеріального заохочення за наслідками, як правило, квартальної діяльності може бути побудована з урахуванням розміру економії (загальної) та певного (наперед визначеного і схваленого) відсотка преміальних доплат.

Управління витратами на підприємстві можна визначити як взаємопов’язаний комплекс робіт, які формують коригуючі впливи на процес здійснення витрат під час господарської діяльності підприємства, спрямовані на досягнення оптимального рівня (в межах допустимих відхилень) витрат в усіх підсистемах підприємства при виконанні в них будь-яких робіт. Зрозуміло, що критерієм оптимізації у такому разі є мінімальні витрати.

Таким чином, управління адміністративними витратами передбачає виконання всіх дій, які реалізуються під час управління будь-яким об’єктом, тобто розроблення і реалізацію рішень, а також контроль за їх виконанням. Такі дії реалізуються через елементи управлінського циклу: прогнозування, планування, організацію, мотивацію, облік та аналіз.