4.2. Автоматизированное ведение поступления оборудования и перечень решаемых задач.

В современных условиях (в результате создания современных информационных систем автоматизации) широкое распространение в организациях получило применение автоматизированной формы бухгалтерского учета со своими задачами.

Глава 5 Определение потоков документов

5.1 Первичные учётные документы

Первичный документ « Счёт фактура».

Счёт-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Согласно п.1 ст.169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) к вычету или возмещению из бюджета соответствующих сумм НДС.

Счет-фактура должен быть составлен в двух экземплярах (первый - покупателю, второй - продавцу) и выставлен покупателю не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Кроме того, налогоплательщик обязан составить счет-фактуру в одном экземпляре для себя в следующих случаях:

-при получении предоплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав, том числе и по экспортным операциям;

-при выполнении строительно-монтажных работ собственными силами;

-при выполнении обязанностей налогового агента;

-при безвозмездной передаче имущества;

-при получении финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов, процентов по векселям, процентов по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования ЦБ РФ, страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных обязательств (п.19 Правил);

-при возникновении положительных суммовых разниц (в счете-фактуре следует указать формулировку: "Суммы, связанные с оплатой реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав" - см. п.19 Правил)

Обязаны составлять счета-фактуры и вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур налогоплательщики:

-по операциям, подлежащим налогообложению;

-по операциям, освобожденным от налогообложения в соответствии со ст.149 НК РФ;

-освобожденные от исполнения обязанностей плательщиков НДС в соответствии со ст.145 НК РФ.

Не обязаны составлять счета-фактуры:

- лица, не являющиеся плательщиками НДС;

- организации (индивидуальные предприниматели), выполняющие работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению за наличный расчет, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (бланк строгой отчетности);

- налогоплательщики по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), освобождаемых от налогообложения;

- банки по операциям, освобождаемым от налогообложения;

- страховые организации по операциям, освобождаемым от налогообложения;

-негосударственные пенсионные фонды по операциям, освобождаемым от налогообложения.

Если организация реализует товары (работы, услуги) через обособленные структурные подразделения, то согласно Письму МНС РФ от 21.05.01 №ВГ-6-03/404 и Письму Минфина России от 04.05.2006 №03-04-09/08 счета-фактуры и книги продаж оформляются следующим образом:

-счета-фактуры на отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) выставляются обособленными структурными подразделениями от имени организации;

-нумерация счетов-фактур производится в порядке возрастания номеров в целом по организации (можно резервировать номера по мере их выборки, или присваивать составные номера с индексом обособленного подразделения);

-при заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным подразделениями, в строках 2 "Продавец" и 2а "Адрес" указываются реквизиты организации-продавца; в строке 2б "ИНН/КПП продавца" - КПП соответствующего структурного подразделения; в строке 3 "Грузоотправитель и его адрес" - наименование и почтовый адрес структурного подразделения;

-журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета организации;

-порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

Спроектируем первичный документ «Счёт-фактура» в следующей таблице:

Наименование реквизита (показателя)	Тип реквизита (показате-ля)			Значность	Основание или признак			Перемен-ные или постоян-ные	Обрабаты-ваемые или необраба-тываемый
1	2			3	4			5	6
Общая зона
Номер документа	число			4	признак			перем.	обраб.
Дата	дата			9	признак			перем.	обраб.
Продавец	текст			40	признак			перем.	обраб.
Адрес	число			50	признак			перем.	обраб.
ИНН/КПП продавца	число			11	признак			перем.	обраб.
Грузоотправитель и его адрес	текст			75	признак			перем.	обраб.
Грузополучатель и его адрес	текст			75	признак			перем.	обраб.
К платежному расчетному документу №	число			4	признак			перем.	обраб.
Покупатель	текст			40	признак			перем.	обраб.
Адрес	текст			50	признак			перем.	обраб.
ИНН/КПП покупателя	текст			11	признак			перем.	обраб.
Содержательная часть
Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг)		текст	40			признак	перем.			необраб.
Единица измерения		текст	4			признак	перем.			необраб.
Количество		число	6			основание	перем.			обраб.
Цена (тариф) за единицу измерения		число	6			основание	перем.			обраб.
Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, всего без налога		число	15			основание	перем.			обраб.
В том числе акциз		число	7			основание	перем.			обраб.
Налоговая ставка		число	7			признак	пост.			необраб.
Сумма налога		число	8			основание	перем.			обраб.
Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, всего с учетом налога		число	9			признак	перем.			обраб.
Страна происхождения		текст	15			признак	перем.			обраб.
Номер таможенной декларации		число	10			признак	перем.			обраб.
Всего к оплате		число	10			признак	перем.			обраб.
Зона подписей
Руководитель организации (должность)		текст	25			признак	перем.			обраб.
Главный бухгалтер		текст	25			признак	перем.			обраб.
Индивидуальный предприниматель		текст	25			признак	перем.			обраб.

Рассчитаем ширину документа по формуле:

Т=3*(З_общ + К) + 0,5 х Т_т.л. + 2,2 х Т_ут.л. + 16 + 8, где

3 – норма площади на запись одного знака, мм

З_общ. – максимальная значность всех реквизитов документостроки, мм

К – количество граф в документостроке (или еще один дополнительный знак в графе размером 3 или 4 мм для свободы записи значений в графу)

16 и 8 –ширины левого и правого полей, мм

Т_т.л. – количество тонких линий (до 0,5 мм)

Т_ут.л. – количество утолщенных линий (до2,2 мм)

Т=3*(75+11)+0,5*10+2,2*2+16+8=291,4мм

Длина бланка определяется по формуле:

Д = 20 + 8 + 8 + 6 х К_ш. + 9 х К_стр. + 0,5 х Т_т.л. + 2,2 х Т_ут.л., где

20 – длина верхнего заголовка документа (наименование документа), мм

8 и 8 – длина верхнего и нижнего полей, мм

К_ш. – максимальное количество строк в наименованиях заголовков граф (в «шапке» документа)

6 – высота каждой строки в «шапке», мм

К_стр. – количество документострок в бланке документа

9 – высота каждой документостроки, мм

Д=20+8+8+6*6+9*13+0,5*30+2,2*2=208,4 мм

Т. е. мы получили документ размером 291,4*208,4 мм, который можно разместить на формате А4 альбомного вида(т. к. Т>Д).

Первичный документ « Акт о приёмке оборудования»( форма ОС-14)

Акт о приеме (поступлении) оборудования по форме N ОС-14 применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств.Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных

средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт о приеме (поступлении) оборудования форма N ОС-14 является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма N ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам N ОС-1 или N ОС-1б.

Спроектируем первичный документ « Акт о приёмке оборудования»(Ф. ОС-14)

Наименование реквизита (показателя)	Тип реквизита (показате-ля)	Значность	Основание или признак	Перемен-ные или постоян-ные	Обрабаты-ваемые или необраба-тываемый
1	2	3	4	5	6
Общая зона
Наименование организации-получателя	текст	30	основание	пост.	необраб.
Форма по ОКУД	число	5	основание	пост.	необраб.
Форма по ОКПО	число	5	основание	пост.	необраб.
Телефон, факс	число	15	основание	пост.	необраб.
Банковские реквизиты	текст	90	основание	пост.	необраб.
Наименование структурного подразделения	текст	45	признак	перем.	обраб.
Основание для составления акта (приказ, договор, распоряжение)	текст	30	признак	перем.	обраб.
Номер	число	4	признак	перем.	обраб.
Дата	дата	9	признак	перем.	обраб.
Дата принятия к бухгалтерскому учету	дата	9	признак	перем.	обраб.
Счет, субсчет, код аналитического учета	номер	8	признак	перем.	обраб.
по ОКОФ	число	5	признак	перем.	обраб.
Номер амортизационной группы	число	3	признак	перем.	обраб.
Номер документа	число	4	признак	перем.	обраб.
Дата составления документа	дата	9	признак	перем.	обраб.
Должность руководителя	текст	15	признак	перем.	обраб.
Подпись руководителя	текст	10	признак	перем.	обраб.
Расшифровка подписи руководителя	текст	15	признак	перем.	обраб.
Дата	дата	9	признак	перем.	обраб.
Организация-поставщик (продавец)	текст	40	признак	перем.	обраб.
по ОКПО	число	5	признак	перем.	обраб.
Адрес	текст	70	признак	перем.	обраб.
Телефон, факс	число	15	признак	перем.	обраб.
Банковские реквизиты	текст	90	признак	перем.	обраб.
Организация-изготовитель	текст	40	признак	перем.	обраб.
по ОКПО	число	5	признак	перем.	обраб.
Организация-грузоотправитель (грузоперевозчик)	текст	40	признак	перем.	обраб.
по ОКПО	число	5	признак	перем.	обраб.
телефон, факс	число	15	признак	перем.	обраб.
банковские реквизиты	текст	70	признак	перем.	обраб.
Место приема (нахождения) оборудования	текст	50	признак	перем.	обраб.
Способ доставки (вид транспортного средства)	текст	15	признак	перем.	обраб.
Номер	число	4	признак	перем.	обраб.
Транспортная накладная (серия)	число	8	признак	перем.	обраб.
Транспортная накладная (номер)	число	4	признак	перем.	обраб.
Транспортная накладная (дата)	дата	9	признак	перем.	обраб.
Содержательная часть
Дата отправления оборудования со станции отправителя	дата	9	признак	перем.	обраб.
Время отправления оборудования со станции отправителя	число	4	признак	перем.	обраб.
Дата отправления оборудования со склада отправителя	дата	9	признак	перем.	обраб.
Время отправления оборудования со склада отправителя	число	4	признак	перем.	обраб.
Дата прибытия оборудования	дата	9	признак	перем.	обраб.
Время прибытия оборудования	число	4	признак	перем.	обраб.
Наименование пункта	текст	20	признак	перем.	обраб.
Дата приема оборудования	дата	9	признак	перем.	обраб.
Время приема оборудования (начала)	число	4	признак	перем.	обраб.
Время приема оборудования (приостановления)	число	4	признак	перем.	обраб.
Время приема оборудования (возобновления)	число	4	признак	перем.	обраб.
Время приема оборудования (окончания)	число	4	признак	перем.	обраб.
Наименование оборудования	текст	30	признак	перем.	необраб.
Заводской (номенклатурный) номер оборудования	число	15	признак	перем.	необраб.
Тип, марка, знак оборудования	текст	10	признак	перем.	обраб.
Вид упаковки	текст	7	признак	пост.	необраб.
Единица измерения	текст	4	признак	перем.	необраб.
Количество поступившего оборудования	число	5	признак	перем.	необраб.
Масса груза отправителя	число	5	признак	перем.	обраб.
Масса груза дороги (пристани и т.д.)	число	5	признак	перем.	обраб.
Стоимость за единицу	число	5	основание	перем.	необраб.
Стоимость всего	число	6	основание	перем.	обраб.
Особые отметки по накладной	число	3	признак	перем.	обраб.
Фактически принято (количество)	число	5	признак	перем.	обраб.
Фактически принято (масса груза)	число	5	признак	перем.	обраб.
Фактически принято (обнаруженные дефекты)	текст	5	признак	перем.	обраб.
Примечание	текст	5	признак	перем.	обраб.
Зона подписей
Повреждение	число	10	признак	перем.	обраб.
Некомплектность	текст	10	признак	перем.	обраб.
Заключение комиссии	текст	120	признак	перем.	обраб.
Перечень прилагаемых документов	текст	100	признак	перем.	обраб.
Должность	текст	15	признак	перем.	обраб.
Подпись, расшифровка	текст	30	признак	перем.	обраб.
Номер	число	4	признак	перем.	обраб.
Дата выдачи документа	дата	9	признак	перем.	обраб.
Наименование организации, выдавшей документ	текст	25	признак	перем.	обраб.
Должность	текст	15	признак	перем.	обраб.
Подпись, расшифровка	текст	30	признак	перем.	обраб.
Номер	число	4	признак	перем.	обраб.
Дата выдачи документа	дата	9	признак	перем.	обраб.
Наименование организации, выдавшей документ	текст	25	признак	перем.	обраб.
Должность	текст	15	признак	перем.	обраб.
Подпись, расшифровка	текст	30	признак	перем.	обраб.
Номер	число	4	признак	перем.	обраб.
Дата выдачи документа	дата	9	признак	перем.	обраб.
Наименование организации, выдавшей документ	текст	25	признак	перем.	обраб.
Принял (должность)	текст	15	признак	перем.	обраб.
Принял (подпись)	текст	10	признак	перем.	обраб.
Принял (расшифровка)	текст	20	признак	перем.	обраб.
Дата	дата	9	признак	перем.	обраб.
Дата доверенности	дата	9	основание	пост.	обраб.
Номер доверенности	дата	4	основание	пост.	обраб.
ФИО	текст	45	признак	перем.	обраб.
На ответственное хранение принял (подпись)	текст	15	признак	перем.	обраб.
На ответственное хранение принял (должность)	текст	15	признак	перем.	обраб.
На ответственное хранение принял (расшифровка)	текст	25	признак	перем.	обраб.
Дата	дата	9	признак	перем.	обраб.
Табельный номер	число	4	признак	перем.	обраб.
Карточка учета (номер)	число	10	признак	перем.	обраб.
Карточка учета (дата)	дата	10	признак	перем.	обраб.
Главный бухгалтер (подпись)	текст	15	признак	перем.	обраб.
Главный бухгалтер (расшифровка)	текст	20	признак	перем.	обраб.

Данный документ будет располагаться на 2 листах.

Рассчитаем ширину документа по вышеприведённой формуле:

Т=3*(73+15)+0,5*15+2,2*0+16+8=295,5мм

Длина листа будет равняться:

Д₁=20+8+8+6*6+9*14+0,5*16+2,2*0=206 мм

Д₂=20+8+8+6*5+9*15+0,5*18+2,2*0=210мм.

Первичный документ «Акт о приёмке оборудования» (ОС-14) будет располагаться на 2 листах альбомного типа.