5.4 Результатные документы

В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

-полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;

-количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

-своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

-достоверность предоставляемой информации;

-хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

-отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности:

-определение полного реквизитного состава документа.

-классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и результатные, а результатных оснований - по степеням итогов.

-выбор формы документа.

-размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

По содержанию результатные документы подразделяются на основные и вспомогательные. Основные выдаются конечному конкретному пользователю: работнику предприятия (например, доверенность, расчетный листок) или специалистам предприятия для дальнейшей работы (например, оборотно-сальдовая ведомость, расчетно-платежная ведомость). Вспомогательные используют только работники, организующие вычислительный процесс: программисты, электронщики. Это могут быть промежуточные расчеты для проверки правильности решения задач по заданным программам при их отладке. Это могут быть протоколы ошибок, которые выдает информационная система в процессе решения задачи. Это могут быть тесты, выполняемые для проверки правильности работы того или иного устройства.

При проектировании документа определяется название формы документа, отвечающее ее характеру содержанию и назначению. Устанавливаются реквизиты, входящие в состав формы документа, определяется их последовательность расположения. Затем – какие итоги и по каким признакам должны быть получены в результате решения задачи, и как они будут располагаться в форме документа. Определяется формат документа. И, наконец, устанавливаются сроки формирования и выдачи документов. Вычерчивается эскиз документа, в котором должны быть расписаны шаблоны всех граф (например, А – символьный тип данных по графе, 9 – числовой тип данных, 9.9 – числовой дробный тип данных, Д – тип дата). Теперь рассмотрим несколько результатных документов.

ИНВЕНТАРНАЯ КАРТОЧКА УЧЕТА ОБЪЕКТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ Форма ОС-6

Формы ОС-6, Инвентарные карточки учета объекта основных средств применяются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации.

Ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре: на каждый объект - по форме N ОС-6, на группу объектов - по форме N ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий - по форме N ОС-6б.

Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы N ОС-1, N ОС-1а, N ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.