Введение

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как "способ доказательства".

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований КЗоТ Российской Федерации.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носители информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Нормативно методическая база делопроизводства включает в себя:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

2. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

3. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

4. Государственные стандарты на документацию:

Требования к оформлению документов отражены в стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» введенного в действие с 03 марта 2003 г.

Термины, установленные стандартом ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Рекомендации по составлению документов носят универсальный характер и могут быть применены на любом предприятии независимо от его профиля, вида собственности и штатной численности.

5. Унифицированные системы документов;

6. Общероссийские классификаторы Технико-экономической и социальной информации и т.д.

Классификация документов

Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям:

По способу фиксации (письменные, графические, фото, видео-, аудио-, кинодокументы).

По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т.п.)

По назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, письма, заявления и т.п.)

По видам (типовые, т.е. обязательные к применению в определённой области, примерные, трафаретные, индивидуальные)

По степени сложности (простые, т.е. посвященные одному вопросу, решаемые как правило, в одном подразделении и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов)

По месту составления (внешние по отношению к организации- входящие и исходящие и внутренние)

По срокам исполнения (срочные и несрочные)

По сфере действия (служебные и официально личные, т.е. именные с указанием конкретного лица)

По степени гласности (без ограничения доступа и с ограничением доступа разного уровня: секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну)

По юридической силе (подлинники- первый или единственный экземпляр официального документа, оформленный по всем правилам. Должен быть подписан должностным лицом , подпись которого заверена оттиском печати; копия – документ, воспроизводящий информацию другого документа и его все внешние признаки или их части. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписки- это копии части документов, отпуски- копии отосланных документов. Дубликат – особый вид копии, выдаваемый в замен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника.