6. Номенклатура для формирования и хранения документов.

Номенклатура дел – представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является "дирекция", ему присваивается индекс 1 (01). Другие структурные подразделения располагаются после по степени значимости с присвоением им индексов 2,3 и т.д. (02, 03 и т.д.).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (01-02) цифра 1 (01) – соответствует дирекции, цифра 2 (02) – порядковому номеру дела, заведенному в дирекции.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться. При большом объеме хранящихся документов можно с помощью номенклатуры закрепить места хранения дел по схеме:

шкаф полка дело

В этом случае в графе "Примечание" указываются против каждого дела № шкафа и № полки, где оно хранится.

Номенклатура дел подписывается составителем и утверждается руководителем предприятия.

7. Современные способы и техника создания документов.

Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства и по праву занимает место "номер один" на рабочем столе. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также организации рациональной и оперативной работы с ними. Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами.

При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты, объединять документы, многократно распечатывать текст.

Составление документов можно производить с использованием "трафаретов" документов разных видов, заранее введенных в память ПК. В качестве "трафарета" может применяться бланк конкретного документа. Если его заполнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными данными, то процесс подготовки документа значительно упрощается.

В текстовый редактор разработчиками включено множество шаблонов (образцов) документов, которые помогают создать конкретный документ. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид законченного документа и расположения текста в нем.

Текстовый редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа. Программы проверки орфографии и грамматики позволяют обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их исправления, но и обнаружить синтаксические, стилистические и пунктуационные ошибки в документе.

Существенно изменилась процедура приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта и фельдъегерская связь, то сегодня документ может быть отправлен любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем. Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет.

Персональный компьютер можно использовать для ведения контрольных операций. Ряд программ (Lotus Organizer, Outlook и др.) предоставляют возможность вести рабочий календарь-ежедневник для проведения контроля исполнения документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения. В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контрольному работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

При большом документообороте и достаточной технической оснащенности предприятия для эффективной организации работы с документами применяются системы управления базами данных (СУБД). При использовании баз данных (БД) формируется единая справочная система по документам предприятия. Документы систематизируются по различным реквизитам: дате, номеру, автору или исполнителю, заголовку. Облегчается и значительно ускоряется поиск необходимой информации, внесение в нее изменений.

Значительно упрощается процедура регистрации документа. Традиционная регистрация документов в журнале заменяется вводом сведений о документе в память персонального компьютера. При этом такие реквизиты как номер, дата регистрации проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты (автор документа, исполнитель, подразделение, номер дела и т.п.) выбираются из соответствующих списков. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток.

Предприятие может приобрести готовые базы данных, предназначенных для автоматизации делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей. Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др. Большинство офисных систем сохраняют основные принципы делопроизводства, поэтому работники службы делопроизводства легко переходят на них.

Наиболее известными офисными программами являются:

Система автоматизации делопроизводства и документооборота "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные офисные системы";

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании "ИнтерТраст";

"БОСС-Референт" –система автоматизации делопроизводства небольших и средних компаний, разработанная компанией "АйТи";

Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе "DOCS Open" и "WorkRoute" компании "Весть-Метатехнология".

Замена традиционных документов электронными была бы более масштабной, если бы решился вопрос с удостоверением подлинности электронных сообщений. Документ, полученный или составленный с помощью автоматизированной системв, имеет юридическую силу при наличии традиционной или электронной цифровой подписи должностного лица. Юридическая сила электронной подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и специальной лицензии.