9. Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм). В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например, "фрахт судов", "организация туров", "продажа недвижимости" и т.д.

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факса, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2).

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой. Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма.

Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом. Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.

Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:

• имени и фамилии получателя;

• наименования компании;

• номера дома, улицы;

• города, почтового округа (индекса);

• страны.

При написании адреса чаще всего используется "открытая пунктуация", то есть без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов "Dear..." В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

• Dear Sir - если имя получателя неизвестно;

• Dear Madam - если имя получателя неизвестно;

• Dear Mr Neit - господину, имя которого неизвестно;

• Dear Mrs Fella - замужней женщине;

• Dear Miss Jones - незамужней женщине;

• Dear Ms Morrison - замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения и оформляется подчеркиванием. Заголовок – необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам.

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца – с красной строки (классический вариант). Абзацы, как правило, отделяют друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т.п. Текст письма обычно не превышает одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста указывается "заключительная формула вежливости" (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

После "заключительной формулы вежливости" делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка, на следующей строке – должность лица, подписавшего документ Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.

Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются ниже расшифровки фамилии и должности подписавшего документ. При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены.

Для быстрого и грамотного отправления писем и перевода их на английский язык можно использовать компьютерную программу "Письмовник" компании "Медиа Лингва". При ее использовании составитель отвечает на вопросы, а компьютер автоматически формирует текст письма на русском и английском языках.