02.09.2001

При утверждении документа постановлением, решение, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (в склонении), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета директоров

от 21.09.2001 № 21

17. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

• фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

• содержание поручения (конкретные действия);

• срок исполнения;

• подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Допускается оформление резолюции на отдельном лице. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

В.В. Васильевой. Подготовить проект контракта до 01.12.2001.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием документа. Данный реквизит располагается в правой части документа ниже реквизитов организации. Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком), например:

в письме - о сроках поставки продукции

в приказе - об увольнении П.П. Петрова

в положении - об отделе бухгалтерии?

или чего (кого)?, например:

акт - списания продукции

протокол - общего собрания акционеров

правила - дорожного движения

19. Отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20. Текст документа является основным элементом любого документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур.

Как правило, текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – выводы).

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется ниже основного текста следующим образом:

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: 1. Контракт от 20.07.2001 № 34/5 на 5л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.2001 № 12 на 1л. В 4 экз.

3. Технический паспорт.

22. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указание предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед именованием должности должностного лица. В обязательном порядке указывается должность исполняющего обязанности.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24. Визы согласования документа включают подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости – должность визирующего. Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др.

26. Отметка о заверки копии необходима для заверки соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи, дату заверки. Для заверки наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверки копии располагается ниже реквизита "Подпись"

27. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Она включает краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, например:

В дело 1-5. Отправлен факс от 01.04.2001 № 127

Подпись 06.04.2001

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы, минуты). Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:

Вх. № 02156

Дата 08.08.2001

30. Идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Такая отметка необходима для исключения повторного ввода письма в компьютер, быстрого поиска документа по имени файла, установлении лица, вводившего документ в ПК.