4. Составление и оформление основных документов.

1. Контракт (договор).

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Контракт (договор) – документ , представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон – все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить – направление оферты. Оферта должна содержать основные условия предполагаемой сделки (ст.435 ГК РФ).

Принятие предложения другой стороной считается акцептом согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст.434 ГК РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путем предоставления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание четкой формулировке прав и обязанностей сторон, возможности расторжения контракта любой стороной, санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств, соответствие пунктов контракта Федеральному закону "О защите прав потребителей" и другим законодательным актам, соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требования ст.317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке "подлежит оплате в рублях, эквивалентной сумме в иностранной валюте". Несоблюдение этого правила приведет к признанию договора недействительным.

Составными частями контракта являются:

• название вида и заголовка документа (договор купли-продажи, контракт о техническом содействии);

• дата, номер, место составления;

• наименование сторон (полное название организаций);

• предмет контракта;

• условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

• порядок сдачи-приема выполненных работ;

• ответственность сторон;

• гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

• переход права собственности и риски;

• порядок разрешения споров;

• юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов и факсов);

• подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровки подписей и дат подписания документов);

• печати фирм-контрагентов.

2. Приказы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказы подразделяются на две группы: приказы по личному составу организации и приказы по основной деятельности к которым относятся приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Приказ оформляется на общем бланке предприятия или на бланке приказа. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Дата приказа является датой его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указывается основание издания приказа. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова ПРИКАЗЫВАЮ, пишется сам текст приказа.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

После составления текста приказа необходимо произвести его согласование. Такое согласование оформляется визой.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

После подписания приказа организуется ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "ознакомлен", ставит подпись и дату ознакомления.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решение и распоряжение.