3.1.6. Система получения справочной информации

СУБД имеют в своем составе электронные справочники, предоставляющие пользователю инструкции о возможностях выполнения основных опера­ций, информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Особеннос­тью получения справочной информации с помощью электронного справочника является то, что он выдает информацию в зависимости от ситуации, в которой оказался пользователь. Так, если в меню пользователем была выбрана определенная команда, то после обращения к справочной системе (обычно инициируется клавишей F1) на экране будет представлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде. В некоторых СУБД возможно нахождение потребной информации в справочнике путем задания темы поиска.

3.2. Обобщенная технология работы

3.2.1. Общее представление об этапах технологии

Каждая конкретная СУБД имеет свои особенности, которые необходимо учитывать.

Однако, имея представление о функциональных возможностях любой СУБД, можно представить обобщенную технологию работы пользователя в этой среде.

Обобщенная технология работы с СУБД схематично представлена на рис. 3.2.

В качестве основных этапов обобщенной технологии работы с СУБД можно выделить следующие (см. рис. 3.2):

• создание структуры таблиц БД;

• ввод и редактирование данных в таблицах БД;

• обработка информации БД;

• вывод информации из БД.

Рассмотрим выделенные этапы более подробно.

Рис. 3.2. Схема обобщенной технологии работы в СУБД

2. Создание структуры таблиц базы данных

При формировании новой таблицы БД работа с СУБД начинается с создания структуры таблицы. Этот процесс включает определение перечня полей, из которых состо­ит каждая запись таблицы, а также типов и размеров полей.

Практически все используемые СУБД хранят данные следующих типов: текстовый (символьный), числовой, календарный, логический, примечание. Некоторые СУБД форми­руют поля специального типа, содержащие уникальные номера записей и используемые для определения ключа.

СУБД, предназначенные для работы в Windows, могут формировать поля типа объекта OLE, которые используются для хранения рисунков, графиков, таблиц.

Если обрабатываемая БД включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с помощью ко­торых будет организована связь между таблицами.

Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.

2. Ввод и редактирование данных

Заполнение таблиц данными возможно как непосредственным вводом данных, так и в ре­зультате выполнения программ и запросов.

Практически все СУБД позволяют вводить и корректировать данные в таблицах двумя способами:

• с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы;

• с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователем.

СУБД, работающие с Windows, позволяют вводить в созданные экранные формы ри­сунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц БД.