5.3. Создание форм и отчетов

Цель работы: научиться создавать формы с помощью Мастера форм на основе уже имеющихся таблиц базы данных; научиться создавать отчеты по запросу для созданных таблиц; рассмотреть способы оформления отчетов с помощью элементов рисования панели элементов.

Выполнение и рекомендации:

1. Откройте базу данных, созданную в результате выполнения предыдущей лабораторной работы.

2. С помощью Мастера форм создайте и сохраните форму на основе таблицы «Поставщики», выводящую в один столбец зна­чения полей «Название фирмы», «Телефон», «Факс», «Адрес». Назовите ее «Поставщики».

3. Создайте форму для таблиц «Товары» и «Поставщики», ото­бражающую данные о товарах, поставляемых каждой из фирм, используя таблицу «Поставщики» в качестве главной, а таблицу «Товары» в качестве подчиненной. Назовите ее Поставщики2 (рис. 5.7).

В результате создания этой формы на экран выводятся только те записи подчиненной таблицы, которые связаны с текущей за­писью исходной (главной) таблицы.

Для создания такой формы выберите пиктограмму Новый объект: форма, затем в появившемся окне Новая форма выберите режим Мастер форм. В появившемся диалоговом окне укажите имена полей для главной и подчиненной форм и порядок их размещения в новой форме, выбрав имя таблицы из раскрывающегося списка Таблицы / Запросы. Нажмите кнопку Далее. В следующем окне выберите переключатель Подчиненные формы. Далее выберите вид подчиненной формы и стиль. Озаглавьте главную и подчиненную формы и нажмите кнопку Готово.

Рис. 5.7. Форма «Поставщики2»

4. Создайте форму «Товар 1» для одноименной таблицы «Товары1», отображающую данные о ценах на товары, их марку и изображение, включив в область примечаний минимальную цену (рис. 5.8). Добавьте в форму кнопку, при нажатии на которую будет выполняться запрос на обновление данных, созданный во второй лабораторной работе (см. раздел 5.2).

Рис. 5.8. Форма для таблицы «Товары1»

(Для обновления данных в форме после нажатия на создан­ную кнопку используйте команду Записи > Обновить).

5. Создайте отчет по запросу «Цена для телевизоров» для таблиц «Товары» и «Постав­щики», отображающий данные о телевизорах: их марку и цену, а также название фирмы-поставщика, включив в область заголовка соответствующее название отчета, в область верхнего колонтитула ─ системную дату, а в область примечаний — среднюю цену. Оформите отчет с помощью элементов рисования панели элементов. В случае необходимости воспользуйтесь информаци­ей Помощника по разработке отчета.

5.4. Создание макросов. Обмен данными

Цель работы: научиться создавать макросы на основе уже имеющихся таблиц, запросов и форм базы данных; научиться пользоваться созданными макросами; рассмотреть, как осуществляется обмен данными Access с другими БД и с другими программами MS.

Выполнение и рекомендации.

1. Создайте еще одну БД.

2. Используя импорт данных, поместите в нее таблицу «То­вары1», форму «Товар1», созданную в результате выполнения предыдущей лабораторной работы, запрос на обновление сезон­ных скидок «Обновление», таблицу «Поставщики».

3. Создайте макрос, позволяющий при каждом новом запуске открывать одновременно форму «Товар1» с данными о товарах, таблицу «Товары и Поставщики». Для этого необходимо:

• открыть окно БД, в которой надо создать макрос;

• перейти на вкладку Макросы и щелкнуть на кнопке Соз­дать, вследствие чего откроется окно конструктора макроса;

• задать команду Окно > Слева направо, чтобы на экране ото­бражались и окно БД, в которой создается макрос, и окно макроса;

• в окне БД перейти на вкладку Таблицы;

• установить курсор на имя одной из таблиц БД и перетащить с помощью мыши в окно макроса и разместить в первой ячейке столбца «Макрокоманда». В поле появится макро­команда Открыть Таблицу. Таким образом, в макрос включается операция — открытие таблицы;

• в столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст: «Открытие таблицы (указать имя таблицы)»;

• с помощью клавиши Enter или курсора мыши перейти во вторую строку столбца «Макрокоманда»;

• в окне БД перейти на вкладку Формы;

• с помощью курсора мыши перетащить одну из форм в окно макроса. В поле появится макрокоманда Открыть форму. Таким образом, в макрос включается еще одна операция — открытие формы;

• в столбец «Примечание» той же строки ввести такой текст: «Открытие формы» и т.д.;

• повторить эти действия для всех объектов, которые долж­ны быть открыты;

• щелкнуть в следующей свободной ячейке столбца «Мак­рокоманда» и открыть список доступных макрокоманд. Выбрать Выполнить команду;

• в области Аргументы макрокоманды активизировать поле Ко­манда и выбрать в списке элемент РядомВертикально. Таким образом, в макрокоманду будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон;

• вызовите команду Файл > Сохранить и сохраните макрос под именем «Размещение_на_экране».

Запуск макроса

Запуск макроса можно осуществить следующими способами:

• щелкнуть на кнопке Запуск (на ней изображен восклица­тельный знак);

• задать команды Сервис > Макрос > Запуск макроса (имя макроса);

• открыть вкладку Макросы, установить курсор на имя нужного макроса и щелкнуть на кнопке Запуск.

4. Создайте запрос «Товары и поставщики» на отображение данных о названиях това­ров, их марке, ценах и названиях фирм, поставляющих эти товары.

5. На основе этого запроса создайте простую форму.

6. Создать макрос, позволяющий при каждом новом открытии этой БД открывать запрос «Товары и поставщики».

7. Создайте макрос «Запуск», позволяющий запускать текстовый процессор MS Word. Обратите внимание на путь к WinWord.exe, который вы должны правильно указать (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Окно макрокоманды (ЗапускПриложения)

8. После того, как откроется Word, осуществите связь (Вставка – Объект) текстового процессора с БД, указав имя своей БД.

9. Поместите в созданную простую форму кнопку, при нажа­тии на которую будет выполняться макрос «Запуск», а при повторном нажатии на кнопку – макрос «Размещение _на_экране».

10. Создайте новый макрос, позволяющий при каждом новом запуске открывать последовательно запрос «Товары и Поставщики», таблицу «Товары», а также найти и выделить в данной таблице необходимую запись (например, «Видеомагнитофон»).

Контрольные вопросы

1. Какие данные называются структурированными?

2. Дайте определение и опишите назначение БД.

3. Дайте определение и опишите назначение системы управления базой данных.

4. Поясните, в чем заключается различие архитектур баз данных, организованных по принципу клиент-сервер и файл-сервер.

5. Назовите и поясните взаимосвязь структурных элементов БД.

6. Дайте понятие ключа. Какие виды ключей вы знаете?

7. Какие характеристики указываются при описании структуры БД и каково назначение такого описания?

8. Данные каких типов могут храниться в полях БД?

9. Какие модели данных вы знаете?

10. Поясните назначение ключевых полей в реляционной БД.

11. Каковы основные функциональные возможности СУБД?

12. Какие команды выполнения типовых операций в среде СУБД вы знаете?

13. Назовите и охарактеризуйте основные этапы технологического процесса обработки информации с использованием СУБД.