7.Використання системи управління базами даних.
База даних – це масив спеціальним чином організованої інформації, поданої у вигляді впорядкованого набору елементів однакової структури.
СУБД – це спеціальний пакет програм, що забезпечує створення, супроводження і використання баз даних багатьма користувачами.
Проектування бази даних. Перед тим як створювати таблиці, форми та інші об’єкти, потрібно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних. Сам процес проектування бази даних являє собою складний процес проектування відображення опису предметної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проектування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об’єкти, їх властивості та зв’язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.
Пропонуємо майбутнім користувачам систем управління базами даних два підходи, два варіанти проектування баз даних. Перший варіант широко відомий, бо він запропонований фірмою Microsoft, другий варіант відображає практичний досвід проектування.
Microsoft Access — це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні засоби для визначення та обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації.
Основними об’єктами будь-якої бази даних є таблиці. Найпростіша БД має хоча б одну таблицю. Отже структура БД тотожна структурі двомірної таблиці. Основними елементами БД є запис – це сукупність деяких полів, до кожного з яких занесене деяке повідомлення. Кожен рядок бази даних називається записом, а стовпчик – полем. Характер зв’язку між записом і полем визначає тип організації баз даних.
7.1 Створення бази даних. Впорядкування даних.
Під час першого запуску Access або в разі закриття бази даних без закриття застосунку Access відображається сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access.
На цій сторінці можна розпочати створення нової бази даних, відкрити наявну базу даних або переглянути вміст веб-сайту Microsoft Office Online.
Створення бази даних на основі шаблону
У застосунку Access доступний широкий вибір шаблонів, які можна використовувати для прискорення процесу створення бази даних. Шаблон — це готова для використання база даних з усіма таблицями, запитами, формами та звітами, потрібними для виконання певного завдання. Наприклад, за допомогою шаблонів можна відстежувати питання, керувати контактами або записувати витрати. Деякі шаблони містять кілька зразків записів, які демонструють їх використання. Шаблони баз даних можна використовувати такими, як вони є, або настроїти їх, щоб вони якнайкраще відповідали потребам користувача.
Найшвидший спосіб створення бази даних — це використання шаблону, який найкраще відповідає вашим потребам. Проте якщо до застосунку Access потрібно імпортувати дані з іншої програми, можливо, краще створити базу даних без використання шаблону. Шаблони мають визначену структуру даних, і припасування наявних даних до структури шаблону може потребувати багато часу.
Якщо базу даних відкрито, натисніть кнопку Microsoft Office
та
виберіть пункт Закрити
базу даних
,
щоб відобразити сторінку Початок
роботи з Microsoft Office Access.Кілька шаблонів відображено на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access, до інших можна отримати доступ, вибравши посилання на панелі Категорії шаблонів. Додаткові шаблони можна завантажити з веб-сайту Office Online. Для отримання додаткових відомостей див. наступний розділ цієї статті.
Виберіть потрібний шаблон.
Застосунок Access пропонує ім’я файлу бази даних у полі Ім’я файлу — за потреби його можна змінити. Щоб зберегти базу даних в папці, відмінній від папки, що відображається під полем імені файлу, натисніть кнопку
,
перейдіть до папки, в якій потрібно
зберегти базу даних, і натисніть
кнопку ОК.
За потреби можна створити та зв’язати
базу даних із сайтом Windows SharePoint Services
3.0.Натисніть кнопку Створити (або Завантажити для шаблону Office Online).
Застосунок Access створює або завантажує базу даних, а потім відкриває її. Відображається форма, в якій можна почати вводити дані. Якщо шаблон містить зразок даних, можна видалити кожний запис, клацнувши область виділення записів (затінене поле або панель ліворуч від запису), а потім виконавши такі дії:
На
вкладці Основне у
групі Записи клацніть
елемент Видалити.
Щоб почати вводити дані, клацніть першу пусту клітинку у формі та розпочніть введення. За допомогою області переходів здійсніть пошук інших форм або звітів, які слід використати.
Завантаженняшаблону з веб-сайту Office Online
Якщо на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access немає шаблону, який відповідає вашим потребам, і встановлено підключення до Інтернету, можна відвідати веб-сайт Office Online для отримання додаткових шаблонів.
На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Додатково на сайті Office Onlineвиберіть посилання Шаблони.
У вікні браузера відображається домашня сторінка шаблонів на веб-сайті Office Online.
За допомогою засобів пошуку та навігації на веб-сайті Office Online знайдіть потрібний шаблон Access і завантажте його, дотримуючись інструкцій. У разі завантаження шаблону файл бази даних буде завантажено на комп’ютер і відкрито в новому екземплярі програми Access. У більшості випадків відкриється форма для введення даних, що дозволить відразу розпочати введення даних.