7.2 Створення запитів бази даних.
Запит на створення таблиці отримує дані з однієї або кількох таблиць, а потім завантажує набір результатів до нової таблиці. Ця нова таблиця може міститись у поточній або новій базі даних.
Зазвичай запити на створення таблиці використовуються для копіювання або архівування даних. Наприклад, є таблиця (або таблиці) із даними про минулі продажі, ці дані використовуються у звітах. Показники продажу не можна змінити, оскільки ці транзакції відбулися принаймні день тому, а постійне виконання запиту для отримання даних може тривати певний час — особливо якщо виконується складний запит для великого обсягу даних. Завантаження даних до окремої таблиці й використання цієї таблиці як джерела даних може зменшити робоче навантаження й створити зручний архів даних. Слід пам’ятати, що дані в новій таблиці є лише знімком; вони не пов’язані та не підключені до вихідної таблиці чи таблиць.
Процес створення запиту на створення таблиці складається з таких основних кроків:
Дозвіл на відкриття бази даних, якщо її не підписано або вона міститься не в надійному розташуванні. Інакше запити на змінення (додавання, оновлення та створення таблиці) не виконуватимуться.
Створення запиту на вибірку в поданні конструктора для запиту та змінення цього запиту для повернення потрібних записів. Можна вибрати дані з кількох таблиць і фактично можна змінити звичайну структуру даних. Наприклад, можна розмістити в одній таблиці дані про клієнта, перевізника й постачальника: це те, що не робиться в робочій базі даних із відповідно впорядкованими таблицями. Можна також використовувати в запиті критерії для подальшого настроювання або звуження набору результатів.
Перетворення запиту на вибірку на запит на створення таблиці, вибір розташування нової таблиці та виконання запиту для створення таблиці.
Не слід плутати запит на створення таблиці із запитом на оновлення або додавання. Запит на оновлення використовується для додавання або змінення даних в окремих полях. Запит на додавання використовується для додавання записів (рядків) до наявного набору записів у наявній таблиці.
7.3 Створення звітів бази даних.
За допомогою Microsoft Office Access 2007 - Українська версія можна створювати різноманітні звіти, від простих до складних. Перш за все слід визначити джерело записів, на якому базуватиметься звіт. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів, чи згрупованим зведенням щодо продажу за регіонами, спочатку необхідно визначити, в яких полях містяться потрібні для звіту дані та в яких таблицях або запитах розташовані ці поля.
Після того визначення джерела записів зазвичай простіше за все створити звіт за допомогою майстра звітів. Майстер звітів — це засіб Access, який допомагає сформувати звіт на основі відповідей, отриманих на поставлені запитання.
Вибір джерела записів
Звіт складається з даних, які видобуваються з таблиць або запитів, а також з інформації, яка зберігається в конструкторі звітів, наприклад, позначок, заголовків і графічних елементів. Таблиці та запити, що містять вихідні дані, також називаються джерелом записів звіту. Якщо потрібні поля розташовані в одній таблиці, можна вказати як джерело записів цю таблицю. Якщо потрібні поля розташовані в кількох таблицях, потрібно створити один або кілька запитів для використання як джерело записів. Можливо, ці запити вже існують у базі даних, але іноді потрібно створювати нові запити, що відповідають потребам звіту.
Створення звіту за допомогою засобу «Звіт»
Засіб «Звіт» — це найшвидший спосіб створення звіту, оскільки він формує звіт негайно, без залучення додаткової інформації. Звіт містить усі поля вихідної таблиці або запиту. Можливо, за допомогою засобу «Звіт» не буде створено остаточної версії потрібного звіту, але він надає можливість швидко переглянути базові дані. Цей звіт можна зберегти і внести належні зміни в поданні розмічування або конструктора.
В області переходів клацніть таблицю або запит, на основі яких потрібно побудувати звіт.
На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Звіт.
Access формує звіт і відображає його в поданні розмічування.
Після перегляду звіту його можна зберегти та закрити вихідну таблицю або запит, які використовувалися як джерело записів. Наступного разу під час відкриття звіту в Access буде відображено оновлені дані з джерела записів.
Створення звіту за допомогою майстра звітів
Для точнішого вибору полів, які слід відображати в звіті, можна скористатися майстром звітів. Також можна визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено.
На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Майстер звітів.
Дотримуйтесь вказівок майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.
Під час перегляду звіт буде відображено так, як він виглядатиме після друку. Можна також змінити масштаб документа, щоб переглянути певні деталі. Для отримання додаткових відомостей про перегляд і друк звіту див. розділ Перегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою.
ПРИМІТКА Якщо потрібно додати до звіту поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Далі абоГотово після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра звітів. Повторіть кроки для вибору таблиці або запиту та виберіть додаткові поля, які потрібно включити до звіту. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово, щоб продовжити.