60. Номенклатура дел кадровой службы организации

Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел кадровой службы является составной ее частью или разделом. Естественно, что в номенклатуре дел кадровой службы должны учитываться не только общие требования к ее составлению, но и специфика данного направления деятельности предприятия в целом.

В соответствии с требованиями Основных правил в начале номенклатуры структурного подразделения указываются организационно-распорядительные документы.

Если в делопроизводстве предприятия образуются законодательные, нормативные и другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры. В соответствии с Типовым перечнем необходимо сразу предусмотреть их разделение: законы, протоколы, приказы и т.п., указанные в ст. ст. 1 (б), 5 (а - д), 6 (а), и аналогичные документы, если они не слишком большого объема. Их можно объединить в одно дело, так как срок хранения данного дела - "до минования надобности". Но можно формировать и раздельно (по видам, рассматриваемым вопросам и т.п.).

В то же время нельзя объединять приказы с инструкциями (ст. 10 (б)), поскольку Перечень трактует срок хранения таких дел "3 г. (г. - "года" - прим. автора) с учетом примечания: "После замены новыми".

Следует отметить и необходимость учета в номенклатуре только тех документов, которые были присланы именно конкретному предприятию официально (прошли регистрацию в соответствующей службе предприятия). Если предприятие частное и не имеет вышестоящей организации, руководящие документы вышестоящих организаций у него не образуются. И тогда номенклатура дел начинается с внутренних руководящих документов.

Внутренние руководящие документы могут формироваться по аналогии с руководящими документами вышестоящих организаций. Кадровая служба предприятия обычно не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов, поэтому они если и поступают в нее, то только в виде копий и формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, входящих в ее компетенцию, отдельным делом - приказы генерального директора по основной деятельности. В то же время самой кадровой службой могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, входящим в ее компетенцию (положение о премировании, положение о работе с резервом и т.п.). Такие документы будут относиться к категории дел постоянного хранения и должны вестись отдельно.

После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т.п.

Приказы по личному составу при небольших объемах (дело, состоящее из одного тома) можно вести под одним индексом. Но при больших объемах приказы по личному составу необходимо разделять по категориям дел в зависимости от тематики приказов. С этой целью считается целесообразным для каждого заголовка дела указывать тематику (содержание) приказов. Например: "Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, награждениях, долгосрочных и зарубежных командировках)" и "Приказы по личному составу (о предоставлении очередных и учебных отпусков, о взысканиях, краткосрочных российских командировках)" и т.п. Такие развернутые заголовки возможны только в номенклатуре дел (удобно в практической работе). Но при подготовке дел к передаче на архивное хранение эти заголовки можно сократить.

Для личных дел работников указывается единый (групповой) заголовок. Исключение составляет личное дело руководителя предприятия, а также "личные дела членов руководящих, исполнительных контрольных органов..; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания", отнесенные Типовым перечнем к категории дел постоянного хранения (ст. 337 (а)). Личные дела, указанные в данном п. "а" приведенной статьи, в номенклатуре дел указываются перед личными делами остальных работников.

Ведение личных дел для должностных лиц, не являющихся госслужащими, не обязательно. Но ведение личных карточек работников обязательно. Карточки вносятся в номенклатуру дел кадровой службы отдельным заголовком.

При отсутствии на предприятии личных дел работников отдельным делом в номенклатуре следует указать трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, заключаемые с работниками в процессе их трудовой деятельности.

Аналогичным образом учитываются характеристики на работников (если, конечно, они составляются).

Отдельным делом в номенклатуру дел кадровой службы вносятся подлинные личные документы: трудовые книжки и иные возможные личные документы работников.

Если на предприятиях нет личных дел работников, ст. 345 Типового перечня предусматривает формирование в отдельное дело документов конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность (выписок из протоколов, списков трудов, отчетов).

Отдельным делом необходимо внести в номенклатуру дел протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу дает, список (штатно-списочный состав) работников, списки членов руководящих и исполнительных органов, ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий, награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, работников.

Также отдельными делами формируются протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; квалификационные требования; документы (представления, ходатайства, характеристики) о награждении, присвоении званий, присуждении премий и документы о выдаче дубликатов документов к государственным наградам (заявления, справки).

В качестве справочного аппарата в номенклатуру дел вносятся книги и/или указатели к приказам по личному составу, книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников, личных дел, личных карточек, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

Часть из перечисленных документов в разделе "Документы по личному составу", безусловно, имеет значение более важное и относится к категории постоянного хранения. В этом можно убедиться, указывая сроки хранения к этим документам по Типовому перечню.

Указав документы по личному составу, в номенклатуре перечисляется переписка. Располагая в номенклатуре дела с перепиской, необходимо учитывать, что переписка кадровой службы согласно Типовому перечню имеет множество направлений, в зависимости от которых определены сроки ее хранения и, соответственно, раздельное формирование. Так, переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров (ст. 334), переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников; переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий имеет срок хранения 5 лет ЭПК; переписка о потребности в работниках, об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок и т.п. - 5 лет. Встречается и переписка с меньшим сроком хранения.

Документы по учету и бронированию военнообязанных также необходимо внести в номенклатуру дел отдельной группой: отчеты и переписка. Если отчет оформляется как самостоятельный документ, его необходимо указать отдельным делом. Если отчет направляется сопроводительным письмом, то ввиду одинакового срока хранения допускается формировать его в деле с перепиской по данному вопросу (ст. 353), как и списки военнообязанных (ст. 350 (е)), объединив группу таких документов под общим названием раздела с расшифровкой по видам документов.

Остальные документы номенклатуры дел кадровой службы - это документы оперативного характера и имеющие минимальный срок хранения (1 год): документы лиц, не принятых на работу, график предоставления отпусков, график проведения аттестации, установления квалификации и т.п.