Прием и оформление заказов на организацию и обслуживание торжеств

Заказы на обслуживание торжеств принимает директор, метрдотель или администратор, а где есть стол заказов — дежурный администратор стола заказов. При оформлении заказа с заказчиком согласовывается дата обслуживания торжества, количество участников, место проведения (наименование или номер зала, кабинета), время начала и окончания обслуживания, примерное меню и предварительная стоимость заказа с наценками на продукцию, установленными для данного предприятия.

Индивидуальный заказчик при оформлении заказа должен внести в кассу предприятия аванс в размере не менее 30% стоимости заказа на основании выписанного бухгалтерией приходного кассового ордера (квитанцию к этому ордеру кассир вручает заказчику).

Заказ на обслуживание торжества от предприятия (организации, учреждения) принимается по гарантийному письму, в котором указываются: дата обслуживания, количество участников, стоимость заказа, фамилия лица, уполномоченного на оформление заказа, номер расчетного счета предприятия. Стоимость заказа оплачивается полностью путем безналичного расчета не позднее чем за три дня до выполнения заказа.

Не менее чем за два-три дня до начала торжества совместно с заказчиком составляется окончательное меню в четырех экземплярах. После составления меню заказчик оплачивает через кассу полную стоимость заказа (за минусом внесенного аванса).

По указанию метрдотеля или работника, ответственного за выполнение заказа, официанты за 15—20 мин до начала обслуживания заканчивают сервировку банкетного стола закусками, фруктами, алкогольными и безалкогольными напитками и другой продукцией (за исключением горячих закусок, блюд и напитков, сладких блюд и мучных кондитерских изделий). Алкогольные напитки открывают в присутствии заказчика.

В случае уменьшения заказа на горячие блюда и напитки, сладкие блюда, алкогольные и безалкогольные напитки и кондитерские изделия заказчику возвращается стоимость этой продукции по продажным ценам. По желанию заказчика на эту сумму может быть отпущена другая продукция, о чем производится запись в заказе-счете.

Деньги заказчику возвращаются по расходному кассовому ордеру на основании письменного заявления заказчика, распорядительной надписи директора и бухгалтера о возврате денег по предъявлении заказчиком документа, удостоверяющего его личность; метрдотель (или другой работник, ответственный за выполнение заказа) на заявлении заказчика подтверждает аннулирование заказа-счета или частичный отказ от заказа.

Ответственность за полноту подачи продукции по оплачиваемому меню несут метрдотель и официант, ответственные за обслуживание.

Дополнительный заказ, сделанный во время обслуживания торжества, оформляется официантом по счету, выписанному в двух экземплярах на установленном бланке.

В заказе-счете не допускаются исправления. В случае отсутствия каких-либо продуктов, изменения цен на блюда и т. п. в день обслуживания эти изменения отражаются на оборотной стороне заказа-счета. Все изменения в заказе-счете согласовываются с заказчиком и подтверждаются его подписью.

Если предприятие приняло заказ, но по не зависящим от него причинам не может организовать обслуживание в условленное время, администрация обязана обеспечить возможность проведения торжества в другом ближайшем ресторане или кафе и сообщить об этом заказчику не позднее чем за 7 дней до даты торжества.

В договоре с концертной организацией администрация должна предусматривать возможные изменения программы музыкального ансамбля в зависимости от тематики торжества.